Документы

Документ– это единица БД Notes, которая несет основную информативную нагрузку. Документ Notes может содержать информацию в виде текста, форматированного текста, графиков, ссылок, таблиц, OLE объектов и др.

Notes позволяет производить с документами следующие действия:

• Открыть документ.Двойной щелчок мыши на документе в виде.

• Создать закладку (Bookmark) для документаможно несколькими способами:

1. Указателем мыши перетащить документ в левый угол на желаемую папку с закладками.

2. Правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню на нужном документе и выбрать Bookmark.

3. Находясь в виде на документе, выбрать Create – Bookmark.

• Закрыть документ. Выбрать в менюFile – Close или нажатьESC.

• Закрыть текущий документ и открыть следующий.НажатьENTER.

• Выполните следующие шаги, чтобы увидеть документ в окне предварительного просмотра:

1. выделить документ;

2. выбрать в меню View – Document Preview – Show Preview или View – Document Preview – Arrange Preview, чтобы определить расположение окна.

• Изменить размер окна предварительного просмотра. Выбрать в менюView – Document Preview – Zoom Previewили указателем мыши перетащить границу окна.

• Из ответного документа посмотреть родительский в окне предварительного просмотра. Для этого необходимо: Открыть ответный документ, затем выбрать в менюView – Parent – View.

• Посмотреть связь (link), найденный в документе в окне предварительного просмотра. Выбрать в меню View – Document Link Preview.

• Закрыть окно предварительного просмотра. Снять выделение View – Document Preview – Show preview.

• Навигация по документу:

Ctrl + HOME– подняться в самое начало;

Ctrl + END– опуститься в конец документа;

PAGE UP; PAGE DOWN– листать постранично;

HOME; END– в начало/конец строки и т.д.

Создание и редактирование документа. Тип документа, который вы можете создать, зависит от текущей БД. Например, в почтовой базе можно создать документ типа Memo (Новое сообщение), Tasks (Задачи) и др. Для создания нового документа, выберите в менюCreate – (Тип документа). Чтобы иметь возможность просмотреть этот документ позже, необходимо сохранить его посредствомFile – SaveилиCtrl + S.

Пользователь может создавать документы, если имеет уровень доступа Depositor, Authorили выше.

Для изменения документа, его нужно перевести в режим редактирования:

• В меню Actions – Edit Document;

• Ctrl + E;

• Двойной щелчок мыши в уже раскрытом документе.

Редактировать документ можно и в окне предварительного просмотра посредством двойного щелчка мыши в окне.

Можно вернуть последние изменения:

• В меню Edit – Undo(действие);

• Ctrl + Z.

Для копирования, вырезания, удаления и вставки данных в документ необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить информацию.

2. Выбрать в меню:

• Edit – Copyдля копирования (Ctrl + C);

• Edit – Cutдля вырезания (Ctrl + X);

• Edit – Clearдля удаления.

3. Если информация скопирована или вырезана, нужно щелкнуть мышкой на место, куда необходимо ее вставить; выбрать в меню Edit – Paste или Paste Special (горячие клавиши: Ctrl + V).

Для выбора шрифта необходимо:

1. Перевести документ в режим редактирования;

2. Выделить текст;

3. Выбрать в меню Text – Text Properties;

4. Щелкнуть на первой левой закладке;

5. Выбрать шрифт, размер, стиль и цвет.

В режиме редактирования можно сделать орфографическую проверку посредством Edit – Check Spelling.

Для использования остальных возможностей Notes (создание таблиц, графики и т.д.) пользуйтесь командами меню.