Личное дело

Личное дело – совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован нормативами предприятия, по разному решает вопросы их ведения.

Одни организации заводят личные дела на всех сотрудников,другие – наруководителей и ведущих специалистов.

В начале в личное дело помешаются документы, оформленные при приеме на работу. Личное дело работников может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменении образования, семейного положения и т.п.

Каждое дело формируется в отдельной папке. На обложке делают отметки: №дела, фамилия, имя, отчество работника, дата поступления на работу.

Работники, ведущие кадровую документацию, отвечают за правильное оформление личных дел.

Документы рекомендуется включать в личное дело в такой последовательности:

• внутренняя опись документов дела;

• дополнения к анкете (дополнение к личному листку по учету кадров);

• заявление о приеме на работу;

• анкета с фотокарточкой (личный листок по учету кадров);

• трудовой договор (если есть);

• приказ о приеме на работу (копия);

• документы об образовании (копия);

• характеристики или рекомендательные письма.

В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельства, аттестационные листы и т.п.).

Копии приказов о переводах по службе в личное дело не включаются.

На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Каждый документ дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, указывается дата формирования личного дела. Начальная дата – дата заявления о приеме на работу, конечная – дата увольнения.

Личное дело ведется в одном экземпляре. Внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается.

Изъятие документов из личного дела может быть проведено лишь с разрешения руководителя организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за кадровую документацию, где указывается с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан, когда будет возвращен.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов сроком до 15суток с разрешения руководителя. Выдача учитывается по контрольной карточке, которая ставится на место выданного дела. В ней указано: когда, куда и кому выдано дело и ставится подпись лица, получившего дело. При возвращении дела в контрольной карточке указывается дата его возвращения, она вкладывается в дело.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнале должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении номер дела используется для личного дела вновь принятого работника.

Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о чем составляется акт.

Хранятся личные дела в специальных шкафах. Дела располагаются по порядку номеров слева направо, сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников.

Личные дела уволенных в конце года сдаются на хранение в архив учреждения или междуведомственный архив по личному составу, о чем делается отметка в журнале учета личных дел.

Для передачи дел в архив все листы, кроме внутренней описи и листа заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу черным карандашом или нумератором.