1. Изучение рынка сырья и материалов

С целью оптимизации процесса закупок предприятия изучают рынок сырья и материалов. Оптимальность произведенных закупок означает приобретение материальных ресурсов нужного качества, в необходимом количестве, в требуемое время, по приемлемой цене и у надежного поставщика. Для реализации этой задачи необходимо иметь возможно полную информацию об имеющихся на рынке сырье и материалах, их качественных характеристиках, соответствии требованиям покупателя.

Исследования рекомендуется проводить на рынках, обеспечивающих в настоящее время потребности в материальных ресурсах; рынках, используемых поставщиками; рынках полностью или частично заменяемых продуктов; новых рынках. Необходимую информацию предоставляют общедоступные и сравнительно недорогие источники:

• газеты,

• радио,

• телевидение,

• Интернет,

• выпускаемые торгово-промышленными палатами и поставщиками специализированные журналы и каталоги,

• обзоры состояния конъюнктуры рынков,

• биржевые бюллетени,

• технические справочники и др.

Более полные сведения можно получить при непосредственном контакте с производителями, поставщиками, при посещении выставок, ярмарок. Информация, полученная в ходе исследований, должна давать представление о конъюнктуре рынка материальных ресурсов, соотношении спроса и предложения, потенциальных поставщиках, условиях поставок и их приемлемости, возможности замены материалов и храниться в архиве предприятия, ориентированном по поставщикам либо по видам материалов.

2. Составление плана закупок материально-технических ресурсов

Разработка плана закупок материально-технических ресурсов способствует более успешному решению проблем снабжения производства необходимыми сырьем, материалами, комплектующими, энергией и другими ресурсами. Главная задача этого плана — определение оптимальной потребности предприятия в материальных ресурсах для осуществления производственной и коммерческой деятельности. При этом различают потребность к расходу и потребность к завозу.

Потребность к расходу характеризует количество материальных ресурсов, необходимых предприятию для выполнения плана производства, для ремонтно-эксплуатационных нужд, капитального строительства, научно-исследовательских работ, проводимых на предприятии, и др.

Потребность к завозу показывает, какой объем материальных ресурсов должно получить предприятие из внешних источников.

План закупок состоит из двух частей:

• расчет потребности в материально-технических ресурсах;

• составление балансов материально-технического снабжения.

Для определения потребности в материальных ресурсах предприятия используют в основном

• методы прямого счета,

• метод учета складских остатков материалов,

• экономико-статистические методы.

Определение потребности методами прямого счета предполагает использование простых традиционных методов:

• подетального и поиздельного;

• определения потребности по аналогии;

• по типовому представителю и др.

В качестве исходной базы для расчетов используются следующие данные:

• производственные планы и программы,

• конструкторские спецификации,

• нормы расхода материалов,

• предположительные отклонения от нормативной схемы деятельности.

Подетальный и поиздельный методы предполагают расчет потребности путем умножения планового объема работ на действующую норму расхода соответствующего материала:

, (119)

где П_м — потребность предприятия в определенном виде материала;

В — установленный на плановый период объем производства изделий (деталей) i-ro вида;

H_i — норма расхода материала на i-e изделие (деталь);

n — количество видов изделий (деталей), для которых используется данный материал.

Достоинством метода является высокая достоверность результатов расчетов. К недостаткам относится чрезвычайная трудоемкость и длительность расчетов потребности по развернутой номенклатуре и широкому ассортименту, включающим десятки и сотни конкретных позиций.

Метод аналогии используется для определения потребности в материалах при производстве новых видов продукции, когда установлены нормы расхода материалов. Новые изделия при мощи соответствующих коэффициентов приравниваются к изделиям, имеющим обоснованные нормы расхода материалов:

, (120)

где Н_а — норма расхода материала на аналогичное базовое изделие;

В — планируемый объем выпуска нового изделия;

К — коэффициент, учитывающий особенности потребления материала при производстве нового изделия.

Определение потребности по типовому представителю, то есть по изделию, которое наиболее полно отражает расход материалов на всю представляемую им группу продукции, характерно для многономенклатурного производства. При этом потребность в материалах может быть определена по формуле:

, (121)

где Н_Т — норма расхода материала на типовой представитель;

В — планируемый объем выпуска всех изделий данной группы.

