12. Перспективное информационное обеспечение

На основе перечисленных выше бизнес-процессов и целей автоматизации информационной системы были предложено следующее информационное обеспечение.

Использование продукта «1С:Розница 8. Книжный магазин»

Основные функциональные возможности программы:

-Оформление прихода товаров от контрагента на склады магазина, в том числе в двухфазовом (ордерном) режиме;

-Оформление реализации товаров и услуг контрагенту, в том числе в двухфазовом (ордерном) режиме;

-Оформление перемещения товаров между магазинами, внутренними складами магазинов, магазинами и складами предприятия, в том числе в двухфазовом (ордерном) режиме;

-Торговля комплектами товаров, созданными как в момент продажи товара, так и с подготовкой комплекта (операция «комплектация»);

-Оформление возвратов товаров от покупателей (реализованы механизмы автоматического создания необходимых документов при возврате «Не День в День» в режиме РМК);

-Оформление документов инвентаризации товаров («Инвентаризация товаров», «Списание товаров», «Оприходование товаров»);

-Оформление приходных и расходных кассовых ордеров непосредственно в магазинах;

-Оформление документов перемещения денежных средств между магазинами, внутренними кассами магазинов, магазинами и кассами предприятия;

-Поддержка торгового оборудования: фискальные регистраторы, терминалы сбора данных, сканеры штрихкодов, весовое оборудование, дисплеи покупателя, платежные терминалы, ридеры магнитных карт.

Использование программы «АСКИД-L 6.07» (для секретаря)

Программа учета Входящих и Исходящих документов и контроля исполнения решений. Приложение показывает и печатает долги, печатаются листы в книге регистрации документов, карточки учёта жалоб и заявлений. Кроме того, программа АСКИД-L ведёт контрольные карточки на входящие документы, учитывает ответы заявителю, списки неисполненных и просроченных дел. На бланках конвертов печатаются реквизиты отправителя и получателя, осуществляется доступ к электронным копиям документов, автоматическое резервное копирование. Контролировать сроки исполнения поручений. Система полностью берет на себя контроль исполнения поручений, отслеживая сроки и сообщая сотрудникам о просроченных или невыполненных поручениях.

Использование программы KonSi-Benchmarking Prices (КонСи- Бенчмаркинг цен) ( Аудит ассортимента и сравнение цен в торговых точках ). (Для маркетолога и аналитика)

Программное обеспечение KonSi-Price Benchmarking (simple) применяется для мониторинга цен в розничной торговле, анализа и сравнения цен, для назначения новых цен на свои товары с учетом уровня цен в конкурирующих торговых точках.

Для изучения цен разрабатывается бланк, в котором перечислены товары и фиксируются цены в различных торговых точках. Ваши люди обходят торговые точки и в бланках фиксируют цены на товары. Ваши сборщики цен также отмечают товары, которыми торгуют конкуренты и о которых вы заранее не знали.

Собранная информация вводится в компьютер. Цены из различных торговых точек подвергаются сопоставительному анализу.

Аналитик формулирует свои предложения по выставлению новых конкурентных цен. Готовит отчет для руководства фирмы о ценовой обстановке.

Изучение цен конкурентов и подготовка отчета о состоянии цен в конкурирующих торговых точках выполняется с установленной периодичностью.

Использование программ «БОСС - кадровые системы» и «Фараон» (для специалиста по кадрам)

Автоматизированная система управления персоналом, позволяющая оптимизировать процессы управления человеческим ресурсом в крупных организациях, холдинговых структурах, а также динамично развивающихся средних компаниях.

БОСС-Кадровик - автоматизированная система управления персоналом, позволяющая оптимизировать процессы управления человеческим ресурсом в крупных организациях, холдинговых структурах, а также динамично развивающихся средних компаниях.

БОСС-Кадровик позволяет:

- планировать структуру организации, штатные расписания и кадровую политику;

- производить расчет заработной платы, оперативный учет движения кадров;

- вести административный документооборот по персоналу и учету труда, аттестации и определению потребностей (обучение, повышение квалификации) работников;

- рекрутинг персонала на вакантные должности;

- ведение архивов без ограничения сроков давности и многое другое.

Программа «Фараон»

Автоматизирует управление персоналом: ведет учет личных дел, кадровых операций (приемы, переводы, увольнения, командировки, больничные, отпуска, обучение, аттестации ...), выводит приказы в соответствии с унифицированными формами, расчитывает остатки отпусков, ведет учет рабочего времени, выстраивает организационную структуру, организует делопроизводство и т.д.

Фараон ведет учет работников следующих категорий:

• Кандидаты на работу

• Внештатные сотрудники

• Штатные сотрудники

• Временно неработающие сотрудники (в декретных отпусках и т.п.)

