Контрольные вопросы к теме №5:

1. Что такое документооборот организации?

2. Укажите стадии документооборота?

3. Что такое регистрация документов?

4. Какие требования предъявляются к регистрации документов?

5. Какие документы не регистрируются в организации?

6. Что такое регистрационный индекс документа?

7. Что такое регистрационная карточка документа?

8. На какие части делится справочная картотека?

9. Какие типовые недостатки в регистрации документов можно выделить?

10. Когда не уничтожаются конверты входящих доку­мен­тов?

11. Как проводится учет количества документов в органи­зации?

12. Как организовывается работа исполнителя с докумен­та­ми?

13. Как регистрируется исполнение документа?

14. Укажите этапы подготовки итоговых документов исполнителем.

15. Какие основные требования к организации контроля исполнения документа?

16. Кто осуществляет контроль за исполнением докумен­тов?

17. Какие сроки исполнения документов существуют?

18. Какие виды контроля исполнения существуют?

19. Что такое номенклатура дел в организации?

20. Какие существуют виды номенклатур?

21. Сколько экземпляров номенклатур составляется в организации?

22. Как формируются дела в организации?

23. Какие существуют правила формирования дел?

24. Как формируются в дела распорядительные документы?

25. Где хранятся сформированные дела?

26. Как производится выдача для работы дел или изъятие документов из дел?

27. Укажите сроки хранения дел.

28. Как составляется опись дела?

29. Какие изменения вносятся в дело по окончании делопроизводственного года?

Тема 6. Корпоративная система электронного документооборота lotus domino/notes Лекция 12. Описание Lotus Domino/Notes

Основные понятия:

Lotus Domino/Notes; процессы совместной работы; документоориентированные базы данных; основные технологии группового программного обеспечения; коммуникации; коллективная работа; система поддержки клиентов; координация процессов; отличия от реляционных баз данных; рабочая область (пространство); закладки; кнопки задач; функции кнопок навигации; функции строки состояния; навигатор; виды (представления), папки; окно предварительного просмотра документа; элементы вида; действия с видами; базы данных и шаблоны баз данных; создание и удаление баз данных; сертификация пользователей и ID-файл пользователя; доступ и управление доступом; уровни доступа к базе данных; документы в базах данных; операции с документами базы данных; электронная почта; действия с письмами; публичная и персональная адресные книги; основные возможности календаря и списка задач.

Lotus Domino/Notes– это мощное, многогранное программное обеспечение (ПО), предназначенное для совместной работы специалистов. Он ориентирован на разработку и выполнение задач, которые требуют комплексного подхода, и прежде всего для автоматизации деловых процессов. Эти процессы могут вовлекать большое количество людей в одной или нескольких организациях, которые часто территориально разобщены: это могут быть сотрудники разных отделов, поставщики и покупатели, которым нужен одновременный доступ к совместно используемым данным и между которыми циркулирует большое количество разнородной и слабоструктурированной информации.

Lotus Notes объединяет в себе целую совокупность технологий:

• средства работы групп людей с совместно используемыми данными в рамках локальных и глобальных сетей;

• документоориентированные базы данных, позволяющие хранить информацию достаточно произвольного формата, включая форматированные тексты, графику и видеоизображения;

• средства разработки прикладных систем;

• средства тиражирования данных и создания территориально распределенных информационных систем;

• встроенные средства электронной почты, позволяющие, в том числе, обеспечивать интеллектуальную маршрутизацию документов;

• средства защиты информации и др.

Реализация систем автоматизации деловых процессов позволяет выполнять задачу внедрения в организациях международных стандартов таких, как ISO 9000.

Вот почему в настоящее время система Lotus Notes рассматривается компанией IBM и миллионами пользователей в качестве ядра коммуникационной архитектуры организаций и основного средства доступа к информации, независимо от ее местонахождения и вида.