4.4. Создание списка иллюстраций

Данная функция позволяет построить список иллюстраций, состоящий из подписей под ними, расположенных в порядке их появления в документе. Самый простой способ создать такой список – применить команду меню Вставка – Название для оформления подписей. Когда вы вставляете подпись, Word автоматически ее нумерует. Предложенную подпись в поле Название диалогового окна Название вы можете изменить. Для этого щелкните на кнопке Создать и в поле Название введите свой вариант подписи. Вы можете также изменить формат нумерации подписей, щелкнув на кнопке Нумерация. Для автоматического формирования подписей щелкните на кнопке Автоназвание.

Для вставки списка в документ установите курсор в то место документа, где намечено построение списка. Выберите команду меню Вставка – Оглавление и указатели и в открывшемся одноименном диалоговом окне выберите вкладку Список иллюстраций. В поле Форматы вы можете выбрать интересующий вас формат подписей, а в поле Название установить вид подписи к иллюстрации.

Задание 12: озаглавьте каждый из имеющихся абзацев вашего текста, используя стили Заголовок 1 и Заголовок 2. Создайте подписи под имеющейся формулой и таблицей. Вставьте в конце созданного документа оглавление и список иллюстраций. Добавьте предметный указатель на те термины в вашем документе, которые вы считаете наиболее значимыми.

5. Специальные функции, позволяющие автоматизировать работу с документом

5.1. Автозамена

Функция Автозамена позволяет не только проверять правописание, но и создавать свой список из сокращенных фраз, наиболее часто используемых в данном документе, например, длинные фразы, сложные названия и т.д.

Для использования этой функции вызовите команду меню Сервис – Автозамена и выберите вкладку Автозамена. В окне Заменить введите сокращенную фразу, которую вы будете в дальнейшем использовать в тексте для замены более длинной фразы (например, ВИТ заменять на «кафедра информатики и технологии программирования»), и установите флажок Заменять при вводе. В окне На: введите текст, на который будет заменяться сокращенная фраза, и нажмите кнопку Добавить. В дальнейшем, если вы наберете в тексте сокращенную фразу, она автоматически заменится на тест, введенный вами в окне На.

В окно На: можно вводить текст путем выделения его в создаваемом документе, если вы считаете, что какую-то фразу в вашем документе вы будете довольно часто использовать, но для ввода с клавиатуры она достаточно громоздка.

Кнопка Удалить на вкладке Автозамена диалогового окна Автозамена позволит вам удалить ненужный в данном тексте элемент для автозамены.

5.2. Автотекст

Вставить в документ текст и графическое изображение можно, используя Буфер Обмена или функцию Автотекст из меню Вставка. Автотекст предоставляет возможность сохранять и использовать один и тот же текст (графику) в документе много раз. Данная функция аналогична функции Автозамена, но используется она для больших объектов.

Создать элемент Автотекст можно с помощью команды меню Вставка – Автотекст – Создать для предварительно выделенного отрывка текста, либо нажав комбинацию клавиш Alt+F3. В открывшемся диалоговом окне Создание элемента автотекста введите имя для создаваемого элемента. Создать элемент Автотекст можно также с помощью команды меню Сервис – Автозамена, выбрав вкладку Автотекст. В окне Образец появится выделенный вами фрагмент текста, а в окне Имя элемента вам будет предложено имя, основанное на первых словах выделенного фрагмента. Вы можете согласиться с предложенным именем или ввести другое.

Для того чтобы в дальнейшем вставить этот элемент в документ, введите его имя и нажмите клавишу F3 или, если вы не помните имя элемента, воспользуйтесь командой меню Вставка – Автотекст – Автотекст и в открывшемся списке отыщите интересующий вас элемент.

Графические изображения можно вставить в документ также с помощью команды меню Вставка – Рисунок.

Задание 13: введите следующий текст, выполнив при этом замену при вводе ВПИ на Волжский Политехнический Институт, а адрес и телефон вставьте, используя функцию Автотекст.

Приглашаем Вас в Волжский Политехнический Институт, расположенный по адресу: г. Волжский, ул. Энгельса 42а. Наш телефон 22-33-44.