4. Организация этапов задач

Некоторые задачи проекта, как Вы могли заметить, являются составными. Например, в задачу «Сбор исходных данных» входят такие подзадачи как «от заказчика», «от смежных отделов».

Задание 7. Организация этапов задач

В помощнике выберите ссылку «Организация этапов задач». Для составной задачи «Сбор исходных данных» и ее подзадач установите иерархию, для этого:

1. Выделите подзадачи «от заказчика», «от смежных отделов» левой клавишей мыши, удерживая нажатой клавишу SHIFT.

2. Слева в окне мастера нажмите кнопку «Понизить уровень выделенных задач».

Теперь задача «Сбор исходных данных» автоматически стала суммарной.

3. Аналогичные действия проделайте и для задачи «Этап проектирования» и «Этап завершения». Результат Вы можете увидеть на рис.15.

Рис. 15. Задачи и подзадачи

4. Завершите выполнение этапа «Организация этапов задач», воспользовавшись гиперссылкой помощника «Готово».

В результате «Сбор данных», «Этап проектирования» и «Этап завершения» стали составными (суммарными) задачами.

5. Планирование задач

Чтобы перейти к выполнению данного этапа, воспользуйтесь гиперссылкой помощника «Планирование задач». На данном этапе необходимо установить связи между задачами проекта. Существуют следующие типы связей (таблица 2).

Таблица 2.

Аббревиатура	Тип связи	Описание
О-Н	Окончание – Начало.	Последователь не может начаться до того, как закончится предшественник. Этот тип связей используется по умолчанию.
О-О	Окончание - Окончание.	Задача – последователь не закончится до тех пор, пока не закончится задача - предшественник.
Н-Н	Начало – Начало.	Начало задачи – предшественника является условием начала задачи - последователя. Для сокращения временных затрат на реализацию проекта необходимо выполнять некоторые родственные задачи одновременно.

Задание 8. Связь между задачами

1. Установите связь между задачами «От заказчика» и «От смежных отделов».

Выделите строки с задачами при нажатой клавише Shift, если строки находятся рядом или Ctrl, если строки находятся не подряд.

2. Установите для выделенных задач тип связи «Начало - Начало», воспользовавшись соответствующей кнопкой мастера.

- При возникновении трудностей просмотрите ролик (Video/sviazi).

Для удаления связи между задачами необходимо:

1. Сделать двойной щелчок левой кнопкой мыши по связи, которую необходимо удалить.

2. В появившемся диалоговом окне нажать на кнопку Удалить.

3. Свяжите остальные задачи проекта согласно данным из таблицы 3.

Таблица 3.

№	Задача	Связь
1	заключение договора, определение объёма работ
2	сбор исходных данных
3	от заказчика	3-4(н-н) 3-9(о-н)
4	от смежных отделов	4-6(о-н)
5	этап проектирования	5-10 (о-н)
6	проведение расчетов	6-7 (о-н)
7	анализ проведенных расчетов	7-8(о-н)
8	окончательный расчет	8-9(о-о)
9	составление пояснительной записки
10	этап завершения
11	сдача на проверку начальнику отдела	11-12 (о-н)
12	сдача на проверку главному инженеру	12-13 (о-н)
13	корректировка по замечаниям	13-14(о-н)
14	выпуск готовой работы

После установления всех связей в проекте графическое их отображение должно выглядеть, как показано на Рис. 16.

Рис. 16. Установленные связи между задачами

Позовите преподавателя и продемонстрируйте ему результат.

Задание 9. Задачи с прерыванием

Обычно MS Project планирует работу над задачей на непрерывный промежуток времени от начала до окончания. Если известно, что в выполнении задачи будут перерывы или периоды бездеятельности, или если после начала работы над задачей окажется, что работа должна быть прервана и продолжена в другое время, задачу можно разделить на два или несколько планируемых сегментов.

Вот несколько примеров, в которых может быть полезно прерывание задач.

• Предположим, что какого-то сотрудника назначили выполнять задачу, но на время выполнения задачи у него запланирована недельная командировка. Работа над задачей отложится на неделю, во время которой этот сотрудник будет отсутствовать, и продолжится после его приезда. Перерыв можно учесть на этапе планирования проекта, разделив задачу с учетом командировки.

• Предположим, что специалист работает над задачей более низкого приоритета, когда возникает необходимость его участия в выполнении задачи более высокого приоритета. Можно разделить задачу с более низким приоритетом и запланировать ее остаток на время после окончания работы над задачей с более высоким приоритетом.

