3. 2. Нормативно-методическая база управленческой документации
Функции управления тесно связаны с преобразованием, анализом и оценкой информации. Основным носителем информации является документ – материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством юридическую силу. Документ является средством подтверждения хозяйственных операций и широко используется для оперативного управления.
Совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления, представляет систему документации, ориентированную на выполнение определенных функций.
Документооборот – схема прохождения документов в установленной последовательности при оформлении хозяйственных операций и обработке учетных данных.
Документы классифицируются по ряду признаков:
характеру информации: первичные и результатные;
отношению к объекту управления: входящие и исходящие;
сфере деятельности: плановые, учетные, банковские, и т.д.
содержанию хозяйственных операций: материальные, денежные, расчетные;
назначению: распорядительные, исполнительные, оправдательные, комбинированные;
способу использования: разовые и накопительные;
числу учитываемых позиций: однострочные и многострочные;
способу заполнения: вручную или с помощью средств автоматизации.
Форма и содержание управленческих документов организации регламентируется нормативно-методической базой, создаваемой государственными органами. Под нормативно-методической базой управленческих документов понимается свод законов, нормативно-правовых и методических документов, регулирующих процессы их создания, обработки и хранения.
Данная база содержит:
Законодательные акты РФ в сфере информации и документации.
Государственные стандарты на управленческую документацию. Стандарты регламентируют форму и содержание большинства документов, циркулирующих на предприятии. Документы, разработанные в соответствии с этими стандартами, называются унифицированными.
Унификация систем документации может осуществляться на различных уровнях: межотраслевом (государственном), отраслевом, уровне предприятий.
На межотраслевом уровне создается унифицированная система документации (УСД), в которую входят [19]:
единая система конструкторской документации (ЕСКД);
единая система технологической документации (ЕСТД);
унифицированная система форм статистической информации;
унифицированная система документации бухгалтерского учета и отчетности и др.
В соответствии со стандартами в РФ создано восемь унифицированных систем документации:
Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.
Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий.
Унифицированные системы организационно-распорядительной документации.
Унифицированные системы отчетно-статистической документации.
Унифицированные системы банковской документации.
Унифицированные системы документации Пенсионного фонда РФ.
Унифицированные системы документации по труду.
Унифицированные системы внешнеторговой документации.
В соответствии с принципами создания унифицированных систем документации, реально действующие управленческие документы соответствуют формуляру-образцу, разработанного для той или иной системы документации.
Рис.3.2. Структура документа
Расположение основных реквизитов в документе осуществляется по трем частям: заголовочной, содержательной и оформительской, в которой выделяют 6 зон:
В зонах размещаются след. реквизиты:
зона 1 - наименование предприятия, его почтовый адрес, банковские реквизиты;
код формы и гриф её утверждения;
зона 3 – наименование и коды постоянных для документа реквизитов-признаков.
зона 4 – название документа, дата составления
зона 5 - табличная часть документа, содержащая наименования строк, граф и их значения. В таблице выделяют утолщенными линиями реквизиты, вводимые в ПК;
зона 6 – подписи юридических лиц, отвечающих за правильность составления документов, дата заполнения документов.
Юридическую силу документу придает оформительская часть.