11. Диаграммы бизнес-процессов, потоков данных «сущность-связь», организационная структура

На основе предметной области были построены диаграммы бизнес-процессов фирмы (рис. 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13) и ER-диаграмма «сущность-связь» (рис. 14).

Рис. 7 Бизнес-процесс торговли

Бизнес-процесс торговли, показывает нам, каким образом происходит торговля в книжном магазине.

Входящая стрелка (стрелка слева) – называется Вход – Материал или информация, которая используется или преобразовывается работой.

Стрелка сверху - называется Управление – правила, стратегии, процедуры или стандарты, которыми руководствуется работа. Каждая работа должна иметь хотя бы одну стрелку управления.

Стрелка снизу – называется Механизм – ресурсы, которые выполняют работу, например, персонал предприятия, станки, механизмы и т.д.

Выходящая стрелка – называется Выход – материал или информация, которая производится работой. Каждая работа должна иметь хотя бы одну стрелку выхода.

В прямоугольнике, находится сам процесс.

В нашем случае Процесс торговли имеет несколько входов:

-Информация о товаре, которая поступает к нам;

-Товар от поставщика;

-Какие-либо сопровождающие документы на товар;

-Деньги/кредиты.

Управление:

-Документация (документы необходимые для занятия данной деятельностью, сертификаты, отчеты и т.д.);

-Законодательство (Различные законы и приказы, к которым необходимо придерживаться при занятии данным видом деятельности).

Механизм:

-Сотрудники, работающие на данном предприятии;

-Оборудование (Компьютеры, кассовые аппараты, терминалы и т.д.).

Выходы:

-Товарная накладная;

-Деньги, полученные с продажи какого-либо товара;

-Остатки товара;

-Размещенные заказы;

-Деньги поставщикам;

-Отчетные документы, по продаже и покупке данного товара.

Рис. 8 Расширенная диаграмма бизнес-процесса торговли

В данном случае расширенная диаграмма бизнес-процесса торговли имеет насколько процессов:

1) Поставка товара;

2) Складирование данного товара (Хранение на складе);

3) Продажа товара.

1. Поставка товара. Имеет несколько входов.

-Информация о товаре, которая поступает;

-Товар от поставщика;

-Какие-либо сопровождающие документы на товар;

-Деньги/кредиты.

Управление:

-Документация (документы необходимые для занятия данной деятельностью, сертификаты, отчеты и т.д.);

-Законодательство (Различные законы и приказы, к которым необходимо придерживаться при занятии данным видом деятельности).

Механизм:

-Сотрудники, работающие на данном предприятии, в данном случае менеджер по закупкам, проверяет наличие товара и сверяется со своими документами. И бухгалтера, чтобы выписать товарные накладные, и дать деньги поставщикам.

-Оборудование (Компьютеры, кассовые аппараты, терминалы и т.д.).

Выходы:

-Товарная накладная;

-Размещенные заказы.

-Передача товара на склад, т.е. на хранение.

2. Складирование данного товара (Хранение на складе).

Управление:

- Товар, поступивший на хранение.

Механизм:

-Сотрудники, работающие на данном предприятии, в данном случае, кладовщик, расставляет товары. И заведующий складом, который введет учет.

-Оборудование (Погрузчик, Компьютер у зав. склада).

Выходы:

-Учет товара. Учитывается, сколько поступило книг на склад. Также учитываются браки и т.д.;

-Размещенные заказы.

3. Продажа.

Управление:

- Книги поступают со склада, и размещаются на прилавках.

Механизм:

-Сотрудники, работающие на данном предприятии, в данном случае Кассир, который продает товар; и Бухгалтер, который составляет отчетные документы.

-Оборудование (Компьютеры, кассовые аппараты, терминалы).

Выходы:

-Отчетные документы.

-Деньги.

Рис. 9 Диаграмма бизнес-процесса поставки товара

Процесс поставки товара разбит на несколько этапов:

1) Анализ рынка (Что читают, какие жанры предпочитают, какие имеются новинки и т.д.);

2) Анализ поставщиков (по сути мы выбираем поставщиков и делаем заказы). Надо выбрать оптимальных поставщиков, которые делают все без задержек, у которых богатый потенциал.

3) После изучения рынка, выбора поставщиков и сделанных заказов – идет этап выделения денег;

4) Оплата поступившего товара;

5) Доставка товара;

6) Учет;

7) Сдаем товар на хранение, на склад.

1. Анализ рынка.

На входе надо изучить спрос и предложение.

Учитываются:

-Директивы рынка, т.е. какие рынки имеются, с какими у нас есть контакт.

Всем этим занимается - Маркетолог.

2. Анализ поставщиков.

Управление:

- Кто из поставщиков может дать нам необходимый товар.

Занимается – Торговый агент, который ищет поставщиков. Заключает с ними контракты.

3. Выделение денег.

Учитывается документация, и цена согласовывается с директором магазина. Всем этим занимается бухгалтер.

