Предварительное рассмотрение документов
Документы отправленные на рассмотрение находятся в виде "Входящие \ Все по состоянию \ На рассмотрении". Для каждого из руководителей они группируются в соответствующие категории "На рассмотрении у Фамилия И.О.".
Для предварительного рассмотрения, необходимо открыть документ, ознакомится с его содержанием, и направить на рассмотрение руководителю, для этого следует нажать кнопку действий "На рассмотрение".
При этом, в открывшемся диалоговом окне необходимо выбрать руководителя, которому отправить документ на рассмотрение, а также, при необходимости документ может быть поставлен на контроль и выбран ответственный за контроль.
При закрытии документа Notes, в зависимости от режима обработки входящих документов (Одиночный / Пакетный) будут выполнены следующие действия:
Одиночный– документ перейдет в состояние "На резолюции" и руководителю, назначенному на рассмотрение, будет отправлено почтовое сообщение со ссылкой на данный документ.
Пакетный– будет помещен в вид Notes "Входящие \ Все по состоянию \ Назначен на рассмотрение".
Таким же образом, может быть продолжено предварительное рассмотрение других документов.
При предварительном рассмотрении, в документ может быть внесен проект резолюции. Для внесения проекта резолюции необходимо нажать кнопку действий "Проект Рез.".
Дальнейшие действия при внесении проекта резолюции аналогичны действиям при рассмотрении документов в пункте «Рассмотрение документов».
Если режим обработки входящих документов работы "Пакетный", после предварительного рассмотрения всех документов, необходимо выполнить действия по отправлению документов на исполнение.
Рассмотрение документов
Документы отправленные на рассмотрение руководителю находятся в виде "Входящие \ Все по состоянию \ На рассмотрении". Для каждого из руководителей они группируются в соответствующие категории "На рассмотрении у Фамилия И.О.". Также документы, подлежащие рассмотрению, могут быть открыты из почтового сообщения или реестра передачи документов на рассмотрение, посредством использования значка связи с документом.
Руководитель, открыв документ, может не рассматривать его, а перенаправить на рассмотрение другому должностному лицу, для этого ему доступна кнопка действий: "На рассмотрение".
Для рассмотрения, необходимо открыть документ, ознакомится с его содержанием, и внести резолюцию и список исполнителей, для этого следует нажать кнопку действий "Исполнители". В открывшемся окне диалога необходимо внести резолюцию и список исполнителей, включая индивидуальные сроки исполнения и задания на исполнение.
Перечень полей и кнопок в диалоговом окне "Резолюция и создание списка исполнителей":
кнопка выбора текста резолюции из перечня типовых текстов резолюций;
кнопка выбора текста резолюции "К сведению"
поле для ввода текста резолюции;
фамилия руководителя подписавшего резолюцию;
дата резолюции;
поле для выбора категории исполнителей;
поле для выбора фамилий исполнителей;
кнопка добавления выбранного исполнителя в список исполнителей;
кнопка удаления выбранного исполнителя из списка исполнителей;
кнопка редактирования параметров выбранного исполнителя из списка исполнителей;
кнопка внесения изменений в параметры редактируемого исполнителя из списка исполнителей;
текст индивидуального задания на исполнение для добавляемого или редактируемого исполнителя;
признак ответственного исполнителя для добавляемого или редактируемого исполнителя;
индивидуальный срок исполнения для добавляемого или редактируемого исполнителя;
список исполнителей, включает: фамилию руководителя, фамилию исполнителя, индивидуальный срок исполнения и индивидуальное задание на исполнение;
отметка о постановке документа на контроль;
кнопка выбора ответственного за контроль;
отметка о постановке документа на контроль руководителя;
кнопка выбора ответственного за контроль руководителя.
Текст резолюции вводится в поле 3 с клавиатуры, или выбирается из списка типовых текстов резолюций путем нажатия на кнопку 1или 2. Если резолюцию вносит сам руководитель, то в поле 4 автоматически вносится его фамилия, а в поле 5 – текущая дата. Если резолюцию вносит секретарь руководителя, то в поле 4 автоматически вносится фамилия руководителя или имеется возможность выбрать фамилию руководителя, если один секретарь для двух руководителей, а в поле 5 – выбрать дату резолюции.
В поле 6 имеется возможность выбрать категорию исполнителей (руководителей, которые будут назначаться исполнителями). В поле 7 выбирается имя вновь назначаемого исполнителя, устанавливается индивидуальный срок исполнения в поле 14, индивидуальное задание на исполнение в поле 13 и при необходимости признак ответственного исполнителя в поле 12 и нажатием на кнопку "Добавить", переносится в текущий список исполнителей (поле 15). По умолчанию принимается срок исполнения установленный в профиле документа. Для удаления из текущего списка исполнителей, производится нажатием на кнопку "Удалить".
Изменение сроков исполнения и заданий, для выбранного в текущем списке исполнителя, производится в полях редактирования с использованием кнопок "Редактировать" и "Применить".
При необходимости в полях 16 и 18 устанавливается признак постановки документа на контроль, а используя кнопки 17 и 19 выбираются фамилии ответственных за контроль.
Для сохранения списка исполнителей необходимо нажать кнопку "OK", для отмены изменений - "Cancel".
При закрытии документа Notes, в зависимости от режима обработки входящих документов (Одиночный / Пакетный) будут выполнены следующие действия:
Одиночный– документ перейдет в состояние "На исполнении" и исполнителям, будет отправлено почтовое сообщение со ссылкой на данный документ.
Пакетный– документ будет помещен в вид Notes "Входящие \ Все по состоянию \ Назначен на исполнение".
Таким же образом, может быть продолжено предварительное рассмотрение других документов.