686

2.2RESTORING GOOD RELATIONS

GLOBAL PERFECTION

Chesterton Road Alto, HU56 8JK Phone: [phone]

Our ref.

Your ref.

13 October, 20__

Botch TLD

42 Korrige -67

Ehustas, DN

Dear Mr Spruggen

We have received your letter of 9 October claiming for shortage in weight in the consignment of Mohair shipped against your orders (Nos YН 678-98, 99, 67).

We greatly regret the under-shipment of these orders. Unfortunately, a strike of workers resulted in a near shutdown of our operations. As a consequence all production was held up for almost nine weeks. Only now we are beginning to make substantial progress in catching up on our production schedule.

I must personally apologize for not having advised you of these unavoidable problems. I am sure, however, that you will agree that the conditions which led to possible errors in the shipping programme have been somewhat chaotic.

We request you to send us the certificates of the landed weights for the consignment to enable us to compare them with the shipped weights. We must state that if the Bill of Lading for these goods is a “clean” one, i.e. it does not contain any qualifications in any respect,

GLOBAL PERFECTION

Continuation Sheet No. 2

–We will take up the matter with the Forwarding Company and request them to send an explanation to you direct.

–We should recommend you to make a claim on the Insurance Company.

The industrial dispute has been settled and we are back to normal production. There is a backlog of orders but we are doing our utmost to fulfil all the outstanding commitments; your order has been given priority, so we should be able to deliver the balance of Mohair before the end of this month.

We would like to point out, with respect, that our contract with you has a contingency clause stating that delivery dates would be met unless unforeseen circumstances arouse, and we think you will agree that a dispute is an exceptional circumstance. However, we quite understand your problem and will allow you to cancel the balance of the contract if it helps you to meet your own commitments with your Slovenian customers. But we will not accept any responsibility for any action they may take against you.

687

We are naturally very sorry for the inconvenience you have been forced to suffer on account of our problems and emphasize that it was due to factors beyond our control. We can assure you, now that our production is again running according to the plan, you can rely on prompt and full delivery of future orders.

Please phone or send a fax letting us know if you wish us to complete your order or whether you would prefer to make other arrangements.

Yours sincerely

Mohammed Al Saudi

Mohammed Al Saudi

Director

688

FOCUS 2. Comprehension questions.

LETTER 1.1

?Which party to the contract has submitted the claim?

?What are the grounds for the claim?

?What may non-delivery result in?

?On what particular undertaking was the contract concluded?

?Is it the first time the Buyers have had to complain of late delivery?

?What solution to the problem is offered by the Buyers?

LETTER 1.2

?Is the claim admitted or declined?

?What are the grounds for considering the claim unjustified?

?In what way do the Sellers intend to meet the Buyers halfway?

LETTER 2.1

?What are the points of claim?

?Is the claim well-grounded?

?Do the Buyers agree to partial shipment?

?What steps do the Buyers urge the Sellers to take?

?In what way do the Buyers put pressure upon the Sellers?

LETTER 2.2

?What caused the short-delivery?

?Are the Sellers ready to satisfy the claim?

?What is the Sellers’ proposal?

?Are the Sellers inclined to meet the Buyers halfway?

?In declining the claim what clause of the contract do the Sellers refer to?

FOCUS 3. Study the notes, writing patterns and vocabulary.

NOTES

1. Letter 1.1 – следует отдавать отчет, что данное письмо в учебных целях содержит обширный список мер, которые пострадавшая сторона может выдвигать в претензионных письмах. В реальной ситуации при составлении рекламации рекомендуется оговаривать не более одной действительно выполнимой репрессивной меры.

689

2. To state on the BL – необходимо обратить внимание на употребление предлога

в устойчивом выражении.

3.Clean BL without qualifications – чистый коносамент без порочащих оговорок о повреждении груза в пути.

WRITING PATTERNS

1.The contract was concluded with you on Данный контракт был заключен с

the strength of your undertaking to effect	Вашей фирмой в силу Вашего
delivery in due time.	обязательства осуществлять поставки
	в должные сроки.

