Указание

Под указаниемпонимается распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления; министерствами, ведомствами; организациями по вопросам организационно-методического характера, вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов. Может издаваться при оформлении командировок, наложении взысканий и т.д.

В организациях право издания указания предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделении, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции.

Текст указания, как правило, также состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть раскрывает причины издания документа и обычно начинается устойчивыми формулировками: "Во исполнение...", "В целях...", "В соответствии...".

Распорядительная часть начинается словом ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ. Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строится по схеме: исполнитель (в дательном падеже после ПРЕДЛАГАЮ или в родительном падеже после ОБЯЗЫВАЮ) – действие – срок исполнения.

В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнение документа на должностное лицо (указывается должность, инициалы, фамилия). Если контроль за исполнение берет на себя руководитель, подписавший его, то последний пункт писать не надо. Датой указания является дата подписания. Оформляется на бланках формата А4 или листе бумаги с воспроизведением всех рек визитов документа.

Формуляр-образец состоит из реквизитов: наименование министерства или ведомства; наименование организации (набирается на верхнем регистре); наименование структурного подразделения; название документа – УКАЗАНИЕ; дата, номер (порядковый номер документа в пределах года); место издания – город; заголовок; текст (пишется, как правило, через 1,5интервала); подпись; отметка о согласовании (визы или гриф согласования).

Оформляется указание на общем или специальном бланке формата А4.

Наименование ведомства

НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование структурного подразделения

УКАЗАНИЕ

Дата №(в пределах календарного года)

Место издания (город)

Заглавие выражает краткое содержание, начинается предлогом "О..."

Текст констатирующей части обычно начинается устойчивыми формулировками: "В соответствии", "В целях", "Во исполнение". Нередко дается пересказ акта вышестоящего органа, для исполнения которого издают данный документ, указывают автора документа, его полное название, поисковые данные (номер, дата). Констатирующей части может и не быть.

Распорядительная часть начинается словом ОБЯЗЫВАЮ: (пишется от поля, крупно).

Если согласно законодательству исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в обязанности по должности, то распорядительная часть начинается словом ПРЕДЛАГАЮ.

1.Текст каждого пункта излагается в повелительной форме и строится по схеме: исполнитель (полное наименование долж-ности, инициалы и фамилия) – действие (начинается с глагола в неопределенной форме) - срок исполнения (без слова: срок).

2.В последнем пункте определяется должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением документа.

Наименование должности

лица, подписавшего

документ И.О.Фамилия

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности лица, с которым согласовывается

документ подпись И.О.Фамилия

Дата

Приказ

Приказ(по основной деятельности) – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.

Приказ – основной распорядительный документ. Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т.д.

Приказы издаются только при необходимости. Изменения, дополнения, отмены приказов производятся только приказами. Подготовка проекта приказа включает следующие стадии:

• изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу, проработка информационно-справочных документов предприятия: справок, отчетов, писем;

• подготовка текста документа;

• согласование текста;

• подписание приказа;

• доведение до сведения исполнителей.

Подготовка приказа, как правило, поручается структурному подразделению; группе лиц, отдельному должностному лицу.

Формуляр-образец приказа содержит следующие обязательные реквизиты: наименование организации, издающей документ; код организации-автора документа; название вида документа; дату и регистрационный номер; место издания; заголовок; текст; визы; подпись.

Текст приказа (распоряжения, решения) состоит из констатирующей и распорядительной части.

В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа. Если документ издается на основании (в развитие) распорядительного документа вышестоящего органа, констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, номера и заголовка.

Если распорядительная часть приказа (распоряжения, решения) не нуждается в обосновании, констатирующая часть отсутствует.

Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ (прописными буквами без кавычек) и разбивается на пункты и подпункты. Распорядительная часть приказа заканчивается, как правило, указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения документа или конкретных пунктов документа. В распорядительной части приказа следует избегать неконкретных выражений, таких, как "улучшить", "усилить", "принять меры"и т. д.

Отсутствие указания об ответственном за контроль лице может означать, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издается.

Если приказ отменяет, изменяет или дополняет ранее изданный распорядительный документ или какие-то его положения, последний пункт приказа должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, номера и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: "Считать утратившим силу приказ ...от … №…".

В распорядительный документ не следует включать пункт: "Приказ довести до сведения".Подразделения, должностные лица, до сведения которых доводится документ, перечисляются в списке рассылки, прилагаемом к проекту документа. Это положение не действует при необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников учреждения. В этом случае пункт: "Приказ довести до сведения всех работников" – обязателен.

Документы, издаваемые в развитие распорядительных актов вышестоящих органов, не должны воспроизводить их содержание.

Проекты приказов оформляются на бланках формата А4; не на бланках допускается оформлять решения. Проекты приказов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами. В обязательном порядке приказы, издаваемые в организации, согласовываются с юридической службой. При несоответствии распорядительного документа действующему законодательству юрисконсульт проект не визирует, а дает к нему заключение о законном порядке разрешения рассматриваемый вопросов. При наличии замечаний (дополнений) к проекту, составитель его корректирует.

Согласованный проект приказа (распоряжения, решения) с замечаниями визирующих лиц и заключением составителя на замечания, представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается.

Отметки о наличии приложений как отдельного реквизита в приказах нет. В тексте приказа при упоминании сведений, зафиксированных в приложении, в скобках указывают: "Приложение 1",если их несколько, а если одно, то"См. Приложение",а на самом документе-приложении делается отметка в правом верхнем углу.

Дата приказа – это дата подписания приказа, начала его действия. Подписывает приказ руководитель организации, в его отсутствие – заместитель. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проекте приказа, отсутствует, его перепечатывают.

Внесение изменений и дополнений в приказ после подписания не допускается без разрешения подписавшего документ.

К проекту приказа составляется список рассылки, куда входят подразделения, организации, должностные лица, которых касается приказ.