1.4 Должностные обязанности

Директор фирмы:

1) Руководит в соответствии с действующим законодательством хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия;

2) Обеспечивает выполнение предприятием всех обязательства перед федеральным, региональным и местным бюджетами, поставщиками и заказчиками;

3) Решает вопросы, касающиеся финансово-экономической и производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

4) Обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и осуществлении его хозяйственно экономических связей, использование правовых средств для финансового управления и функционирования в рыночных условиях, укрепления договорной и финансовой дисциплины, регулирования социально-трудовых отношений;

5) Соблюдает требования охраны труда, установленные законами и иными нормативными правовыми актами, а также правилами и инструкциями по охране труда и защищает имущественные интересы в арбитражном суде.

Секретарь:

1) Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

2) Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3) Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.

4) Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

5) Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

6) Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

7) По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.

8) Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

9) Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

10) Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

11) Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Функции отдела бухгалтерии торгово-закупочной фирмы:

1) Выполняет работу на порученном участке работы по бухгалтерскому учету;

2) Отражает в первичных документах бухгалтерского учета движение денежных средств;

3) Контролирует движение денежных средств на банковских счетах предприятия;

4) Оформляет платежные поручения и своевременно предоставляет их в банк;

5) Осуществляет контроль за своевременностью и правильностью оприходования и списания денежных средств, за составлением кассовых и иных денежных отчетов;

6) Производит платежи в федеральный и местные бюджеты;

7) Производит расчеты платежей по договорам аренды, контролирует правильность и своевременность платежей;

8) Обеспечивает сохранность документов бухгалтерского учета;

9) Контролирует правильность и своевременность оприходования поступления товаров на склад;

10) Отражает в документах бухгалтерского учета операции по поступлению и выбытию товаров, по учету расчетов с поставщиками, составляет реестр дебиторской и кредиторской задолженности;

11) Производит выверку расчетов с поставщиками.

Кассир:

1) Осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность.

2) Получает по оформленным в соответствии с установленным порядком документам денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты рабочим и служащим заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов.

3) Ведет на основе приходных и расходных документов кассовую книгу, сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком.

4) Составляет описи ветхих купюр, а также соответствующие документы для их передачи в учреждения банка с целью замены на новые.

5) Передает в соответствии с установленным порядком денежные средства инкассаторам.

6) Составляет кассовую отчетность.

Задачами отдела маркетинга является:

1) Изучение книготоргового рынка, оценка его конъюнктуры, общих и специфических тенденций и возможностей; мониторинг конкурентной среды и позиций фирмы на рынке; изучение факторов, определяющих интерес либо отсутствие заинтересованности потребителей к книгопечатной продукции;

2) Организация и проведение мероприятий по изучению и анализу общего состояния рынка и его участников, состояния спроса и предложений;

3) Сегментирование рынка, определение потребительских потребностей, оценка емкости и потенциала целевого рынка, а также прогнозирование тенденций его развития;

4) Изучение, анализ и прогнозирование деловой активности конкурентов, их долей и позиций на рынке.

Маркетолог:

1) Проведение исследований в области организации и управления производственно-хозяйственной, коммерческой и сбытовой деятельности предприятия ориентированных на удовлетворение потребностей реальных и потенциальных потребителей рынка;

2) Исследует факторы, влияющие на сбыт товара, типы спроса (устойчивый, ажиотажный, кратковременный и др.), причины его повышения и снижения, дифференциацию покупательной способности населения.

3) Разрабатывает программы по формированию спроса и стимулированию сбыта, рекомендации по выбору рынка в соответствии с имеющимися ресурсами.

4) Деятельность в области рекламы

5) Принимает участие в разработке стратегии проведения рекламных мероприятий.

6) Контролирует проведение рекламных компаний в средствах массовой информации, прямой почтовой рассылке, Интернете и т. д.

7) Анализирует эффективность рекламных мероприятий.

8) Готовит предложения по формированию фирменного стиля компании и фирменного оформления рекламной продукции.

Аналитик:

1) Организует аналитическое и методическое обеспечение проведения исследовательских работ.

2) Проводит аналитическую и научно-исследовательскую работу с целью сбора, оценки и анализа получаемой информации, а также выработки практических рекомендаций.

3) Составляет необходимую отчетную документацию.

4) Координирует деятельность соисполнителей при совместном выполнении работ с другими структурными подразделениями организации.

В состав фирмы входит отдел кадров, функции которого следующие:

1) Возглавляет работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении;

2) Организует табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение.

Специалист по кадрам:

1) Выполняет работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации.

2) Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров.

3) Проводит изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений, установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение.

4) Участвует в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями, контактов с предприятиями аналогичного профиля.

5) Информирует работников предприятия об имеющихся вакансиях.

6) Принимает участие в разработке перспективных и текущих планов по труду.

7) Осуществляет контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, проведением их стажировок, принимает участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности.

8) Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.

9) Контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия.

10) Составляет установленную отчетность.

Фирма имеет отдел продаж, включающий управляющего продажами и продавцов.

Главной обязанностью управляющего отделом продаж является руководство, контроль и координация работ по продаже товаров. На управляющего продажами возложены обязанности, связанные с составлением плана продаж и проведением мероприятий по расширению рынков сбыта и увеличению объёмов продаж.

Продавец-консультант:

1) Оформляет заказы потребителей, осуществляют контроль за их выполнением, консультируют покупателей по вопросам, связанным с ассортиментом и качеством товаров, ведет систематическое наблюдение за состоянием товарных запасов на складе.

2) Производит полную предпродажную подготовку товаров (проверку наименования, количества, цены, распаковку, осмотр внешнего вида, прочее);

3) Размещает и выкладывает товары по группам, видам с учетом товарного соседства, частоты спроса, удобства работы;

4) Осуществляет обслуживание покупателей.

Торговый агент:

1) Осуществляет ведение переговоров о заключении сделок купли-продажи, заключает сделки купли-продажи от своего имени или другого, представляемого им лица на основе договора, регулирующего отношения между ними.

2) Выполняет функции гаранта по исполнению обязательств, вытекающих из заключенных им сделок, возмещая возможные убытки в случае неисполнения своих обязанностей, в связи с неплатежеспособностью или иными зависящими от него обстоятельствами.

3) На основе изучения конъюнктуры рынка товаров проводит работу по выявлению и учету потенциальных покупателей (заказчиков) на производимую продукцию, оказываемые услуг.

4) Устанавливает цены на товары (услуги) и определяет условия их сбыта (продажи) и оказания услуг.

5) Оформляет договоры купли-продажи, контролирует их выполнение.

6) Организует доставку купленной продукции и оказание услуг.

7) Обеспечивает сохранность оформляемой документации по договорам купли-продажи.

Функции отдела поставок (логистики) торговой компании: