Глава 5. Документация хозяйственных операций

Документация – элемент метода бухгалтерского учета. Значение бухгалтерских документов.

Финансово-хозяйственная деятельность организации сопровождается выполнением многочисленных операций. С этой целью применяется документация – основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организаций, ее первичного контроля. Документ – это письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции и права на ее совершение. Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета «все хозяйственные операции оформляются оправдательными документами». Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Значение бухгалтерских документов в финансово-хозяйственной деятельности организации определяется не только тем, что они служат основанием и подтверждением правильности учетных данных. Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для оперативного руководства и управления организацией. На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, денежных средств в организации, устанавливается законность и целесообразность тех или иных операций. Документы имеют правовое значение, т.к. они используются в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Они служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, проводимой по решению прокуратуры, суда, арбитражного суда. Документы имеют контролирующее значение, т.к. дают возможность контролировать сохранность ценностей, предупреждая случаи хищений.

Реквизиты документов

Каждый документ должен полностью отвечать своему назначению и содержать определенные показатели. Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называются реквизитами.

Реквизиты бывают обязательные и дополнительные.

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

Наименование документа

Код формы (акт, накладная)

Наименование операции, на имя которой составлен документ

Содержание хозяйственной операции

Измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении)

Наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, правильности ее оформления

Личные подписи и их расшифровки.

К дополнительным реквизитам относятся: адрес и телефоны организации, стороны, участвующие в совершении операции и т.д.

Составление документов осуществляется в соответствии с «Положением о документах и документообороте».

Унификация и стандартизация

Унификация и стандартизация документов – основные направления совершения документаций. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм учетной документации.

Унификация форм первичной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организации, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие производственные формы. Способствует рациональной организации учета. За последние годы утверждено 250 унифицированных форм первичной учетной документации, в том числе:

По учету труда и его оплаты;

По учету основных средств и нематериальных активов

По учету материалов

По учету работ в капитальном строительстве

По учету результатов инвентаризации

По учету кассовых операций.

Унифицированные документы – типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями.

Стандартизация документов – установление одинаковых стандартных размеров для типовых документов, что позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов и упрощение их обработки и хранения.

Требования, предъявляемые к заполнению документов

Документы должны составляться своевременно, в момент совершения операции или по ее окончании.

При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин (ККМ) допускается составление первичного учетного документа не реже 1 раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

В документах должны быть заполнены все реквизиты, отражающие достоверные данные. Документы должны быть заполнены четко, ясно, без помарок, карандашом писать нельзя.

Итоговые записи, связанные с передачей ценностей – прописью, свободные строки – прочеркнуть, знак Z.

Перечень лиц, имеющих право подписи, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которые оформляют факты хозяйственной деятельности, связанные с денежными средствами, подписывает руководитель и главный бухгалтер.

Исправление ошибочных записей в документах

Первичные учетные документы могут содержать исправления (кроме банковских и кассовых документов). В тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и исправления (не оговоренные) не допускаются.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную, исправляют следующим образом: зачеркивается неправильный текст или сумму одной чертой так, чтобы можно было прочесть исправленное. Исправленные ошибки должны быть оговорены надписью «Исправлено», поставлена дата исправления и подтверждено подписью лиц, подписывающих документ. Если в документе ошибочно написано число, например 500 тыс. вместо 700 тыс., нельзя только зачеркнуть 5 и написать над ней 7.

Классификация документов

Для отражения хозяйственных операций используются разнообразные документы. Для правильного применения документов их принято группировать по целому ряду признаков:

1. По назначению

- распорядительные

- оправдательные

- бухгалтерского оформления

- комбинированные

2. По времени составления

- первичные

- сводные

3. По объему информации

- разовые

- накопительные

4. По месту составления

- внутренние

- внешние

Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются.

Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции (счет, чек). Эти документы служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций.

Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах.

Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов. Например, "Требование на отпуск материалов" содержит разрешение на отпуск ценностей со склада (распорядительный документ), а после совершения операции - подтверждает факт отпуска ценностей (оправдательный документ). Использование в бухгалтерском учете комбинированных документов целесообразно, поскольку уменьшается их количество, снижается вероятность ошибок и описок в них.

