- •Содержание
- •Тема 1. Документы в процессе управления: основные понятия. Термины и определения 9
- •Тема 2. Основные требования к оформлению документов 19
- •Тема 3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 61
- •Тема 4. Документы по личному составу 100
- •Тема 5. Ведение делопроизводства в организациях 117
- •Тема 6. Корпоративная система электронного документооборота lotus domino/notes 140
- •Тема 7. Прикладная программа "делопроизводство" 176
- •Тема 1.Документыв процессе управления: основные понятия. Термины и определения Лекция 1. Введение в делопроизводство
- •Лекция 2. Классификация и стандартизация управленческих документов
- •Классификация и виды документов
- •Унификация и стандартизация документов
- •Контрольные вопросы к теме №1:
- •Тема 2. Основные требования к оформлению документов Лекция 3. Требования нормативно-правовой базы
- •Лекция 4. Порядок разработки бланков и оформления документов Требования к бланкам документов
- •Оформление реквизитов документов Общее понятие реквизитов документа
- •Государственный герб республики
- •Наименование вышестоящего органа, наименование организации и структурного подразделения
- •Эмблема организации
- •Почтовый адрес отправителя, коммуникационные и коммерческие данные
- •Место составления или издания документа
- •Код организации и код документа
- •Вид документа
- •Заголовок к тексту
- •Адресат и дата документа
- •Гриф согласования и Виза
- •Подпись
- •Отметка об утверждении
- •Отметка о наличии приложения
- •Резолюция
- •Отметка о контроле
- •Отметка о поступлении
- •Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
- •Фамилия исполнителя и номер его телефона
- •Отметка о переносе данных на машинный носитель
- •Отметка о заверении копии
- •Общие рекомендации к оформлению реквизитов
- •Оформление таблиц в документах
- •Лекция 5. Рекомендации к подготовке текстов документов
- •Контрольные вопросы к теме №2:
- •Тема 3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
- •Лекция 6.Составление и оформление организационных документов
- •Инструкция
- •Положение
- •Штатное расписание
- •Лекция 7.Составление и оформление распорядительных документов
- •Решение
- •Распоряжение
- •Указание
- •Выписка из приказа
- •Постановление
- •Лекция 8.Составление и оформление информационно-справочных документов
- •Протокол
- •Докладная (служебная) записка
- •Объяснительная записка
- •Справка
- •Телеграмма
- •Телефонограмма
- •Контрольные вопросы к теме №3:
- •Тема 4.Документы по личному составу Лекция 9. Особенности документов по личному составу
- •Заявление о приеме на работу
- •Приказ по личному составу
- •Академия управления при президенте республики беларусь приказ
- •03.02.02 №8-К
- •Г.Минск
- •Выписка из приказа
- •Оформление трудовой книжки
- •Вкладыш к трудовой книжке
- •Дубликат трудовой книжки
- •Внесение изменений в записи трудовой книжки
- •Выдача трудовой книжки при увольнении
- •Личное дело
- •Личные карточки
- •Контрольные вопросы к теме №4:
- •Тема 5. Ведение делопроизводства в организациях Леция 10.Организация документооборота
- •Работа исполнителя с документами
- •Регистрация документов и построение справочного аппарата
- •Контроль исполнения документов
- •Лекция 11. Номенклатура дел, формирование и оформление дел Номенклатура дел в организации
- •Формирование дел в организации
- •Контрольные вопросы к теме №5:
- •Тема 6. Корпоративная система электронного документооборота lotus domino/notes Лекция 12. Описание Lotus Domino/Notes
- •Программное обеспечения групповой работы (Groupware)
- •Элементы Notes и начало работы
- •Виды и папки
- •Базы данных
- •Документы
- •Лекция 13. Электронная почта Lotus Notes и адресная книга
- •Работа с почтой
- •Использование адресной книги
- •Календарь и Список задач
- •Контрольные вопросы к теме №6:
- •Тема 7. Прикладная программа "делопроизводство" Лекция 14. Назначение и особенности программы
- •Условия применения
- •Описание программы
- •Подготовка и работа с входящими документами
- •Предварительное рассмотрение документов
- •Рассмотрение документов