• Предположим, что работа над задачей началась, но в последнее время для выполнения задачи ничего не делается. Начало выполнения остатка работы должно быть запланировано на текущий момент или на момент в будущем. Можно разделить задачу в момент запланированного окончания работы, а остаток задачи перенести на более поздний период времени.

Проще всего прервать задачу в представлении Диаграмма Ганта, в котором с помощью мыши отрезок задачи разделяется, а правый фрагмент перетаскивается на более поздний период времени.

Для того чтобы прервать задачу в представлении Диаграмма Ганта, выполните следующие действия.

-При возникновении трудностей просмотрите ролик (Video/razriv.exe).

1. Настройте Диаграмму Ганта таким образом, чтобы были видны дата и время (Сервис\Параметры).

2. Перейдите на вкладку Вид. В поле Формат даты выберите формат дата и время как показано на Рис. 17 и нажмите ОК.

Рис. 17. Установление формата даты

3. Перейдите на 1 ноября с помощью полосы прокрутки.

4. При помощи кнопки на панели инструментов увеличьте масштаб шкалы времени так, как показано на рис. 18.

Рис. 18. Увеличили масштаб шкалы времени

5. Выберите задачу «Составление пояснительной записки».

6. Щелкните на кнопке Прервать задачу на панели инструментов Стандартная.

7. Установите курсор на линии задачи «Составление пояснительной записки» на 1 ноября 13:00.

8. Щелкните левой кнопкой мыши и, удерживая ее, ведите вправо до 3 ноября 13:00 (Рис. 19).

Рис. 19. Прерывание задачи

Если длительность задачи «Составление пояснительной записки» стала больше 7 дней, то исправить ее можно в поле Длительность.

Задание 10. Связи с запаздыванием

Ввод времени опережения и запаздывания выполняется одинаково с помощью диалогового окна «Сведения о задаче» и других диалоговых окон или форм. При вводе времени запаздывания или опережения помните, что они вводятся в одно и то же поле Запаздывание в формах Microsoft Project. Для описания запаздывания используются положительные числа, а для описания опережения — отрицательные.

Опережение или запаздывание вводится как число, за которым следует одна из обычных или астрономических единиц измерения. Опережение вводится как отрицательное запаздывание. Например, ввод 2д определяет двухдневное запаздывание, a - 4ч определяет четырехчасовое опережение. Для указания запаздывания в два астрономических дня необходимо ввести 2д. Если ввести число без единицы измерения времени, MS Project применит единицу измерения времени, заданную по умолчанию (изначально это дни).

Установите в работе «Составление пояснительной записки» запаздывание 2 дня, для этого:

1. Выберите работу «Составление пояснительной записки». Откройте двойным щелчком левой кнопки мыши «Сведения о задаче».

2. На вкладке «Предшественники» у связи Окончательный расчет в поле Запаздывание введите 2 дня (Рис. 20).

Рис. 20. Запаздывание связи

3. Нажмите кнопку ОК и убедитесь, что начало работы сместилось с 13.11 на 15.11.

Задание 11. Добавление заметок к задачам

Одним из признаков хорошего управления проектами является использование заметок в проекте. Заметки бесценны в сложном проекте, так как не дают забыть подробности принятия конкретных решений. Кроме того, они предоставляют ценную информацию другим пользователям файла проекта или человеку, который займет место руководителя проекта, когда нынешнего переведут на другую работу.

Установите Заметку на работе проведение расчетов, для этого:

1. Откройте «Сведения о задаче» данной работы.

2. Перейдите на вкладку Заметки.

3. В поле Заметки напишите: «предварительные расчеты при наличии записок от отделов» (Рис. 21).

4. Нажмите кнопку ОК.

Рис. 21. Заметки

Задание 12. Работа с несколькими задачами одновременно

Так как в нашей работе продолжительность всех этапов и задач известна, а объем работ нет, то мы должны это зафиксировать.

1. Выделить весь диапазон задач.

2. На панели инструментов в пункте меню Проект выбрать Сведения о задаче.

3. В диалоговом окне «Сведения о нескольких задачах» (Рис. 22) перейдите на вкладку Дополнительно.

Рис. 22. До выбора установок

4. Установите Тип задачи «Фиксированная длительность» (Рис. 23).

5. Снимите флажки с пунктов «Фиксированный объем работы» и «Не учитывать календарь ресурсов при планировании» (Рис. 23).

6. Нажмите кнопку ОК.

Рис. 23. После выбора установок

Задание 13. Работа с ограничениями задач

В проекте с фиксированной датой начала программа Project должна планировать начало выполнения задач на как можно более ранние сроки, чтобы сократить общую длительность проекта. По той же самой причине при фиксированной дате окончания проекта Project должна планировать задачи на даты, как можно более близкие к дате окончания, чтобы сократить общую длительность проекта. Но существует множество обстоятельств, из-за которых может потребоваться планировать начало или окончание задачи на конкретную дату. Эти требования, связанные с фиксированными датами, в Microsoft Project называются ограничениями задач. Эти ограничения могут зависеть от обстоятельств за пределами проекта, а могут быть результатом промежуточного крайнего срока, установленного руководителем проекта. Внешние ограничения могут быть крайними сроками, навязанными потребителями, партнерами, правительством или другой организацией. Внутренние ограничения могут быть оценкой текущего состояния и пересмотром планирования, когда каждый из основных этапов проекта приближается к окончанию. Вот несколько конкретных примеров ограничений на задачи.

• контракт на производственный проект может потребовать доставки продукта не позднее указанной даты. Таким образом, задача по доставке должна иметь фиксированное окончание или окончание до указанной даты;

• контракт с поставщиком может определять самую раннюю возможную дату поставки комплектующих или дату окончания оказания услуги. Таким образом, окончание задачи должно планироваться на эту дату или после нее;

• правительственное агентство может потребовать провести испытания по влиянию на окружающую среду в определенное время после начала проекта с предоставлением результатов в строго определенный день;

• высшее руководство организации может потребовать предоставления отчетов о текущем состоянии в определенные даты.

Во всех этих случаях начало или окончание задачи должно быть связано с конкретной датой. Необходимо заставить MS Project принимать эти ограничения во внимание при составлении планирования задач.

Типы ограничений

Ограничения определяются в полях Дата ограничения и Тип задачи. По умолчанию создаваемая задача не имеет даты ограничения. При добавлении задачи к проекту, который планируется от фиксированной даты начала, Project вносит в поле Тип значение Как можно раньше. Это значение говорит о том, что с задачей не связано требование фиксированной даты, т.е. отсутствует ограничение, и что задача будет планироваться на как можно более ранние сроки с учетом выполнения требований для задачи-предшественника. В поле Дата ограничения вносится значение по умолчанию НД.

Доступ к полям Тип и Дата ограничения можно полу­чить на вкладке Дополнительно диалогового окна Сведения о задаче. Эти поля могут быть вставлены в виде столбца в таблицу задач. Поле Тип содержит раскрывающийся список, состоящий из восьми возможных типов ограниче­ний, которые можно использовать для определения любой возможной даты-ограничения. Эти типы описываются в Таблица 4. Обычно типы ограничений указываются в виде аббревиа­туры, представленной в первом столбце таблицы.

Таблица 4.

Аббревиатура	Тип ограничения	Описание
KMP	Как можно раньше	Помечает задачу как не имеющую ограничения и не требующую указания даты ограничения. Начало задачи будет запланировано как можно раньше, с учетом тре­бований задачи-предшественника
КМП	Как можно позже	Откладывает начало задачи как можно дольше, с учетом плановых требований последователей, каждый из которых должен завершиться до даты окончания проекта. Этот тип ограничения не требует указания даты ограничения
ННР	Начало не ранее	Означает, что для задачи указано фиксированное на­чало после указанной даты ограничения
ННП	Начало не позднее	Означает, что для задачи указано фиксированное на­чало до указанной даты ограничения
OHP	Окончание не ранее	Означает, что для задачи указано фиксированное окончание после указанной даты ограничения
OHП	Окончание не позднее	Означает, что для задачи указано фиксированное окончание до указанной даты ограничения
ФH	Фиксированное начало	Означает, что задача должна начаться точно в указан­ную дату ограничения
ФО	Фиксированное окончание	Означает, что задача должна быть завершена точно в указанную дату ограничения

В конце работы Ваш проект должен выглядеть как на рис. 24.

Рис. 24. Результат проделанной лабораторной работы

Сохраните файл в вашей папке под именем Проект 1 (Файл\Сохранить как…).

Позовите преподавателя и продемонстрируйте ему результат.