Сущность и необходимость контроля в организации.
Контроль – процесс установления отклонения от предусмотренных величин и действий людей в хозяйственной деятельности.
Менеджеры с помощью контроля постоянно проверяют, насколько то, что происходит в действительности, соответствует тому, что должно быть. Поэтому контроль называют также обратной связью.
Контроль обнаруживает ошибки в деятельности, а значит, создает возможность их устранить или исправить.
Функцию контроля выполняет каждый руководитель.
Объектом контроля выступает организация.
Предметом контроля являются все происходящие в организации процессы и отдельные элементы системы.
Субъектами контроля выступают как менеджеры фирмы, так и государственные органы.
Этапы контроля:
Выработка стандартов и критериев;
Сопоставление реально достигнутых результатов со стандартами.
Система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов.
Для этого руководство решает важную задачу – устанавливает масштаб допустимых отклонений. Если обнаруживаются отклонения, которые не выходят за рамки этого масштаба, то такие отклонения не вызывают тревоги.
Считается, что если разница между фактом и планом не превышает 20%, то система контроля в организации эффективна.
Принятие необходимых корректирующих действий.
Менеджер определяет, какие действия необходимо предпринять:
Невмешательство в работу;
Устранение отклонений;
Изменение стандартов в результате их пересмотра.
Виды контроля в организации.
Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работы. Его цель – предупреждение нарушений, нецелесообразностей, необычности действий и решений.
Предварительный контроль используется по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам: собеседование с работниками, составление сметы затрат, выработка стандартов качества.
Текущий контроль осуществляется непосредственно на стадии хозяйственного процесса, т.е. в ходе выполнения работ. Его объектом являются подчиненные, а субъектом – их начальники. Цель данного контроля – выявить и своевременно пресечь нарушения и отклонения. Задача этого контроля – скорректировать отклонения от заданных параметров, возникающих в ходе работы.
Заключительный (последующий) контроль – осуществляется после выполнения работы. Фактически полученные результаты сравниваются с установленными ранее. Несмотря на то, что вмешиваться в работу уже нельзя, этот контроль необходим. Он показывает, каких результатов добились люди, скрывает упущения и недостатки в работе.
Понятие лидерства и власти.
Работа менеджера состоит в том, чтобы побуждать других, делать то, что необходимо для организации, наиболее целесообразным образом.
Управлять деятельностью людей – значит оказывать на них влияние.
Влияние – поведение одного лица, которое вносит изменения в поведение другого.
Возможность влиять появляется в том случае, если лицо находится в определенной зависимости от другого.
Лидерство – способность людей влиять друг на друга в процессе межличностного общения.
Лидер – лицо, ведущее за собой остальных, которые выступают по отношению к нему, как последователи, а не подчиненные.
Власть – возможность влиять на поведение других людей.
В отличие от лидера, менеджер – наемный управляющий, который обладает властью в силу своего положения, тогда как лидер воздействует на подчиненных силой личности и опыта.
Лидер не всегда обладает властью, а человек, имеющий власть, не всегда является лидером.
Выделяют формальное и неформальное лидерство:
Формальный лидер обладает официальным положением руководителя, имеет власть.
Неформальный лидер официальной властью не располагает, его влияние базируется лишь на его личностных качествах.
Власть никогда не определяется только формальным статусом, а определяется степенью зависимости:
Подчиненного от менеджера по таким критериям как:
Оплата труда;
Продвижение по службе;
Удовлетворение социальных потребностей и т.д.
Менеджера от подчиненного:
По качеству выпускаемой продукции;
Достоверности предоставляемой информации;
Правильности оформления документации;
Точности выполнения расчетов;
Репутации его начальника у вышестоящего руководства.
Таким образом, власть - двусторонний процесс.
Формы власти.
Власть, которой пользуются руководители внутри организации, имеет разные формы:
Основанная на принуждении. Влияние через страх. Не способствует раскрытию творческого потенциала работников. У работников может возникнуть желание обманывать руководителей, искажать отчетные данные и т.д.
Основанная на вознаграждении. Требует наличия у руководителя знания потребностей подчиненного, также ресурсов для их удовлетворения.
Основанная на легитимности (законности, традициях). Подчиненный реагирует на должность, формальный статус руководителя, подчиняется потому, что так принято.
Основанная на осознанном подчинении (экспертная власть). Подчиненный верит в руководителя и ценность его знаний, осознает разумность требования руководителя и поэтому подчиняется.
Основанная на харизме (эталонная). (Харизма – исключительное качество личности, вызывающее слепое, некритическое, безоговорочное преклонение и веру). Подчиненный выполняет распоряжения руководителя потому, что хочет ему подражать.
Руководители в своей деятельности используют все формы власти.
Способы влияния на подчиненных.
Понятие «власть» тесно связано с понятием «авторитет».
Авторитет – способность оказывать влияние на поведение людей.
Личный авторитет – предполагает влияние на основе личностных качеств.
Деловой авторитет - предполагает влияние на основе компетентности, знаний.
Статусный авторитет - предполагает влияние на основе уважения к должности.
Во всех случаях, когда мы имеем дело с властью, мы подразумеваем степень влияния руководителя на подчиненного.
Выделяют две большие группы управленческого влияния: эмоциональные и рассудочные.
«Заражение» – характеризуется автоматикой, не осознанной передачей эмоционального состояния одного человека другому.
Подражание – усвоение действий, поступков, манер поведения и даже способов мышления других лиц.
Внушение – воздействие, которое достигается за счет личных качеств менеджера, его признание, авторитет, престиж и т.п. Чем они выше, тем эффективнее внушение.
Убеждение. Руководитель, который влияет путем убеждения, не говорит исполнителю, что надо сделать, он подает подчиненному то, что нужно сделать.
Просьба – способ влияния на подчиненных, основанный на добровольных, побуждающих мотивах.
Угроза – запугивание, обещание причинит подчиненному зло, но следует помнить, что угрозы срабатывают на короткое время.
Подкуп – склонение на свою сторону расположения подчиненного любыми способами.
Приказ – официальное распоряжение органов власти, исключительная альтернатива, т.к. приказы не обсуждают, а выполняют.