- •Отправление документов на исполнение
- •Исполнение документов
- •Перенос сроков исполнения
- •Подготовка и работа с исходящими документами
- •Подготовка новых исходящих документов
- •Отправление документов на подпись
- •Согласование документов
- •Рассмотрение и подпись исходящих документов
- •Регистрация исходящих документов
- •Отметка об отправке документов
- •Подготовка и работа с внутренними документами
- •Подготовка новых внутренних документов, согласование и подписание
- •Отправление документов на утверждение
- •Утверждение документов
- •Регистрация внутренних документов
- •Определение исполнителей, направление на исполнение документов
- •Контроль исполнения документов
- •Постановка документов на контроль
- •Снятие документов с контроля
- •Отчетность по результатам исполнения
- •Архивирование документов
- •Автоматическая архивация документов
- •Архивация документов вручную
- •Литература
Академия управления при президенте республики беларусь приказ
03.02.02 №8-К
Г.Минск
О приеме на работу,
переводе и увольнении
1. ПРИНЯТЬ НА РАБОТУ
1.1. АНДРЕЕВА Сергея Петровича, доктора экономических наук, профессора, принять на работу на должность заведующего кафедрой гражданского права и процесса с 03.02.02 с окладом согласно штатному расписанию и надбавкой к должностному окладу 60%.
Основание. Заявление Андреева С.П., согласие проректора по учебной работе.
2. ПЕРЕВЕСТИ
2.1. Мишину Татьяну Степановну, библиотекаря 1 категории, перевести с 10.02.02, с ее согласия, на должность библиографа, с окладом согласно штатному расписанию и надбавкой к должностному окладу 30%.
Основание. Заявление Мишиной Т.С., согласие первого проректора.
3. УВОЛИТЬ
3.1. Дроздову Алису Семеновну, бухгалтера 1 категории учетно-финансового управления, уволить 20.02.02 в связи с переводом на другую работу.
Основание. Заявление Дроздовой А.С., согласие начальника управления
Ректор подпись П.Д.Кухарчик
визы уполномоченных лиц
При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения работника, за какой период предоставлен отпуск.
При увольнении работника с работы в приказе указывается причина увольнения со ссылкой на конкретную статью Трудового кодекса Республики Беларусь и дата увольнения, в основании к приказу (пункту) дается ссылка на заявление работника об увольнении, при увольнении по инициативе администрации – ссылка на докладную записку руководителя подразделения.
9.Фамилии, имена и отчества пишутся полностью.
10.Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами.
11.К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.
Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров. Нумеруются приказы в течение календарного года.
Приказы вступают в силу с момента их подписания. Но иногда есть пункты со своими сроками вступления в силу. Например, приказ подписан 27сентября, а назначение работника на должность произведено 4октября.
Начальник ОК или работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом. Сотрудник должен поставить свою визу: "С приказом ознакомлен", подпись работника, дата ознакомления.
Приказы оформляются на бланках формата А4.
Срок хранения приказов 75лет.
Состав реквизитов приказа по личному составу: наименование министерства или ведомства (при необходимости); название организации; название вида документа; место издания (город); дата, номер; заголовок; текст (может делиться на пункты: первый вариант– пункты могут начинаться с глаголов: ПРИНЯТЬ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПЕРЕВЕСТИ (пишутся крупными буквами, от левого поля, с открытой пунктуацией), затем с красной строки фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого распространяется действие приказа; текст может быть в формализованном виде;второй вариант оформления текста – распорядительные пункты начинаются фамилией, именем и отчеством сотрудника, затем действие (глагол перевести, принять, уволить) и далее текст пункта); основания к пунктам; подпись; визы согласования заинтересованных лиц; подписи сотрудников, ознакомленных с приказом; отметка о направлении в дело.
Часто из ПРИКАЗА делаются выписки.