7.2. Классификация затрат рабочего времени менеджеров

Использование рабочего времени работников аппарата управления предприятия должно оцениваться в соответствии с классификацией, разработанной Научно-исследовательским институтом труда (рис. 1).

Рис. 1. Классификация затрат рабочего времени служащих

Все рабочее время служащих (время, в течение которого работник должен находиться на работе) принято делить на две части: время работы и время перерывов. Время работы - все то время, в течение которого работник занят деятельностью, имеющей отношение к управлению предприятием. Время перерывов охватывает всю остальную часть рабочего времени (когда работник не занят деятельностью, имеющей отношение к управлению).

В свою очередь, время работы подразделяется на время выполнения должностных обязанностей и время выполнения работ, не предусмотренных должностными обязанностями. Эти обязанности должны быть зафиксированы в специальном документе; чаще всего им является должностная инструкция. Все, что выходит за рамки должностных обязанностей, представляет для данного работника несвойственную работу. Причины ее выполнения могут быть различны: временное отсутствие постоянного исполнителя работы, недостаточная его квалификация, отсутствие четкости в распределении должностных обязанностей и др. Дальнейшее деление времени выполнения работ, не соответствующих должностным обязанностям, на какие-либо составные части классификационной схемой не предусмотрено.

Время выполнения должностных обязанностей складывается из времени подготовительно-заключительной работы, времени основной работы и времени обслуживания рабочего места. Подготовительно-заключительная работа включает в себя операции и трудовые действия, неизбежно связанные с началом и завершением выполнения какого-то конкретного задания. К нему могут быть отнесены, например, получение задания, составление отчета о выполнении работы, считка и правка отпечатанного материала, сбор подписей и виз на подготовленном документе.

Обслуживание рабочего места выражается в самообеспечении конторско-канцелярскими принадлежностями, подборе и доставке необходимых документов, раскладывании на рабочем месте в начале рабочего дня предметов труда и уборке их по его окончании, наведении порядка на рабочем месте.

Основной работе дать определение довольно сложно. В данном случае под ней понимают те функции, ради выполнения которых соответствующая должность введена и которые представлены в должностной инструкции. Основная работа может иметь различный характер и содержание. Принято выделять три ее вида: организационно-административную, творческую и техническую работу.

Организационно-административная работа - это работа по организации трудового процесса в коллективе и управлению деятельностью людей (административный труд).

Творческая работа, которая может быть индивидуальной и коллективной, объединяет элементы деятельности, связанные с анализом тех или иных сторон работы производственной системы, поиском и выработкой оптимальных технических, экономических, организационных и других решений (эвристический труд).

Техническая работа представляет собой выполнение регулярно повторяющихся, стереотипных, несложных операций, имеющих назначением главным образом информационное обеспечение управленческих и производственных подразделений предприятия (операторный труд).

Время перерывов складывается из времени регламентированных перерывов и времени нерегламентированных. Регламентированные - это необходимые, заранее планируемые перерывы. Сюда относятся перерывы на отдых и перерывы на личные надобности.

Перерывы на отдых предназначены дня предотвращения утомления и поддержания нормальной работоспособности. Величина перерывов на отдых должна дифференцироваться для различных категорий служащих в зависимости от тяжести, напряженности их труда, а также его монотонности. Пока нормативные значения перерывов на отдых для различных должностей еще не разработаны, хотя примерные рекомендации для ряда случаев имеются.

Перерывы на личные надобности - это время, затраченное на личную гигиену и естественные надобности. От характера труда это время не зависит и устанавливается для всех категорий работников в размере 10 минут в смену (при значительном удалении мест общего пользования от рабочих мест оно увеличивается до 15 минут).

В целом время перерывов на отдых и личные надобности может быть рекомендовано для подавляющего большинства служащих в среднем в размере 6-6,5% сменного фонда рабочего времени. При 8-часовом рабочем дне это составляет немногим более 30 минут.

Нерегламентированные перерывы бывают двух видов: вызванные нарушением трудовой дисциплины и вызванные нарушением режима работы. И те, и другие являются прямыми потерями рабочего времени.

К перерывам, вызванным нарушением трудовой дисциплины, относятся опоздания на работу, самовольные отлучки с рабочего места, преждевременный уход с работы, сверхнормативный отдых, длительные разговоры и телефонные переговоры неслужебного характера, выполнение в рабочее время различных личных дел.

Перерывы, вызванные нарушением режима работы, или, что то же самое, перерывы по организационно-техническим причинам могут быть связаны, например, с несвоевременной выдачей задания, задержкой в получении необходимой документации, неисправностями технических средств, ожиданием и поисками необходимых работников и т.п.

В соответствии с рассмотренной схемой классификации и осуществляется систематизация данных, полученных с помощью наблюдений или других методов изучения рабочего времени. При анализе этих данных необходимо иметь в виду, что наиболее явным недостатком в использовании рабочего времени, подлежащим искоренению в первую очередь, являются нерегламентированные перерывы (потери времени), и их причины, устранить выполнение несвойственных должности работ. Никаких нормативов времени на подготовительно-заключительную работу и обслуживание рабочего места ни в универсальном варианте, ни для отдельных профессионально-должностных групп работников нет. Однако существуют определенные разумные пределы.

Например, когда на любой из этих видов работ тратится, допустим, по 2-4% фонда времени, с этим согласиться можно, но если соответствующие затраты времени составляют 15-20%, считать их оправданными нельзя и следует детально разобраться в причинах такого положения.