Лекция 4. Порядок разработки бланков и оформления документов Требования к бланкам документов

Бланки организационно-распорядительных документов должны разрабатываться на бумаге форматов А4 и А5. Применение бланка того или иного формата в каждом конкретном случае определяется объемом текста подготавливаемого документа. Наиболее широко применяются бланки на бумаге формата А4. Формат А5используется для бланков документов, имеющих пять-семь строк текста (письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо, справка и т.д.).

Каждая организация разрабатывает и применяет два основных вида бланков: для писем и общий бланк (для приказов, распоряжений, протоколов, актов и др.). При необходимости в организациях с большим объемом документооборота (министерствах, государственных комитетах и т.д.)могут быть введены бланки структурных подразделений.

Ниже приведены образцы общего бланка и бланка письма (с угловым и продольным расположением реквизитов).

Наименование ведомства,

учреждения, организации

Наименование вида документа

Дата №____

Место составления (издания)

Образец общего бланка с угловым расположением реквизитов

Наименование ведомства, учреждения, организации

Наименование вида документа

Дата №_____

Место составления (издания)

Образец общего бланка с продольным расположением реквизитов

Герб республики Назва ведамства, установы, арганізацыі, прадпрыемства Даведачныя дадзеныя бланка Название ведомства, учреждения, организации, предприятия Справочные данные бланка Дата №______ На №______от

Адресат

Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов

Назва ведамства, установы, арганізацыі, прадпрыемства Даведачныя дадзеныя бланка Дата №_____ На №_______ ад

Герб республики

Наименование ведомства, учреждения, организации, предприятия Справочные данные бланка Адресат

Образец бланка письма с продольным расположением реквизитов

Разработку бланков следует начинать с определения перечня реквизитов, которые должны быть напечатаны на бланке, что необходимо проводить отдельно по каждому виду документов. При изготовлении бланков конкретных видов документов, на них печатаются реквизиты соответствующие только данному виду документов. Применение бланков конкретных видов документов рекомендуется в случаях, когда этих бланков в организациях создается белее 200в год.

Допускается использование должностных бланков. Решение об изготовлении и применении должностного бланка принимается самими организациями (министерствами, государственными комитетами и т.д.).

Бланки документов массового применения, содержащие типовую информацию, как правило, должны иметь трафаретные части текста, которые при оформлении документа дополняются переменной информацией. В целях обеспечения удобства внесения машинописного текста в документы с трафаретным текстом основания смежных строк трафаретного текста должны располагаться друг от друга на расстоянии кратном или равном межстрочному интервалу пишущих машин.

С этой же целью допускается печатать текст машинописным способом в указанные документы со смещением 0,5мм по вертикали.

Организации, в которых общее количество исходящих документов составляет менее 200в год, могут пользоваться при оформлении документов резиновым штемпелем. Состав и расположение реквизитов в штемпеле должны соответствовать требованиям СТБ 6.38-95.

Бланки документов следует печатать на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенных цветов, позволяющих дальнейшее тиражирование документов.

Для облегчения работы с документами рекомендуется на бланках формата А4 наносить отметки для пробивки отверстий дыроколами. Эти отметки располагаются симметрично к оси листа на левом поле бланка, расстояние между центрами отверстий 80±0,5 мм., диаметр отверстий – 6±0,5мм и расстояние от центра отверстия до ближайшего края листа 12±1,0мм.

На бланке документа проставляется предупредительный знак, являющийся знаком внимания для машинистки и свидетельствующий, что до границы нижнего поля бланка осталось 5машинописных строк. Предупредительный знак располагается на левом поле бланка на расстоянии 60мм от нижней границы листа и наносится только на бланки формата А4.

Для облегчения складывания документа перед помещением его в конверт на бланке письма допускается наносить отметки для фальцовки в виде линий по коротким сторонам листа на 105мм от любого края, по длинным сторонам листа на 148,5мм от любого края.

Бланки типовых документов массового применения, как правило, должны иметь трафаретные части текста с постоянной информацией, которые при оформлении документа дополняются переменной информацией.

При печатании документов используются восемь стандартных положений табулятора:

0. от границы левого поля для печатания реквизитов "заголовок к тексту", "текст" (без абзацев), "отметки о наличии приложения", "фамилия исполнителя и номер его телефона", "отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "подпись" и "гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ";

1. после пяти печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2. после 16печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3. после 24печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4. после 32печатных знаков для реквизита "адресат";

5. после 40печатных знаков для реквизитов "гриф утверждения" и "гриф ограничения доступа к документу";

6. после 48печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите "подпись";

7. после 56печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, а также для проставления кодов по ОКПО и ОКУД.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го или 5-го положения табулятора.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст – через один межстрочный интервал.

Для изготовления бланков учреждений типографским способом необходимо составить макет (чертеж) бланка, который строится на основе конструкционной сетки. Чертеж следует выполнять тушью в масштабе 1:1 в строгом соответствии с размерами, указанными в ГОСТ 6.38–90,и он должен точно представлять будущий бланк документа. На чертеже должны быть проставлены: формат бланка, размеры полей, площади каждого реквизита. К чертежу прилагается пояснительная записка, в которой указываются сорт и цвет бумаги, цвет типографской краски, название шрифта и размеры кеглей (для набора реквизитов), перечень реквизитов, исполняемых типографским способом.

При изготовлении бланков следует применять типографские шрифты размером от 6до 16кегля литературной, обыкновенной, газетной гарнитуры. Допустимо выделять наименование учреждения рисованным шрифтом от 6до 24кегля.

Следует учитывать, что в пределах одного бланка применяемые шрифты не должны значительно различаться по размерам. Допускается применять шрифты других гарнитур, при этом необходимо соблюдать следующие условия:

• умеренный контраст между основными и соединительными линиями литер;

• вертикальное начертание литер;

• соблюдение пропорций между толщиной литер типографского набора и машинописного текста.

На бланках документов должны быть предусмотрены поля: левое–20мм, верхнее–не менее 10мм, правое и нижнее – не менее 8мм.

При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в которые будет вноситься машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машин.

Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов печатают на бланке в виде уголков или других обозначений. Кроме того, допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.

Рукопись документа пишется четко и разборчиво на стандартных листах бумаги, не допускается писать карандашом, красными и зелеными чернилами, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, ссылки, исправления Рукописный документ должен содержать все необходимые реквизиты, оформленные в соответствии с установленными требованиями.

При передаче рукописи в печать или на ввод в компьютер составитель указывает необходимое количество экземпляров документа (тираж), требуемый срок исполнения, дату сдачи в печать и подпись, могут быть указаны дополнительные требования к оформлению документа (например, шрифты, качество бумаги и пр.). Это может быть оформлено в виде отдельного сопроводительного документа.

Документы печатаются на одной стороне листа, на двух сторонах допускается печатать только документы со сроком хранения до трех лет.

Длина печатной строки должна соответствовать 64печатным знакам, максимальное количество печатных строк для формата А4 – 41.Для документов, подготовленных на средствах вычислительной и организационной техники, максимальная длина строки и максимальное количество строк определяется параметрами используемого шрифта при сохранении стандартных полей.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150печатных знаков (5строк), его допускается продлевать до границы правого поля.

Страницы документа нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без сокращения ''стр." и без знаков типа "30", "28"Расстояние от номера страницы до обреза листа не должно превышать 15мм. Нумерация документа, состоящего из нескольких страниц, начинается со второй страницы, первая страница не нумеруется. При оформлении документа на двух сторонах листа вторая страница нумеруется при наличии третьей.