• Уволенные сотрудники

Понятие личного дела включает в себя анкету сотрудника и набор дополнительных форм. Анкета сотрудника построена в точном соответствии с унифицированной формой Т-2, утвержденной 5 января 2004 г., и при необходимости выводится в Word для распечатывания. Для государственных (муниципальных) организаций, в Фараоне предусмотрено преобразование анкеты в форму "Личная карточка государственного (муниципального) служащего" Т-2 ГС (МС). А для образовательных учреждений подключается форма "Учётная карточка научного, научно-педагогического работника" Т-4.

Формирование кадровых документов:

В процессе проведения кадровых операций Фараон автоматически формирует соответствующие документы. Например, направляя сотрудника в командировку, вы можете вывести приказ, командировочное удостоверение и служебное задание. Формируемые документы выводятся в Word, при этом Фараон сам заполняет все необходимые поля.

Планирование кадровой работы:

Благодаря функции планирования кадровых операций Фараон поможет вам составлять графики обучения сотрудников, очередных отпусков, аттестаций и т.п. При этом встроенный в Фараон Планировщик рабочего времени будет напоминать вам о запланированных операциях, днях рождения сотрудников, окончании испытательных сроков и сроков трудовых договоров. При необходимости выполняется синхронизация Фараона с Календарем в Microsoft Outlook.

Автоматизированная мобильная система Агент+ ( для торгового агента)

Программное обеспечение "Автоматизированная мобильная система Агент+ (Агент+)" предназначено для автоматизации мобильной торговли с применением карманных персональных компьютеров (КПК).

"Агент+" значительно облегчает и оптимизирует работу торговых представителей (агентов) оптовых и дистрибьюторских фирм, экспедиторов предприятий-производителей, официантов в ресторанах и кафе, частных предпринимателей, имеющих собственные торговые точки, мерчендайзеров.

"Агент+" позволяет автоматизировать следующие виды деятельности торговых представителей:

— сбор заявок на поставку товаров (pre-selling);

— реализация товаров с мобильных складов ("торговля с колес" (van-selling));

— мерчендайзинг;

— учет возвратов и поступлений товаров;

— учет кассовых операций;

— учет взаиморасчетов;

— оперативное оформление документов в точке продажи;

— инвентаризация;

— анкетирование;

— контроль перемещения торговых представителей с использованием GPS;

и многое другое, что позволяет значительно повысить эффективность работы торговых представителей.

Использование программы ТОРГ СКЛАД (для автоматизации работ кладовщика и заведующего складом)

Система управления складом - ТОРГ СКЛАД - позволяет:

* Отслеживать и осуществлять любые торговые и складские операции, а также любые схемы движения товаров.

* Оформлять и распечатывать все первичные документы.

* Реализовать различные схемы взаимодействия с клиентами и партнерами, в том числе куплю-продажу, комиссию и др.

* Реализовать разнообразные и гибкие схемы ценообразования.

* Учитывать дополнительные затраты, в том числе таможенные пошлины, транспортные расходы и прочее.

* Вести учет товаров по партиям, сериям, фасовкам, штрих-кодам, местам хранения и другим произвольным характеристикам.

* Получать оперативные данные и разнообразную аналитическую отчетность.

* Детализация учета, которую обеспечивает система управления складом ТОРГ, позволяет с максимальной точностью вести учет остатков товара и определять необходимые запасы, производить потоварный анализ объемов реализации, оценивать оборачиваемость товаров по различным аналитическим критериям и характеристикам товаров, контролировать оплаты, расчеты с клиентами и многое другое.

На предприятии действует большой бумажный документооборот, в связи с этим, имеет смысл внедрить программный продукт Система «ДЕЛО». Система «ДЕЛО» обеспечивает как автоматизацию классического документооборота компании, так и полноценное управление электронными документами. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям ведения делопроизводства.

В зависимости от потребностей заказчика на основе системы компьютерного делопроизводства можно реализовать:

1. Автоматизацию традиционного (бумажного) делопроизводства;

2. Полностью электронный документооборот (внедрение безбумажных технологий);

3. Смешанный бумажно-электронный документооборот.

Программа документооборота «ДЕЛО» представляет собой гибко настраиваемый продукт, который обладает широкими возможностями для адаптации под особенности любой организации.

Кроме того, одной из важнейших особенностей является поддержка принятых правил и методов работы с документами, сложившихся в отечественной практике. Например, стандартная бизнес-логика системы без дополнительных доработок предусматривает возможности работы с различными видами поручений, механизмы последовательного и параллельного согласования, разграничение прав доступа к документу, делегирование и передачу полномочий и др.