§ 20. Документальное оформление и учет

поступления материалов

Сырье и материалы поступают в организацию:

- от поставщиков по договорам купли-продажи, поставки, иным договорам в соответствии с действующим законодательством;

- от подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета;

- путем изготовления материалов силами организации;

- от списания пришедших в негодность основных средств;

- в счет вклада в уставный фонд организации;

- безвозмездно, в том числе по договору дарения.

Отгрузка материалов поставщиками оформляется товарно-транспортной или товарной накладными, к которым прикладываются соответствующие сопроводительные документы, предусмотренные договорами купли-продажи, поставки и иными аналогичными договорами (спецификации, сертификаты и др.).

Порядок приемки, регистрации, проверки поступающих материалов, прохождения и акцепта расчетных документов устанавливает организация.

Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на получение материалов (формы N М-2 или N М-2а). Доверенности от имени юридического лица подписываются его руководителем, главным бухгалтером и заверяются печатью организации.

В доверенности указываются: дата выдачи и срок ее действия, перечень материалов, подлежащих получению. Бухгалтерия организации выдает доверенность в одном экземпляре под расписку получателю на основании заявок руководителей структурных подразделений организации или уполномоченных лиц распоряжением руководителя организации (форма N М-21п). В заявке приводится информация, необходимая бухгалтерии для выписки доверенности. Паспортные данные выписываются из паспорта, предъявляемого работником предприятия при получении доверенности.

Форма N М-2а

ДОВЕРЕННОСТЬ

Выдачу доверенностей регистрируют в журнале учета выданных доверенностей (форма N М-3). Страницы журнала нумеруются, прошнуровываются. На последней странице указывается общее количество страниц в журнале и ставится печать.

Принятые материалы доставляются на склад организации и сдаются материально ответственному лицу, который проверяет соответствие количества и качества материалов данным товарно-транспортных или товарных накладных. При отсутствии расхождений принятые материально ответственным лицом производственные запасы оформляются в одном экземпляре приходным ордером (форма N М-4п).

Материальные ценности приходуют в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, в штуках). Если материалы поступают в одной единице измерения, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения. При этом сначала записывается количество в единице измерения, указанной в документах поставщика, затем в скобках - количество в единице измерения, в которой материалы будут отпускаться со склада.

При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными разрешается приходовать материалы без выписки приходного ордера. В этом случае на товарно-транспортной или товарной накладных проставляется штамп, содержащий основные реквизиты приходного ордера (номер, дату и др.). Здесь же материально ответственное лицо расписывается в получении груза.

На массовые однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допускается составлять приходный ордер в целом за день. При этом на каждую отдельную приемку материалов в течение дня делаются записи на обороте ордера, которые в конце дня подсчитываются, и общий итог записывается в приходный ордер.

В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным, указанным в сопроводительных документах поставщика, приемку материалов производит комиссия (в составе комиссии должен присутствовать представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации), которая оформляет акт о приемке материалов (форма N М-7п), служащий основанием для предъявления претензий поставщику. Акт составляется в двух экземплярах для бухгалтерии и отдела снабжения с целью отправки претензионного письма поставщику или транспортной организации.

Форма N М-21п

ЗАЯВКА

НА ПОЛУЧЕНИЕ ДОВЕРЕННОСТИ

Форма N М-3

ЖУРНАЛ

УЧЕТА ВЫДАННЫХ ДОВЕРЕННОСТЕЙ

Форма N М-4п

ПРИХОДНЫЙ ОРДЕР

Форма N М-7п

АКТ

О ПРИЕМКЕ МАТЕРИАЛОВ

Акт оформляется также при приемке материалов, поступивших в организацию без документов поставщика (неотфактурованные поставки). В случае оформления акта о приемке материалов приходный ордер не составляется.

Материалы, поступающие из собственных цехов организации (неиспользованные материалы, отходы, полученные от ликвидации основных средств, прочих предметов, от брака, и т.п.), приходуются на склад по накладной на внутреннее перемещение материалов (форма N М-13п), составляемой в двух экземплярах материально ответственными лицами складов (кладовых) цехов, сдающими ценности.