2.We have been caused inconvenience Мы испытываем неудобство в связи

	through the delay in delivery.	с просрочкой в поставке.
3.	As a result of the events the machinery	Данные	события	привели	к
	was brought up to a standstill.	остановке оборудования.
4.	The landed weight shows a loss against	При сравнении веса при погрузке
	the shipped weight.	и выгрузке	была	обнаружена
		недостача.
5.	The delay in delivery occurred through	Просрочка в поставке произошла не
	no fault of ours.	по нашей вине.

6.We are holding you to the delivery Мы обращаем Ваше внимание на

	contract.	необходимость	придерживаться
		условий контракта.
7.	Your order has been given priority.	Ваш заказ будет выполнен в первую
		очередь.

8.We shall be glad to know when we may Мы хотели бы знать, когда мы expect delivery of the goods as they are можем ожидать поставку товаров,

most urgently needed/required/wanted.

так как они нам срочно необходимы.

9.We expect you to pay us agreed and Мы рассчитываем на то, что Вы

liquidated damages in accordance with	заплатите	нам согласованные	и
Clause…	заранее	оцененные убытки	в
	соответствии с пунктом контракта…
10. We shall be compelled/ forced to cancel	Мы будем вынуждены аннулировать
the contract.	контракт.

11.We refuse to accept the goods on the Мы отказываемся принимать товар

ground of late delivery.	на основании задержки в поставке.
12. We intend to obtain the goods elsewhere.	Мы намереваемся разместить заказ
	у другого поставщика.

13.We assure you that we have done our Заверяем Вас, что мы сделали все

		utmost to speed up/accelerate delivery.	возможное, чтобы ускорить поставку
			товара.
	14.	As the delay in delivery was entirely due	Поскольку		задержка		в поставке
		to reasons beyond our control, we cannot	произошла		по	причинам,		не
		be held responsible/liable for it.	зависящим от нас, мы не несем за
			нее никакой ответственности.
	15.	Notwithstanding the great pressure of	Несмотря на наплыв заказов в
		orders we are having at the moment, we	настоящее время, мы				отнесемся к
		will give your order our most careful	Вашему		заказу	с	большим
		attention.	вниманием.
	16.	A shortage/deficiency in the weight of …	При	разгрузке		товара		была
		was found after the goods had been	обнаружена недостача веса в…
		discharged.

						690
17.	We expect the delivery of the balance of	Мы	ожидаем		поставку остатка
	the goods against the above orders.	товара по вышеуказанному заказу.
18.	This is not the first time the goods have	Вы	уже	не	первый	раз
	been underdelivered.	недопоставили товар.

19.We are far from being satisfied with the Мы совершенно не удовлетворены

	service your offer.	предоставляемыми Вами услугами.
20.	We will have to consider other sources of	Нам придется рассмотреть вопрос о
	supply.	размещении заказа у других
		поставщиков.
21.	If any loss results from this short delivery	Если мы понесем убытки из-за
	we will take legal action.	недопоставки товара, мы обратимся
		в суд.

22.I must personally apologize for not Я должен лично извиниться за то,

having advised you of these unavoidable	что мы вовремя не уведомили Вас об
problems.	этих неизбежных проблемах.

23.We are doing our utmost to fulfil all the Мы делаем все возможное, чтобы

	outstanding commitments.		выполнить все наши просроченные
			обязательства.
24. We will not accept any responsibility for			Мы	отказываемся	нести
	any action they may take against you.		ответственность за любые действия,
			которые они могут предпринять в
			отношении Вас.
25. You can rely on prompt and full delivery			Вы можете рассчитывать на полную
	of future orders.		и своевременную поставку товара по
			следующим заказам.
VOCABULARY
LETTER 1.1
to cause inconvenience through smth		−	причинять неудобство чем-либо; в
∙ to suffer inconvenience on account of			связи с чем-либо
	smth	−	испытывать неудобства в связи с
			чем-либо
non-delivery		−	непоставка
short delivery		−	недопоставка
syn	incomplete delivery
under-delivered		−	недопоставленный
syn	short-delivered
to be compelled		−	быть вынужденным
on the ground of smth		−	на основании чего-либо, по причине
to obtain the goods elsewhere		−	зд. заказывать, получать товар
			у другого поставщика
to look into the matter		−	заняться проблемой, разобраться
syn	to investigate the matter		с претензией
syn	to attend to the matter
to stipulate		−	ставить условием, оговаривать в
			качестве особого условия
LETTER 1.2
to accept apologies		−	принимать извинения
∙	to offer apologies	−	приносить извинения
shutdown of operations		−	прекращение деятельности

		691
breakdown of machinery	−	поломка оборудования
to speed up	−	ускорять
syn to accelerate
reason beyond smb’s control	− причина, не зависящая от кого-либо
to occur through smb’s fault	−	происходить по чьей-либо вине
LETTER 2.1
shortage in smth	−	недостача, нехватка чего-либо
syn deficiency in smth
bale	−	кипа, тюк
landed weight	−	вес при выгрузке
shipped weight	−	вес при погрузке
to state on the Bill of Lading	−	указывать в коносаменте
balance	−	зд. остаток товара,
to take legal action		недопоставленный товар
	−	принимать правовые, судебные
LETTER 2.2		действия
industrial dispute	−	конфликт на производстве,
to catch up on smth		забастовка
	−	догонять, наверстывать что-либо
production schedule	−	график производства
qualification	−	зд. оговорка, ограничение,
∙ Bill of Lading without qualifications		ограничительное условие
	−	чистый коносамент
sy n clean B/L
to take up the matter with…	−	ставить вопрос перед…
backlog of orders	−	скопившиеся, невыполненные
outstanding commitment		заказы
	−	зд. невыполненное обязательство
to give priority to	−	давать преимущество
exceptional circumstance	−	исключительное обстоятельство
to take actions against smb	−	принимать меры против кого-либо

FOCUS 4. Fill in the gaps with one of the following words or word combinations. Use the appropriate tense form.

to investigate agreed and liquidated damages						to place
to be compelled			to refer	breakdown		deficiency
to bring to a standstill			to hold		to speed up		amicable
under-delivered			to take legal action			Consignees
complete	under-shipment				shortage		balance
shutdown		industrial dispute			Bill of Lading		priority
landed weight			qualifications		backlog		arrangements
outstanding		contingency clause			shipped weight

1.As the delay in delivery has lasted over and above four weeks we expect you to pay us … in accordance with clause 6 of the contract.

2.If you cannot deliver the goods within next three weeks, we shall … to cancel the contract.

3.Unless you can fulfil our orders efficiently we will consider … this matter for settlement to arbitration.

692

4.We suggest that you should … the complaint immediately.

5.Unfortunately, the production in our factory was held up for six weeks by the … of machinery.

6.The machinery was … resulting from a severe snowstorm.

7.We may assure you that we have done our utmost … the delivery.

8.We hope that as the delay in delivery occurred through no fault of ours the matter will be settled in an … way.

9.We regret to draw your attention to the fact that a … in weight of 4 bales was found after the goods had been discharged.

10.This is not the first time the goods have been … and we are far from being satisfied with the service you offer.

11.Unless the … receive the lot within the next week, the balance against the order will be cancelled and … elsewhere.

12.We should warn you that we are … you to your delivery contract and if any loss results because of this short delivery we will be …

13.We greatly regret the … of these orders. Unfortunately, an … resulted in a near … of our operations.

14.We request you to send us the certificates of … for the consignment to enable us to compare them with the …

15.We must state that the … for these goods is a “clean” one, i.e. it does not contain any … in any respect.

16.There is a … of orders but we are doing our utmost to fulfil all the … commitments.

17.Your order has been given …, so we should be able to deliver the … of the goods before the end of this month.

18.We would like to point out, with respect, that our contract with you has a … stating that delivery dates would be met unless unforeseen circumstances arouse.

19.Please phone or send a fax letting us know if you wish us to … your order or whether you would prefer to make other …

20.We have received your letter of 9 October claiming for … in weight in the consignment of Mohair shipped against your order.

FOCUS 5.	Fill	in	the	gaps	with	prepositions/particles	where
	necessary.

1.When placing the order … you we stipulated … delivery … 2 weeks.

2.The contract was concluded … you … the strength … your undertaking to effect … delivery … due time.

3.We are caused inconvenience … delay… delivery.

4.As the delay … delivery has lasted … and … 6 weeks we refuse to accept the goods … the ground … late delivery.

5.This is not … the first time we have had to complain … delay … delivery.

