Резолюция

Резолюция выражает отношение лица к информации, содержащейся в документе, и дает соответствующие указания. Указания могут носить либо общий, либо конкретный характер. Общие указания выражаются следующим образом:

К руководству

К исполнению

К сведению

Резолюции с конкретными указаниями выражаются в повелительном наклонении или в неопределенной форме глагола и адресуются подчиненным лицам, например:

Срочно примите меры по обеспечению...

Немедленно подготовить письмо...

Резолюция может содержать указания нескольким лицам, а после нее может стоять ремарка, содержащая личное мнение о состоянии дел. Резолюция состоит из следующих элементов: указания фамилии и инициалов исполнителя, содержания действий, срока исполнения (если необходимо), подписи руководителя и даты резолюции. Содержание резолюции должно быть сжатым, но достаточно ясным и четким. Недопустим, например, такой текст резолюции: "Решите, как условились", "Мы уже говорили"и т. д.

Резолюция располагается между адресатом и текстом в правом верхнем углу листа документа, но не на полях, или на любой свободной от текста площади. Чтобы лучше выделить резолюцию, ее следует располагать под углом к линии строки.

Отметка о контроле

Отметка о взятии документа на контроль или контрольная дата исполнения документа помещается на полях слева.

Отметка о поступлении

Отметка о поступлении документа включает сокращенное наименование организации – получателя документа, дату поступления и его индекс. Отметка о поступлении ставится от руки или с помощью средств оргтехники. Этот реквизит помещается в правом нижнем углу первого листа документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из следующих данных: слов "В дело", номера дела по номенклатуре, в которое должен быть подшит документ, даты направления документа в дело, подписи руководителя структурного подразделения или непосредственного исполнителя. Эта отметка ставится на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа, слева:

В дело № 1–18

Подготовлен ответ. Исх № 1–18/520от 20.01.02.

Подпись

Дата

Фамилия исполнителя и номер его телефона

В исходящих документах проставляется отметка о непосредственном исполнителе документа, которая позволяет оперативно решить вопросы, возникшие по содержанию документа. Она состоит из фамилии исполнителя, номера его служебного телефона.

Соловьев 234921

Помещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

В документах, составленных на двух или более листах, второй и последующие листы номеруются.

Фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона следует обязательно указывать на исходящих документах. Инициалы исполнителя не указываются.

Ниже фамилии исполнителя и номера его служебного телефона допускается проставление индекса машинистки (как правило, первая буква фамилии и имени), количества отпечатанных экземпляров и даты печатания, например:

Василевич 27 31 45 ТК4, 10.01.96

Если документ имеет ограничения доступа, на нем указывается место нахождения каждого экземпляра, например:

Иванчикова 29 11 16 ТК 3, 17.03.1996

Экз № 1 – в адрес,

Экз № 2 – в отдел 07;

Экз. № 3 – в отдел 09.