8. Учет кассовых операций и денежных документов. Нормативное регулирование, документальное оформление кассовых операций. Ревизия денежных средств и порядок отражения ее результатов в учете.

Кас. операции –операции пред-ий между собой, и с предпринимателями и физ. лицами,связанные и с приемом и выдачей наличных ДС при проведении расчетов через кассу пред-ия с отражением этих операций в кассовой книге.

Касса пред-ия – помещение либо место, предназначенное для приема, выдачи и хранения ДС, других ценностей и кассовых документов, где, как правило, ведется кассовая книга. Лимит остатка наличности в кассе – предельный размер наличности, который может оставаться в кассе пред-ия на конец рабочего дня, уст-ся самим предприятием.. Пред-ия имеют право хранить в кассе наличность для выплат, связанных с оплатой туда, осущ-ых за счет выручки сверх уст-ых для них лимитов кассы в течение 5 рабочих дней со дня наступления сроков этих выплат в суммах, указанных в переданных в кассу платежных ведомостях. Платежи сверх установленной предельной суммы проводятся искл-но в безналичной форме. Кассовые операции оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами. Прием наличности кассами предприятий, в том числе, полученных из банка, проводится по приходным кассовым ордерам, подписанным гл.бухом или лицом, упол-ым рук-ем пред-ия.

прием и выдачу наличных денег производят из кассы. Место для их проведения (то есть место расположения кассы) теперь определяет руководитель юридического лица, рук-ль. Оборудовать помещение кассы в 2012 году организации и индивидуальные предприниматели могут по своему усмотрению .

Кассовые операции ведет кассир – кассовый или иной работник, определенный руководителем из числа имеющихся тружеников. Со своими должностными правами и обязанностями кассир должен ознакомиться под роспись. При наличии нескольких кассиров выбирается старший кассир.

В отличие от старого порядка в Положении № 373-П прописано, что руководитель также вправе проводить кассовые операции.

Нормативное регул-ие:

-порядок ведения КО в РФ изменения с 2012 года

-положение ЦБ РФ «о безналичном расчете»

-план счетов

-фз о применении ККТ и

-тк нк

-ПБУ 3/2006

Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма № КО-1), расходный кассовый ордер (форма № КО-2), Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3), Кассовая книга (форма № КО-4), Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5). О приеме наличности выдается квитанция за подписями гл.буха и кассира, удостоверенная печатью (штампом) пред-ия. Выдача наличности из кассы пред-ия проводится по расходно-кассовым ордерам или надлежаще оформленным платежным ведомостям. Док-ты на выдачу наличности должны подписывать рук-ль и гл.бух. Для получения ДС используют чеки. ДС полученные по чеку могут использоваться только на те цели, на которые они были получены. Денежные средства сдаются на расчетный счет по объявлению на взнос наличными.

Оформлять кассовые документы, в соответствии с Положением № 373-П, могут следующие лица: главный бухгалтер;бухгалтер или другой работник, определенный руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при его наличии) путем издания распорядительного документа;– руководитель – в случае, если отсутствует главный бухгалтер и бухгалтер. Основанием для оформления кассовых документов служат:– расчетно-платежные ведомости;– платежные ведомости;– заявления;– счета;– другие документы.

Перечисленные бумаги должны быть приложены к кассовым документам.

Как и раньше, внесение исправлений в кассовые документы не допускается.

Кассовые документы подписывают:

-приходный кассовый ордер – главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии – руководитель, кассир;

-расходный кассовый ордер – руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии – руководитель, кассир.

Кассир должен иметь:

-образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы;

-печать (штамп), содержащую (содержащий) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции.

Если кассовые операции ведет и кассовые документы оформляет руководитель, то он же и подписывает кассовые документы. При этом образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

Кассовые документы, кассовая книга, книга учета денежных средств могут оформляться двумя способами:

-на бумажном носителе;

-с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.

При этом кассовые документы распечатываются на бумажном носителе

КАК ДОЛЖНЫ БЫТЬ ПОГАШЕНЫ КАСОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ?

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ЯВЛЯЮТСЯ ОСНОВАНИЕМ ДЛЯ ВЫПИСКИ КАССОВЫХ ДОКУМЕНТОВ.

Оформление приходного кассового ордера производят на основании расходной накладной

Приходный кассовый ордер (далее – ПКО) предназначен для приема на личных денег организацией и индивидуальным предпринимателем. По ПКО так же принимаются:

• остаток наличных денег, полученных под отчет;

• наличные деньги, сдаваемые уполномоченным представителем обособленного подразделения в порядке, определенном юридическим лицом.

Расходный кассовый ордер (далее – РКО) служит для выдачи наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя.

Выдача наличных денег в виде заработной платы, стипендий и других выплат проводится по РКО, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям.

Для учета поступающих в кассу и выдаваемых из нее наличных денег ведут кассовую книгу.

В отличие от ранее действующего порядка в Положении № 373-П упоминается о ведении книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств (далее – книга учета денежных средств). Так, в ней отражаются операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня. Записи в эту книгу вносятся в момент передачи наличных денег.

Предназначенная для выплаты заработной платы, стипендий и других выплат сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

Продолжительность срок а вы дачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты). Согласно старому порядку, на выдачу наличных денег в виде оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий отводилось не более трех рабочих дней (дл я предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, – до пяти дней), включая день получения денег в банке.

Старший кассир выдает необходимую сумму согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) кассирам под роспись в книге учета денежных средств и ли по РКО на срок, установленный в ведомости.

Кассир подготавливает подлежащую выдаче сумму наличных денег и передает расчетно-платежную ведомость (платежную ведомость) работнику для подписания. Затем кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег таким образом, чтобы работник мог наблюдать за его действиями. Выдача наличных производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

Работник пересчитывает под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньг и. Кассир не принимает от работника претензии по сумме наличных денег, если тот не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги.

В последний день выдачи денег в виде заработной платы, стипендий и других выплат в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) кассир:

• проставляет оттиск штампа или делает надпись «депонировано» напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег;

• подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк;

• сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости);

• оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм.

Реестр депонированных сумм содержит:

• наименование (фирменное наименование) юридического лица (фамилию, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя);

• дату оформления реестра депонированных сумм;

• период возникновения депонированных сумм наличных денег;

• номер расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости);

• фамилию, имя, отчество (при наличии) работника, не получившего наличные деньги, его табельный номер (при наличии);

• сумму невыплаченных наличных денег;

• итоговую сумму по реестру депонированных сумм;

• подпись кассира и ее расшифровку;

• дополнительные реквизиты.

Реестры депонированных сумм нумеруются в хронологической последовательности с начала календарного года.

После оформления реестра депонированных су мм кассир заверяет своей подписью расчетно-платежную ведомость (платежную ведомость), реестр депонированных сумм и передает их для сверки соответствия записей в реестре депонированных сумм с данными расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и подписания главному бухгалтеру и ли бухгалтеру, а при их отсутствии –руководителю.

На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) оформляется РКО. Его номер и дату кассир проставляет на последней странице расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

Если реестр депонированных сумм оформляет руководитель, соответствие записей в реестре депонированных сумм с данными расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) заверяет он сам.

Для выдачи денег на расходы, связанные с ведением деятельности юридического лица (индивидуального предпринимателя), работнику под отчет РКО оформляется согласно его письменному заявлению. Оно составляется в произвольной форме и должно содержать:

• собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются;

• подпись руководителя;

• дату.

Подотчетное лицо обязано предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Сделать это оно должно в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу.

Согласно действующему ранее порядку, подотчетные лица предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним обязаны также не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки.

Руководитель организации (индивидуальный предприниматель) устанавливает срок, в течение которого должен быть проверен и утвержден авансовый отчет, а также произведен окончательный расчет.

Проверку авансового отчета осуществляют главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии – руководитель; утверждение – руководитель.

наличные деньги под отчет выдаются при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

50\51- Получены ДС в кассу расчетного счета

50\62-Получен аванс наличными в счет поставки товаров (работ, услуг).

50\70-Отражен возврат в кассу излишне выданных сумм оплаты труда.

50, 50-3\71-Возвращены в кассу неизрасходованные подотчетные суммы и ДС.

76-4\50-Выплачены депонированные суммы.

94\50-Отражена недостача ДС в кассе.

При ведении кассовых операций с применением контрольно-кассовой техники по окончании их проведения на основании контрольной ленты, изъятой из ККТ, ПКО оформляют на общую сумму принятых наличных денег. Исключением являются суммы наличных денег, принятые платежным агентом (банковским платежным агентом (субагентом)).

Платежным агентом (банковским платежным агентом (субагентом)) помимо этого приходного кассового ордера оформляется ПКО на общую сумму наличных денег, принятых указанным лицом.

Выдача наличности из кассы пред-ия для сдачи ее в учр-ия банка оформляется расходным кассовым ордером с отражением этой операции в кассовой книге. Док-ом, свидет-щим о сдаче выручки в учреждения банка является квитанция к объявлению о внесении наличности за подписями гл.буха и кассира учр-я банка, удостоверенное печатью банка. Все поступления и выдача наличности на пред-ии должны учит-ся только в одной кассовой книге (типовая форма КО4). В нее кассир отражает наличные и движение ДС в кассе. Записи в кассовой книге делаются кассиром по операциям получения или выдачи наличности по каждому ПКО и РКО в день поступления денег или выдачи. Но если в орг-ии имеются другие виды валют, кроме нац-ой, то кассовые книги открываются на каждую валюту отдельно.

Учет средств на текущем валютном счете осуществляется в двойном исчислении: в иностранной валюте и в рублях. Валюта пересчитывается в рубли по курсу Центрального банка, и при его изменении образующиеся курсовые разницы относятся на финансовые результаты деятельности клиента. Все кассовые ордера после их исп-ия кассир подписывает, а приложенные к ним док-ты, во избежание повторного пользования, погашает штампом или надписью от руки «Получено», «Оплачено» с указанием даты.

Учет кассовых операций является ежемесячная взаимосверка данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств в кассе организации. В обязанность руководителя входит правильная и надежная организация кассового узла, кассира — полная материальная ответственность за правильное своевременное оприходование и выдачу денежных средств, т. е. сохранность.

Кассир в кассовой книге:

-производит записи по каждому ПКО (РКО), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги;

- сверяет содержащиеся в ней данные с данными кассовых документов;

- выводит сумму остатка наличных денег на конец рабочего дня и проставляет подпись.

Кроме того, записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем и подписываются тем, кто проводил эту сверку.

Листы кассовой книги (книги у чета денежных средств), оформляемой на бумажном носителе, до начала ведения брошюруются и пронумеровываются. Причем листы кассовой книги обособленного подразделения подбираются и брошюруются юридическим лицом по каждому такому подразделению.

Заверительная надпись о количестве листов кассовой книги (книги учета денежных средств) подписывается руководителем и главным бухгалтером, а при отсутствии главного бухгалтера – только руководителем и скрепляется оттиском печати юридического лица (индивидуального предпринимателя при ее наличии). Отметим, что, согласно требованиям старого порядка, кассовая книга опечатывалась сургучной или мастичной печатью. Как видим, сейчас это делать не нужно.

Контроль за ведением кассовой книги (книги учета денежных средств) осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель.

Кассовая книга распечатывается не реже 1 раза в год, прошнуровывается, подпись глбух, печать юр,лица, заполняется в эл.виде.

Инвентаризация кассы проводится внезапно.НЕ РЕЖЕ ОДНОГО РАЗА В КВАРТАЛ Для проведения ревизии назначается специальная постоянно действующая комиссия. Материально ответственные лица должны дать расписки о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию а все денежные средства оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Пересчет ДС проводится покупюрно, также производится пересчет других ценностей я кассе (аккредитивы, чековые книжки, векселя).

Для отражения результатов инвентаризации применяется Акт инвентаризация наличных денежных средств (ИНВ-15).

Излишки ДС приходуются - Д50 К91 (в налоговом учете - внереализационный доход) Выявленная недостача может быть списана на МОЛ. либо за счет средств организации. Сумма недостачи списывается Д94 К50.

При отнесении суммы недостачи на виновное лицо - Д73 К94, за счет организации - Д91 К94.

Если руководитель организации принимает решение списать сумму недостачи на виновное лицо, то он обязан взять письменное объяснение с МОЛа и принять решение о взыскании ущерба в течение 1 месяца со дня установления недостачи

Если руководитель принял решение о списании недостачи за счет средств организации, то данные расходы относятся к внереализационным. При этом помимо приказа могут быть приложены следующие документы:

- справка из органов дознания об отказе возбуждения уголовного дела

- об неустановлении виновного лица (кража)

- решение суд* об установлении невиновности и об отказе взыскания с МОЛа. При стихийных бедствиях расходы по недостачам списываются - Д99 К94.

При обнаружении ревизией недостач или излишков денежных средств или ценностей в кассе в акте указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения.

При автоматизированном ведении кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Вышестоящие организации (в случае их наличия) при осуществлении документальных ревизий на всех подведомственных предприятиях должны производить ревизию кассы и проверять соблюдение кассовой дисциплины.

КАК ОТРАЖАЕТСЯ ВЫБЫТИЕ ДЕН. СРЕДСТВ ЧЕРЕЗ ИНКАССАТОРОВ?

Денежные документы - документы, имеющие стоимостную оценку, приобретенные организацией и хранящиеся в его кассе.  На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.  К денежным документам НЕ относятся:

• документы на нематериальные активы (их учитывают на счете 04)

• ценные бумаги (учитываются на счете 58)

• бланки строгой отчетности (учитываются на счете 006)

• выкупленные у акционеров акции (счет 81)

Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение. Приобретение денежных документов может осуществляться за наличный и безналичный расчет.

Оприходованные в кассе денежные документы (путем оформления приходного кассового ордера) выдаются подотчетным лицам для использования или реализуются сотрудникам организации по льготным ценам (выбытие оформляется расходным кассовым ордером). 

В кассовой книге движение денежных документов отражается обособленно. Ежемесячно кассир сдает отчет о движении денежных документов. 

50-3\60-1-оприходован в кассу денежный документ;