6.Unless you look … the matter we will consider referring this case … settlement … arbitration.

7.Referring … your Letter … Complaint we ask you to accept our apologies … the delay … delivery.

8.Production … our factory was held … … 3 weeks … the reasons … our control.

9.We have done our best to speed … delivery but as the delay occurred … no fault … ours we cannot be held liable … it.

10.We suggest the matter should be settled … an amicable way.

11.The deficiency … weight was found … comparison … the weight stated … the BL.

12.Unless you can fulfil our orders … complete we will have to make a claim … you … damages.

13.We should warn … you that we are holding you … your delivery contract.

14.We begin to make progress … catching … … our production schedule.

693

15.Please send the certificates … landed weights … consignment as soon as possible.

16.We advise you to take … the matter … the Shipping Company or make … your claim … the Insurance Company.

17.We will not accept any responsibility … any action they may take … you.

18.The master … the vessel signed the Bill … Lading … these goods … any qualifications … respect … the packing … the goods.

19.You will see … the enclosed documents that the landed weight is 199,500 kilos … the shipped weight … 200,500 kilos.

20.The number … cases unloaded … this steamer is 230 … 240 cases stated … the Bill … Lading.

FOCUS 6. Translate into English.

LETTER 1.1

1.Данный заказ был размещен у Вашей фирмы в силу Вашего обязательства осуществлять поставку комплектно и точно в срок.

2.В случае если просрочка в поставке продлится более 10 дней, Продавец обязан уплатить согласованные и заранее оговоренные убытки в соответствии с пунктом контракта «Штрафные санкции».

3.Мы вынуждены отказаться от приемки товара на основании просрочки в поставке.

4.Мы вынуждены аннулировать контракт и обратиться к другим поставщикам изза нарушения Вами условий контракта.

5.Просим Вас незамедлительно рассмотреть претензию и принять необходимые меры по разрешению ситуации.

6.Мы снова вынуждены жаловаться на задержку в выполнении наших заказов, которая причиняет нам значительные неудобства.

7.Просим Вас немедленно заняться этим делом и сообщить причину задержки.

8.Ссылаясь на вышеуказанный контракт, мы вынуждены сообщить Вам о нашем отказе принять товар ввиду его поздней поставки. Так как задержка в поставке продолжалась свыше 10 недель, мы аннулировали заказ и купили товар у другой фирмы.

LETTER 1.2

9.В ответ на Ваше рекламационное письмо о поздней сдаче товара приносим свои извинения за просрочку в поставке и беспокойство, причиненное Вам.

10.Просим Вас принять все меры по ускорению отгрузки оборудования.

11.Мы не можем нести ответственность за просрочку в поставке, поскольку она произошла не по нашей вине.

12.Ссылаясь на вышеуказанный контракт, сообщаем, что поставка не была произведена в надлежащие сроки. Просим срочно информировать о сроках поставки, иначе работа завода может быть приостановлена.

13.Производство на нашей фабрике было приостановлено в связи с поломкой оборудования, явившейся результатом стихийного бедствия в нашем регионе. Данная ситуация, подтвержденная прилагаемым актом ТПП, была вызвана причинами, не зависящими от нас.

LETTER 2.1

14.Мы вынуждены сообщить Вам, что при сравнении погруженного и выгруженного веса товара была обнаружена недостача в размере 2098,00 кг.

15.Мы обращаем Ваше внимание на необходимость придерживаться условий контракта. (We hold you to…)

16.В случае если наша компания понесет убытки, Ваша сторона контракта будет нести за них ответственность.

17.Стоимость товаров, оставшихся непогруженными, составляет 5098,00 долларов США, и мы просим Вас вычесть эту сумму из нашего счета.

18.Так как выгруженный вес составляет 56 789 кг по сравнению с огруженным весом 57 000 кг, мы предъявляем Вам претензию на недостачу в весе в 211 кг.

694

19.Просим срочно поставить остаток грузов по контракту. В случае если к крайнему сроку – 15.10.20__ – часть товара будет недопоставлена, мы будем вынуждены аннулировать поставку остатка и предпринять шаги по передаче дела в арбитраж.

LETTER 2.2

20.Несмотря на большое количество скопившихся заказов, Ваш заказ будет выполнен в первую очередь.

21.Просрочка поставки приносит нам существенные неудобства и грозит полным прекращением производственной деятельности.

22.Мы получили Ваше рекламационное письмо по поводу недостачи веса груза по коносаменту № 890-76.

23.Забастовка рабочих привела к закрытию завода на 3 недели, и в настоящее время мы предпринимаем все меры, чтобы восстановить нарушенный график производства.

24.Рекомендуем обратиться с данным вопросом в экспедиторскую фирму.

25.Ссылаясь на непредвиденные обстоятельства и пункт 8 «Форс-мажор», мы отказываемся принимать на себя ответственность за убытки, понесенные Вами в связи с просрочкой в поставке.

26.В настоящий момент все последствия непредвиденных обстоятельств устранены и производство идет согласно графику.

27.При проверке отгрузочных документов было выяснено, что коносамент не содержит порочащих оговорок. Таким образом, считаем необходимым рекомендовать вашей компании отозвать претензию и направить ее в страховую компанию.

28.Уважаемые господа!

Настоящим сообщаем, что до настоящего момента мы не имеем информации об отгрузке товаров по контракту № 90-987.

Наши клиенты испытывают острую необходимость в этих товарах. Просрочка в поставке причиняет им серьезные неудобства и приводит к убыткам. При размещении этого заказа Вашей фирме было отдано предпочтение в силу Вашего обязательства осуществлять поставки точно в срок.

Если – крайний срок до 31 декабря 20__ года – мы не получим товар, мы будем вынуждены обратиться в Арбитражный суд в связи с нарушением Вами условий контракта.

С нетерпением ожидаем Вашего ответа. С уважением,

29.Уважаемые господа!

Мы получили Ваше письмо от 18 ноября, в котором Вы отказываетесь уплатить нам сумму в 16 000 долларов США в качестве возмещения убытков в связи с задержкой в поставке четырех станков по контракту № 7890.

Вы указываете в Вашем письме, что извещение о готовности товара к отгрузке было послано Вами нашим экспедиторам 15 августа, т.е. за 5 дней до срока поставки, указанного в контракте. Мы не можем согласиться с Вами по этому вопросу. Согласно пункту 8 «Общих условий заказа», станки считаются готовыми к отгрузке только после того, как они будут осмотрены и испытаны нашими инспекторами. Такой осмотр и испытание были произведены на Вашем заводе только 25 сентября, после того как наши экспедиторы потребовали прислать им

разрешение на отгрузку станков, подписанное нашими инспекторами.

Мы считаем Вас ответственными за задержку в поставке станков и дали указание нашей бухгалтерии вычесть вышеуказанную сумму из Вашей фактуры в соответствии с пунктом 16 «Общих условий заказа».

С уважением,

695

30.Уважаемые господа!

Мы приносим свои извинения за просрочку в поставке.

Однако вынуждены указать, что мы уведомили должным образом Вашу фирму о невозможности поставки товара точно в срок в связи с задержкой с Вашей стороны в открытии аккредитива. Товар готов к отгрузке с 15 сентября и находился на нашем складе, что причиняло нам значительные неудобства в связи с возникающими дополнительными издержками по хранению. Мы получили подтверждение от нашего банка об открытии аккредитива только 2 дня назад, т.е. 15 декабря, и немедленно поручили нашим транспортным агентам начать погрузку.

Считаем Вашу жалобу необоснованной, но в качестве жеста доброй (token of goodwill) воли готовы ускорить поставку.

С уважением,

696

FOCUS 7. Letters to make up.

1.Write a reply to a letter of complaint. Follow the plan:

quote the number of the order (the number of the contract, refer to previous correspondence);

acknowledge receipt of the claim for delay in delivery;

give reasons for the delay;

suggest a way of settling the claim;

don’t forget about a complimentary close.

2.Make up a claim for short delivery. Follow the plan:

quote the number of the order (the number of the contract);

inform that the goods were underdelivered;

inform that your customers need the short-delivered goods urgently;

suggest a way of settling the problem;

don’t forget about a complimentary close.

FOCUS 8. Role play.

1.Hold negotiations on the issues raised in Letters 1.1 and 1.2, Focus 1.

