Докладная (служебная) записка

Это документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога "о" ("об"). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги.

Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.

Пример оформления внешней докладной записки:

Министерство образования Республики Беларусь Отдел образования Администрации Октябрьского р-на		Генеральному директору Завода точного машиностроения Петрову И.И.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 19.05.02 №15 г. Минск
О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха для детей

Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 2002г., мною 13мая с.г. был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.

Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако, в корпусе №1необходимо вставить стекла, корпус №2нуждается в ремонте.

Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.

Заведующая отделом ПодписьН.И.Пирогова

Объяснительная записка

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т.д.), или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения. Без его получения на работника нельзя накладывать дисциплинарные взыскания.

Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие и дополняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель.

Объяснительная записка, где объясняются причины поведения, поступки, ситуации, составляются отдельными работниками. Как и внутренние докладные записки, они могут оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Подписываются такие записки составителями, воспроизводятся те же реквизиты что и во внутренней докладной записке.

Наименование министерства или ведомства НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ Наименование структурного подразделения	Наименование должности адресата с включением названия организации (в дательном падеже) Фамилия И.О.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Дата
Заголовок начинается с предлога "О чем..."

Текст объяснительных записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства, четкие разъяснения.

Наименование должности лица,

подписавшего документ подпись И.О.Фамилия

В дело 00-00

Дата

Подпись

Письмо

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, которые служат средством общения с учреждениями, частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь. Письмо должно составляться в том случае, когда невозможно решить вопрос другими способами (личная беседа, телефонный разговор).

Существует много видов служебных писем. Письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требуют ответа. Письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание, не требуют ответа.

Письма оформляются на специальных бланках для писем формата А4 и А5, в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланке формата А5(заголовок не пишется, текст можно печатать через 1,5или 1интервал). Название вида документа – письмо – не пишется. Применение бланков с продольным расположением реквизитов для оформления писем не рекомендуется.

Письма адресуются в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации. Реквизит "Адресат" оформляется с 4положения табулятора (32печатных знака от левого поля). Если письмо адресуется организациям или в ее структурное подразделение, то они пишутся в именительном падеже.

Письмо освещает один вопрос. Это упрощает работу с документом (регистрация, исполнение, контроль). Несколько вопросов излагается в одном письме только в случае их взаимосвязанности.

Факты, события излагаются объективно, полно, ясно. Неточности, допущенные в изложении и оформлении текста, могут лишить документ юридической силы.

Текст письма состоит из вводной и основной частей. В водной части указываются причины, послужившие для составления письма, даются ссылки на факты, документы и т.д. В основной части излагаются цели: просьба, предложение, сообщение, отказ... Письмо может состоять только из основной части("просим выделить 4машины для обслуживания гостей фестиваля").

Все логические элементы письма выделяются абзацами. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение, надо избегать ненужных сокращений. Текст, как правило, излагается: от третьего лица единственного числа – "ОРГАНИЗАЦИЯ СООБЩАЕТ"; от третьего лица множественного числа – "ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ КОЛЛЕКТИВ И УЧЕНИКИ ШКОЛЫ ПРИГЛАШАЮТ"; от первого лица единственного числа – "ПРОШУ"; от первого лица множественного числа "ПРОСИМ".

Начало письма может иметь варианты обращения: Уважаемый Николай Петрович! Николай Петрович! Господин Петров! Уважаемые господа! (когда не известны имена получателей письма). Уважаемый господин Петров!

Письмо оформляется в двух экземплярах (факс – в одном). Первый экземпляр – на бланке, первый экземпляр отправляют адресату, второй – в дело.

К тексту письма могут прилагаться документы. В этом случае после текста (через 1,5-2интервала) пишется слово Приложение (от начального поля, с большой буквы). Текст примечания пишется столбиком, через 1интервал. Если примечаний несколько, то они нумеруются арабскими цифрами, отделяются друг от друга двумя интервалами.

Исходящие письма должны быть завизированы заинтересованными должностными лицами, визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, которая остается на предприятии. Виза состоит из элементов: название должности (от поля), личная подпись (от левого поля), расшифровка подписи – инициалы, фамилия – 2положение табулятора (16печатных знаков от левого поля), дата (от левого поля). Элементы визы отделяются друг от друга 1,5-2интервалами.