Подготовка и работа с исходящими документами

Подготовка и работа с исходящими документами может включать в себя выполнение следующих операций:

• ввод в базу данных новых документов;

• направление документов на согласование;

• согласование документов;

• направление документов на подпись;

• подпись документов;

• регистрацию документов;

• отправление документов адресатам.

Подготовка новых исходящих документов

Для подготовки нового исходящего документа необходимо открыть один из видов содержащих необходимые документы, например "Исходящие \ Письма", и нажать соответствующую кнопку действий, например "Создать новое письмо".

Если в настройке прикладной программы присутствует более одного профиля для выбранного вида документов, то в открывшемся диалоговом окне необходимо выбрать профиль, по которому будет вводиться документ.

После открытия формы, заполнить все реквизиты нового документа. Каждый из видов документов имеет свой набор реквизитов, некоторые из них обязательны для заполнения. Для исходящих писем заполняются следующие реквизиты:

• адресат, может быть введен с клавиатуры, или нажатием на кнопку выбран из справочника корреспондентов;

• индекса дела по номенклатуре дел, нажатием на кнопку выбирается из справочника "Номенклатура дел";

• если готовится ответный документ, ссылка на индекс и дату входящего документа;

• краткое содержание документа;

• текст документа;

• должность и фамилия руководителя, который будет подписывать документ;

• фамилия составителя документа и его служебный телефон.

Если документ подлежит согласованию, необходимо нажать на кнопку действий "Согласующие" и в открывшемся окне диалога сформировать список согласующих:

Имя очередного согласующего выбирается из поля в левой части окна и переносится в текущий список согласующих нажатием на кнопку "Добавить", удаление из текущего списка производится нажатием на кнопку "Удалить". Для каждого согласующего необходимо определить срок согласования (назначается количество дней) и действие программы, в случае если срок истек:

• напомнить- по истечение срока, согласующему будет послано почтовое сообщение с напоминанием;

• согласовать- по истечении срока, документ будет автоматически согласован;

• отклонить- по истечении срока, документ будет автоматически отклонен;

• ничего- по истечении срока, никаких действий предпринято не будет и состояние документа не изменится.

Изменение срока и условий, для выбранного в текущем списке согласующего, производится в нижней строке редактирования посредством кнопок "Редактировать" и "Применить".

Для сохранения списка согласующих необходимо нажать кнопку "OK", для отмены изменений - "Cancel".

Вся информация о согласующих, условиях и состоянии согласования содержится в документе Notes в секции "Информация о согласовании документа".

Если список согласующих сформирован, то нажатием на кнопку действий "На согласование" отправить документ на согласование, при этом документ переходит в состояние "На согласовании", сохраняется в базе данных и закрывается, а первому согласующему посылается почтовое сообщение Notes о необходимости согласовать документ.

Если документ не требует согласования, то нажатием на кнопку действий "На подпись" отправить документ на подпись руководителю, который был назначен на подписание документа.

При закрытии документа Notes, в зависимости от режима обработки исходящих документов (Одиночный / Пакетный) будут выполнены следующие действия:

• Одиночный– документ сохранится в состоянии "Новый" и руководителю, назначенному на подпись, будет отправлено почтовое сообщение о направлении на подпись со ссылкой на данный документ.

• Пакетный– документ сохраниться в состоянии "Новый" и будет помещен в вид Notes "Исходящие \ Все по состоянию \ На подписи".