2.Hold negotiations on the issues raised in Letters 2.1 and 2.2, Focus 1.

FOCUS 9. Act as an interpreter.

DIALOGUE 1

–We are very sorry that you have to complain of delay in delivery of the goods. But the delay was entirely due to reasons beyond our control. We have kept you duly informed of the state of affairs and therefore we cannot be held responsible for it.

–Я понимаю, что согласно условиям контракта мы не имеем право предъявлять Вам претензию. Но, учитывая наши длительные и весьма плодотворные для обеих сторон деловые отношения, мы все же рассчитываем если не на компенсацию наших потерь, то хотя бы на уступку с Вашей стороны.

–Well, Mr Kuznetsov, of course, we offer our apologies for the delay and inconvenience you have been caused. But I’d like to clear up the point of a concession you’ve mentioned.

–Несомненно, задержка в поставке произошла не по Вашей вине. Но мы были бы Вам весьма признательны, г-н Браун, если бы Вы смогли ускорить отгрузки следующих партий товара. Наше производство полностью остановлено, и мы несем большие потери.

–Frankly speaking, I’m not sure if it will be possible, as we always experience a great pressure of orders at this time of the year. But since you are our regular Buyers we will do our utmost to meet your requirements. I will get in touch with my people and inform you immediately as soon as I receive their reply.

DIALOGUE 2 

DIALOGUE 3

–Mr Kulin, again we are facing a problem of short-delivery. We cannot put the machines into operation unless they are delivered complete. And most spares are under-delivered.

–Г-н Паткар, все запчасти уже в пути. Мы ожидаем получения отгрузочных документов от нашей экспедиторской фирмы. Задержка в отправке была вызвана снежным бураном в Иркутске. Несмотря на скопившиеся заказы, заказы Вашей фирмы всегда приоритетны.

–Our deadline is the 6th December. The machinery is almost brought to a standstill. If you are really not to be held liable for the short-delivery, we will not claim damages, but we have to cancel the balance and obtain the goods elsewhere.

–Г-н Паткар, смею вас заверить, что мы делаем все необходимое для ускорения процесса поставки. Да и стоимость непоставленного товара весьма невелика. Практически все оборудование было поставлено в срок и комплектно.

–I have a different opinion on the matter, as this is not the first time we have had to look into the problem of late and short deliveries from your company. So, I regret to inform you that we are not satisfied with the services furnished by you.

DIALOGUE 4

–Г-н Барро, просим Вас осуществлять поставки комплектно и в намеченные сроки. Наши клиенты испытывают серьезные проблемы в связи с недопоставками.

–Mr Sidorov, we are compelled to inform you that we consider your complaints of

697

incomplete delivery unjustified. According to the contract partial shipment is allowed.

–Я все понимаю, но хотелось бы напомнить, что контракт был заключен с Вашей фирмой именно в силу Вашего обещания поставить товар в кратчайшие сроки и комплектно.

–We always hold to terms and conditions of the contract and maintain the estimated shipping programme.

–Хорошо, сообщите, когда будет закрыта недопоставка. Наш крайний срок – до 10 ноября. В противном случае мы будем вынуждены аннулировать заказ и получить товар у другого поставщика.

–I can only promise that your order will be given priority and we will try to accelerate delivery, though in no way can we be held liable for your problems.

698

DIALOGUE 5

–Поставщики сообщают, что в связи с поломкой оборудования производство практически полностью остановлено. Видимо, отгрузку второго мотора придется отложить.

–I would ask you to look into this problem very carefully. Perhaps you could place your order with another Supplier, otherwise it will cause us serious inconvenience.

–Я все понимаю. Но, учитывая наши долгосрочные отношения, прошу пойти нам навстречу. Несмотря на скопившиеся невыполненные заказы, Ваш заказ будет выполнен в первую очередь.

–Let us hope your Suppliers will catch up with their production schedule soon. But I suggest you make a claim for damages on them.

–Данное происшествие произошло не по вине поставщиков. Силы природы – это причины, не зависящие от кого бы то ни было.

–Well, if the situation is really as you present it, then your Suppliers should obtain а Certificate of the Chamber of Commerce which may serve as a sufficient proof of contingencies.

699

CLAIMS 3

DAMAGE AND UNSATISFAC TORY PACKING