Суть метода учета складских остатков материалов заключается в контроле за движением производственных запасов и их постоянным пополнением до некоторого установленного уровня, что достигается регулированием сроков поставок или размеров партий заказов.

При определении потребности экономико-статистическими методами используются данные прошлых периодов (динамические ряды производительного потребления или закупок прошлых лет), которые обрабатываются с помощью математико-статистических методов (экспоненциального сглаживания, скользящей средней, регрессионного анализа и др.) с последующей экстра­поляцией выявленной тенденции на будущий период. Например, при использовании моделей многофакторного регрессионного анализа отбираются факторы, оказывающие влияние на величину потребности. Эта зависимость выглядит следующим образом:

у = f (х₁, х₂, х₃,..., х_n), (122)

где у — потребность в материалах на плановый период;

х₁, х₂, х₃,..., х_n — факторы, влияющие на потребность.

Выбор метода определения потребности зависит от профиля предприятия, вида закупаемых изделий, возможностей хранения продукции на предприятии, системы контроля за состоянием запасов.

В случае, когда планируются рост объемов производства, выпуск новых изделий, возникает потребность в материалах пополнения незавершенного производства, которая рассчитывается по следующей формуле:

(123)

где НП_пл — объем незавершенного производства на конец планового периода;

НП_0Ж — ожидаемый объем незавершенного производства на начало периода;

Н — норма расхода материала на изделие;

n — количество наименований изделий.

Помимо потребности в сырье и материалах при разработке плана закупок определяется потребность в топливе и энергии, и оборудовании и запасных частях к нему.

Составной частью плана закупок является определение потребности предприятия в материальных ресурсах на образование производственных запасов сырья и материалов, необходимых для осуществления текущей деятельности.

На завершающем этапе подготовки плана закупок составляются материальные балансы, в которых потребности предприятия в материальных ресурсах увязываются с источниками их покрытия. Основными источниками удовлетворения потребности предприятия в материальных ресурсах являются внутренние ресурсы, ожидаемые остатки сырья и материалов на начало планового периода и завоз со стороны.

На необходимые виды материально-технических ресурсов отдел снабжения составляет спецификации. В спецификации указывается наименование материала, его качественные и количественные характеристики и стандарты.

Существуют и другие способы описания потребностей, касающиеся в основном продукции, параметры качества которой выходят за рамки установленных стандартов. Это описание «по торговой марке», по образцам, по назначению или выполняемым функциям, по техническим условиям.

Описание «по торговой марке». Этот способ часто используется в мировой практике и предполагает готовность покупателя положиться на честность и репутацию поставщика. Как правило, товары, имеющие торговую марку, несколько дороже аналогичных, не имеющих таковой.

Описание «по образцам». Используется, когда другие способы описания неприменимы. Качество товара в этом случае устанавливается в соответствии с определенным образцом.

Описание «по назначению или выполняемым функциям». Определяется основная функция, которую должна выполнять необходимая предприятию продукция. При этом за поставщиком остается право принятия решения относительно того, как наилучшим образом удовлетворить заявленную функциональную потребность.

Описание «по техническим условиям». Применяется, когда на данные товары отсутствуют стандарты и существуют особые требования к их качеству. Как правило, это характерно для продукции, требующей высокой степени точности производства. Необходимая техническая документация может быть разработана покупателем самостоятельно или при содействии производителя.

Использование какого-либо конкретного способа описания или их сочетания зависит главным образом от типа приобретаемых товаров.

Определение специфицированной потребности позволяет предприятию выбрать потенциальных поставщиков необходимой продукции. Закупки могут производиться напрямую у производителей, через оптово-посреднические организации, небольшими партиями в магазинах розничной торговли. Отечественные предприятия предпочитают не пользоваться услугами посредников, так как они дорого обходятся. Но и возможности закупки на предприятиях-производителях ограничены

• размером партии отгрузки — не ниже заказной нормы, соответствующей, как правило, транзитной норме — минимальному количеству продукции, принимаемому изготовителем к единовременной отгрузке получателю одной партии и равному грузоподъемности транспортного средства;

• режимом отгрузки;

• порядком расчетов за продукцию;

• условиями ее транспортировки.