К первичным документам относятся документы, составляемые в момент совершения хозяйственных операций (документы на поступление и отпуск материалов, начисление заработной платы, отгрузку продукции).

Сводные документы обобщают данные первичных документов (расчетно-платежные ведомости по заработной плате).

Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию, а накопительные документы составляются за определенный период времени (пятидневку, декаду, месяц) и содержат информацию об однородных хозяйственных операциях.

Внутренние документы составляются и используются непосредственно на предприятии (наряды, накладные), а внешние поступают на предприятие от организаций и лиц и используются на данном предприятии (платежное поручение, счета, чеки).

Документация – это способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации и поэтому широко используется в управлении организации для предварительного, текущего и последующего контроля. Предварительный контроль осуществляется руководителем при подписании документа. Текущий контроль производится в процессе учета и анализа финансово-хозяйственной деятельности. Последующий контроль осуществляется в форме документальных ревизий, а также путем проверки документов счетными работниками.

Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов

Поступившие в бухгалтерию документы подвергаются обработке для подготовки к записям в регистры бухгалтерского учета. Основным ее этапом является проверка поступивших документов по существу, по форме и арифметическую. При проверке документов по существу необходимо установить законность, правильность и целесообразность совершенной хозяйственной операции. Согласно действующему порядку бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству Российской Федерации, к исполнению не принимаются.

Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован бланк соответствующей формы, все цифры четко заполнены, содержание операции и все реквизиты отражены.

После этого бухгалтер проводит арифметическую проверку, которая сводится к проверке правильности арифметических вычислений и подсчетов, а также таксировки документов (умножению количества на цену).

Затем идет обработка документов. Проверенные документы подлежат группировке и расценке. Под группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам.

Расценка документов означает проставление в них денежных измерителей. Это необходимо, поскольку значительное их число составляется в натуральных показателях. Проставление расценки в документах носит название таксировки. После определения стоимостных показателей в документах на каждом из них проставляется корреспонденция счетов (контировка).

Данные сгруппированных документов заносятся в специальные ведомости учета затрат (расходов) - учетные регистры. При этом на обратной стороне документов проставляется число и номер регистра, в котором его данные отражены.

Организация документооборота

Понятие документооборота включает график документооборота, контроль за правильностью оформления документов в соответствии отражения по счетам бухгалтерского учета.

При составлении графика документооборота должны быть соблюдены следующие требования: первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией, должны иметь все обязательные реквизиты. При приеме документов должны проверяться правильность арифметических вычислений, документы должны оформляться в соответствии требованиями законодательных и нормативных актов (в накладных на получение товаров должен быть выделен НДС для возможности принятия НДС к возмещению). Все исправления должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их состояние с указанием даты исправления. По любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополнения к нему, накладная или акт о выполнении работы, счет-фактура, платежное поручение).

Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязует принимать только документы, оформленные в установленном порядке. Бухгалтер, нарушивший это, несет персональную ответственность. Главному бухгалтеру необходимо оптимизировать документооборот, при этом устанавливается перечень первичных документов, применяемых на предприятии; кто из работников предприятия имеет право подписывать данные документы и несет ответственность за правильность их выполнения и своевременность представления в бухгалтерию; порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок представления документа конечному потребителю информации; график движения документа внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.

Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов.

Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшивают в папку и передают на хранение в текущий архив, где обеспечивается их сохранность и удобство хранения. Для быстрого поиска необходимого документа оформляется номенклатура дел. Каждый документ, пройдя обработку, подшивается в папку-дело. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел.

Номенклатура дел

Индекс дела (№ папки)

Наименование дела (заголовок)

Количество дел в папке

Срок хранения и № папки по перечню

Примечание

В соответствии с перечнем типовых документов, образующихся в результате деятельности министерств, ведомств, организаций с указанием сроков хранения должно обеспечивать хранение первичных учетных документов в течение срока, установленного согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет.