Документация Понятие о бухгалтерской документации и их виды

Документация представляется собой один из элементов методов б\у. Документ – это письменное свидетельство, составленное в установленном порядке о праве или факте свершения хозяйственной операции. В соответствии с законом о б/у (статья 9), все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны быть оформлены оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведется б/у.

Для придания документам юридической силы, каждый документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа

- дату составления

- наименование организации, от имени которой составили документ

- содержание хозяйственной операции

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления

- личные подписи указанных лиц

Кроме обязательных реквизитов документы могут содержать дополнительные реквизиты (номер документа): расчетные счета организации, основание для совершения операции.

Разнообразие бухгалтерских документов требует их классификации. Существует несколько признаков, по которым классифицируются документы.

Например:

Классификация по назначению:

1 Оправдательно – распорядительные (доверенность, приказы, указания) – используются для принятия управленческих решений, а в учётные регистры не заносятся.

2 Исполнительно – оправдательные (товаротранспортная накладная, потребительская накладная, приходные и расходные кассовые ордера) – подтверждают факт совершения хозяйственной операции.

3 Документы бухгалтерского направления (разработочные таблицы по начислению амортизации основных средств, нематериальных активов, по начислению з/п, отпусков, больничных и т.д.) – составляются для оправдания записей не имеющий других дополнительных подтверждений, заполняются в регистрах.

4 Комбинированные – содержат разную информацию по совершению хозяйственных операций.

5 Авансовый расчёт – платёжная ведомость, расходные кассовые ордера

Классификация по последовательности:

1 Первичные (расходный кассовый ордер).

2 Сводные (отчёт кассира, авансовый отчёт)

Классификация по воспроизведению:

1 Подлинники (оригиналы) – первый экземпляр документа.

2 Копии – второй экземпляр и последующие экземпляры документа.

3 Выписки из документа (выписка из приказа, протокола, решения).

Первичные документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, либо непосредственно после совершения окончания. Все документы должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером (если это необходимо), а так же лицами, составляющими этот документ.

Правила проверки документов и исправление ошибок в них

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. При наличии ошибки, исправления производят по согласованию с участниками хозяйственной операции, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения.

ошибки первичных документов исправляются следующим образом: зачёркивается, пишется правильно, исправленному верить, дата и подпись.

Если документ составлялся в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре.

В первичных документах свободные строки прочёркиваются - , а свободные места прочёркиваются Z.