При непрерывном производственном цикле, значительных объемах потребления и стабильной потребности, наличии хороших подъездных путей, складского хозяйства потребитель может рассчитывать на прямую связь с изготовителем.

При закупках материально-технических ресурсов возможны

• транзитные поставки продукции, то есть, минуя базы и склады снабженческо-сбытовых организаций,

• и складские поставки, когда снабжение осуществляется со складов оптовика. При складском снабжении потребитель несет дополнительные расходы на складскую переработку, хранение и доставку продукции со складов и баз оптовика.

В последние десятилетия в экономически развитых странах получили распространение прогрессивные системы снабжения «Kanban» и «Just in time», ориентированные на конкретную потребность производства. Эти системы относят к оперативным, так как они предполагают оперативную связь между поставщиком и потребителем.

Система «Kanban» была разработана и впервые в мире реализована в Японии фирмой «Toyota». Сущность данной системы заключается в том, что снабжение всех производственных подразделений предприятия происходит в том количестве и к такому сроку, которые необходимы для выполнения заданий этих подразделений. Таким образом, подразделения не имеют законченного плана и графика работы, а жестко связаны конкретным заказом подразделения-потребителя и оптимизируют свою деятельность в рамках этого заказа. Производственный план формируется каждый день, и это позволяет гибко реагировать на изменения рыночной конъюнктуры. Контроль за ходом производства осуществляется путем регистрации карт, находящихся в обращении. Они бывают двух видов:

• карточки производственного заказа

• и карточки отбора.

В карточке производственного заказа указывается количество деталей, которое должно быть изготовлено на предшествующем производственном участке, в карточке отбора — количество деталей, которое должно быть взято на предшествующем участке обработки. Каждый предыдущий по технологической цепочке участок работает в соответствии с поступившим по карточке заказом.

В отличие от традиционных систем организации и снабжения производства данная система предполагает сотрудничество с ограниченным кругом поставщиков на долговременной основе. Повышенные требования предъявляются к качеству закупаемых материальных ресурсов и к срокам поставок.

Анализ опыта применения системы «Kanban» известными машиностроительными фирмами показывает, что она дает возможность существенно уменьшить запасы предприятий: производственные запасы — на 50%, товарные запасы — на 8%.

Система «Just in time» предполагает поставку необходимых материальных ресурсов к месту их производственного потребления в требуемом количестве и в нужное время, минуя промежуточные склады. Это позволяет свести нежелательные запасы к минимуму. Данная система охватывает все аспекты деятельности предприятия, включая снабжение, производство и сбыт продукции.

Традиционная политика закупок предполагает наличие запасов материальных ресурсов «на всякий случай», для удовлетворения непредвиденного спроса. Кроме того, запасы позволяют сглаживать недостатки в организации и управлении производством. Система «Just in time» с ее минимальным уровнем запасов побуждает к постоянной рационализации производства. При этой системе задание доводится до последнего звена производственной цепи — склада готовой продукции, минуя другие подразделения предприятия. От склада готовой продукции задание последовательно поступает в подразделения, осуществляющие операции на предшествующих стадиях технологического цикла. Производитель не имеет законченного плана и графика работы и связан с конкретным заказом потребителя. Детализация планов производится непосредственными исполнителями работ с учетом объема полученного задания и сроков его исполнения.

Система «Just in time» предполагает эффективное партнерство с единственным источником снабжения на основе долговременного контракта. Закупки осуществляются, как правило, мелкими партиями. Главное требование к поставщику — обеспечение высокого качества поставляемой продукции. Брак практически недопустим. Функции контроля качества и приемки возлагаются на поставщика, так как продукция в основном поступает в производственное потребление «с колес».

Тесное сотрудничество производителей с поставщиками предусматривает совместное участие в проектировании изделий, изменении их конструкторских характеристик в целях снижения себестоимости.

Использование методов «Kanban» и «Just in time», как свидетельствует мировой опыт, позволяет существенно снизить запасы предприятия, сократить длительность производственного цикла, повысить гибкость производства.