4. Оплата поступившего товара. Поступает товар. Учитываются финансовые и бухгалтерские документы. Товар привозит водитель. На выходе имеем: товарную накладную, и деньги, которые надо заплатить поставщикам.

5. Доставка. На входе сопровождающие документы на товар. Дальше товар учитывается.

6. Учет ведет главный бухгалтер. На входе информация о товаре. Дальше товар идет на хранение.

7. Сдать на хранение. Рассчитываются запасы товара на складе. Этим занимается зав. складом.

Рис. 10 Диаграмма бизнес-процесса хранения товара на складе

Процесс хранения товара на складе содержит несколько этапов:

1) Приёмка товара;

2) Хранение;

3) Ведение Базы Данных;

4) Отпуск товара;

5) Инвентарный контроль.

1. Приёмка товара. На входе ведется складской учет. Поступивший товар сверяется с товарной накладной. Всем эти занимается кладовщик.

2. Хранение, т.е. отправляем поступивший товар на хранение.

3. Ведение БД. Ведение базы данных ведется заведующим складом, который использует компьютер. Формируется учет по товарам, и указываются размещенные товары.

4. Отпуск товара. Товар, который идет на продажу, отпускается кладовщиком.

5. Инвентарный контроль ведет кладовщик, после чего формируются документы, содержащие информацию, сколько товаров осталось на складе, сколько надо докупить.

Рис. 11 Диаграмма бизнес-процесса продажи товара

Процесс продажи товара состоит из следующих этапов:

1) Принятие заказа;

2) Переговоры с клиентами;

3) Запрос на склад;

4) Проверка наличия товара на складе;

5) Списание товара со склада;

6) Подготовка товара к доставке;

7) Отгрузка и доставка товара;

8) Оплата заказа.

1. Принятие заказа. Получаем сведения о заказах, сверяем их с товарной накладной. Всем этим занимается оператор.

2. Переговоры с клиентами. Этим занимается торговый агент предприятия.

3. Запрос на склад. Делаем запрос на склад и ждем ответа.

4. Проверка наличия товара на складе. Заведующий складом проверяет наличие товара на складе, с помощью своего компьютера. После продажи товаров, все равно остаются остатки или же товар не подлежит продаже, в связи с чем, производится списание товара со склада.

5. Списание товара со склада. Списанием товара занимается зав. складом. Он же формирует отчетные документы.

6. Дальше идет этап подготовки товара к доставке, на основе зарезервированных товаров. Этим занимается кладовщик.

7. Отгрузкой и доставкой товара занимаются грузчики и водители.

8. Оплата заказа. Бухгалтер формирует счет и передает кассиру, которому оплачивается заказ. В итоге на выходе получаем деньги.

Рис. 12 Диаграмма бизнес-процесса системы безопасности

Процесс «Система безопасности» состоит из следующих входных потоков:

1) Видеонаблюдение;

2) Администрирование;

3) Средства защиты информации;

4) Охранная система.

Видеонаблюдение. Информация с видеокамер поступает на пульт охранника, который следит за всем происходящим на фирме и в случае форс-мажорных обстоятельств принимает необходимые меры. Имеет входной поток «Видеоинформация», выходной поток «Обеспечение безопасности».

Администрирование. Имеет входной поток «Информация о системе», выходной поток «Обеспечение безопасности».

Средства защиты информации. Средства защиты информации — это совокупность инженерно-технических, электрических, электронных, оптических и других устройств и приспособлений, приборов и технических систем, а также иных вещных элементов, используемых для решения различных задач по защите информации, в том числе предупреждения утечки и обеспечения безопасности защищаемой информации.

Охранная система. Представляет собой систему, принимающую данные с различных датчиков (датчики дыма, движения, разбития стекла), которые в последствии передаются на пульт службы охраны. Имеет входной поток «Информация с датчиков», выходной поток «Обеспечение безопасности».

Рис. 13 Диаграмма бизнес-процесса жизнеобеспечение

Процесс жизнеобеспечения состоит из следующих этапов:

1) Климат-контроль;

2) Режим труда и отдыха;

3) Канцтовары

4) Системы жизнеобеспечения.

1. Климат-контроль. Обеспечивает и поддерживает для человека, растений, и материальных предметов (оборудование) микроклимата в пределах здания. Имеет входные потоки «Температура», «Влажность», «Вентиляция». Выходной поток «Жизнеобеспечение».

2. Режим труда и отдыха. Устанавливает длительность рабочего дня, расписание выходных дней, график отпусков, обеденные перерывы, наличие комнаты отдыха. Имеет входной поток «Наработанные часы», выходной «Жизнеобеспечение».

3. Канцтовары. Обеспечение канцтоварами повышает оперативность работы сотрудников отдела.

4. Системы жизнеобеспечения. В каждом предприятии должны быть системы: электроснабжения, водоснабжения, канализации и отопления.