Поступление материалов на склад организации без использования счетов 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей" отражают в учете следующими бухгалтерскими записями:

Содержание операции	Корреспонденция счетов
	дебет	кредит
На стоимость поступивших материалов	10	60
На сумму расходов, связанных с доставкой материалов	10	60, 69, 70, 76 и др.
На сумму НДС, указанную в расчетно-платежных документах поставщика	18	60
На стоимость поступивших материалов, приобретенных через подотчетных лиц	10	71
На стоимость возвращаемых неиспользованных материалов, возвратных отходов, материалов, оприходованных при проведении ремонтов	10	20, 23
На стоимость сдаваемых материалов от неисправимого брака	10	28
На стоимость материалов, внесенных учредителями в счет вкладов в уставный фонд	10	75
На стоимость оприходованных материалов от разборки основных средств	10	91
На стоимость безвозмездно полученных материалов, а также оприходованных излишков материальных ценностей, выявленных при инвентаризации	10	92
На стоимость материалов, поступивших из переработки	10	10

Форма N М-13п

НАКЛАДНАЯ

НА ВНУТРЕННЕЕ ПЕРЕМЕЩЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ

Поступление материалов на склад организации с использованием счета 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей" отражают следующим образом:

Содержание операции	Корреспонденция счетов
	дебет	кредит
На стоимость материалов, поступивших от поставщиков (без учета НДС)	10	60
На сумму НДС, указанную в счете поставщика	18	60
На сумму расходов, связанных с погрузкой, разгрузкой, доставкой материальных ценностей	16	60, 69, 70, 76 и др.

В случае приобретения материальных ценностей за иностранную валюту за пределами Республики Беларусь при наличии таможенного контроля и таможенного оформления датой совершения операции, на которую производится пересчет таможенной стоимости ввозимых материалов, считается дата таможенного оформления (графа А) грузовой таможенной декларации, а при отсутствии таможенного контроля и таможенного оформления - дата поступления этих ценностей, указанная в накладной (ТТН, CMR).

В бухгалтерском учете данная операция отражается следующим образом:

Содержание операции	Корреспонденция счетов
	дебет	кредит
Приняты к бухгалтерскому учету материалы по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату таможенного оформления (дату поступления, зафиксированную в накладной)	10	60
Отражен НДС, уплачиваемый при ввозе (в случаях, установленных законодательством)	18	51, 68

Оплата стоимости материалов отражается по дебету счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и кредиту счета 52 "Валютные счета". Возникающая курсовая разница отражается по дебету счета 97 "Расходы будущих периодов" и кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" в случае роста курса иностранной валюты. При снижении курса иностранной валюты составляется обратная бухгалтерская запись.

Недостачи и порча, выявленные при приемке товарно-материальных ценностей, учитываются на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Недостача и порча в пределах норм естественной убыли в бухгалтерском учете отражается следующим образом:

Содержание операции	Корреспонденция счетов
	дебет	кредит
Выявлена недостача при приемке материалов в пределах норм естественной убыли	94	60
Списана недостача материалов в пределах норм естественной убыли	10, 15, 16	94

Недостачи и потери сверх норм естественной убыли в соответствии с планом счетов учитываются по фактической себестоимости на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" субсчет "Расчеты по претензиям".

В фактическую себестоимость включают:

- стоимость недостающих и испорченных материалов по ценам поставщика (без НДС). По подакцизным товарам в стоимость включают акцизы;

- сумму транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к недостающим и испорченным материалам, которая определяется умножением стоимости недостающих и испорченных материалов на процент транспортно-заготовительных расходов, сложившийся на момент списания;

- сумму НДС, относящуюся к стоимости недостающих и испорченных материалов и транспортным расходам, связанным с приобретением материалов.

Содержание операции	Корреспонденция счетов
	дебет	кредит
Отражена фактическая себестоимость недостач, если они обнаружились после совершения записей на счетах учета материально-производственных запасов	76-3	10, 18
Отражена фактическая себестоимость недостач в момент приемки	76-3	60
На сумму поступивших платежей от поставщиков материально-производственных запасов в счет образовавшейся недостачи	51, 52, 55	76-3
На оприходование материально-производственных запасов, поступивших от поставщиков, в счет образовавшейся недостачи	10	76-3
На сумму НДС по оприходованным материалам	18	76-3
На сумму убытков, во взыскании которых отказано судом	92	76-3

При отсутствии оснований для предъявления претензии (при форс-мажорных обстоятельствах) суммы недостач и потери от порчи списываются в дебет счета 92 "Внереализационные доходы и расходы" с кредита счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" субсчет "Расчеты по претензиям".

Если на момент обнаружения недостачи, порчи расчеты не были произведены, оплата производится за вычетом стоимости недостающих и испорченных материалов по вине поставщика. При этом неоплаченные суммы на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" субсчет "Расчеты по претензиям" не отражаются.