3.4. Особенности электронного обмена данными (эод) и организация электронного документооборота

Электронный документ – это бумажный документ, введенный в компьютер для обработки. Финансовые электронные документы могут снабжаться электронной подписью. Электронные документы бывают структурированными и тогда они находятся в базе данных и неструктурированными, содержащими тексты на естественном языке. Электронные потоки информации на предприятии представлены на рис. 3.5.

Рис.3.5 Схема электронного документооборота

Документооборот – это прохождение документов по соответствующим отделам до сдачи их в архив. Электронный документооборот может появиться либо в результате ввода бумажного документа с клавиатуры или сканера, либо из глобальной сети, либо из локальной сети сторонней организации.

Функции систем электронного документооборота состоят в следующем:

1. Хранение электронных документов в архиве.

Носители электронных документов характеризуются двумя параметрами:

• стоимостью хранения 1 мегабайта информации;

• скоростью доступа к информации.

Задача заключается в выборе оптимального носителя.

2. Организация поиска документов.

Существуют два типа поиска:

а). Атрибутивный поиск: каждому документу присваивается набор идентифицирующих его атрибутов. Поиск документа осуществляется путем сравнения значений этих атрибутов со значениями в документах, находящихся в архиве. Примерами атрибутов могут служить: код поставщика, код или фамилия служащего, время создания документа и т. д.

б). Полнотекстовый поиск: документ отыскивается по словам, входящим в сам документ.

Для поиска известного документа используется атрибутивный тип, для неизвестного - полнотекстовый.

3. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа. Каждый документ должен иметь список пользователей, имеющих право доступа к нему.

4. Маршрутизация и передача документов.

Одна из важных функций системы документооборота состоит в маршрутизации и контроле исполнения. Маршрутизация сообщений - в системе электронного документооборота - это построение схемы, согласно которой они передаются с одного рабочего места в другое.

Известны следующие системы маршрутизации:

• свободная маршрутизация: последовательная или параллельная. При последовательной маршрутизации документ проходит от одного пользователя к другому, а при параллельной - он одновременно поступает к нескольким пользователям;

• свободная маршрутизация с контролем исполнения. Под контролем понимается:

-контроль доставки документа;

-контроль исполнения (выдача извещения, что задание выполнено);

-мониторинг задания (кто и что сейчас делает с заданием).

• маршрутизация по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения.

• система электронной почты.

Рис.3.6 Виды преобразований информации

Документы могут существовать одновременно в нескольких видах, переходя из одного вида в другой (рис.3.6.) В каком виде должен храниться документ, решает пользователь, исходя из стоимости и времени поиска документа, а также стоимости передачи документа от одного рабочего места к другому.

3.5. Состав и организация внутримашинного информационного обеспечения.

Под внутримашинным информационным обеспечением понимают систему специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиск, передаче, в виде, удобном для восприятия техническими средствами.

Различные виды организации данных приведены на рис.3.7. Исторически первой появилась файловая организация данных, ориентированная на обработку с помощью языков программирования под управлением какой-либо операционной системы

Файл – это именованная совокупность однородной информации по составу и последовательности полей, записанной на машинный носитель. Информационные файлы могу храниться в памяти компьютера и на машинных носителях.

Рис. 3.7. Структура внутримашинного обепечения

Информационные файлы и их роли в машинной обработке и технологии классифицируются следующим образом:

• постоянные файлы – относятся к категории нормативно-справочных, и содержат относительно редко меняющуюся информацию. В их состав входят классификаторы, справочники, каталогов. В файлах классификаторов хранятся коды и тексты показателей хозяйствующего субъекта. Они формируются до начала эксплуатации системы, в процессе работы обновляются и изменяются.

• оперативные (переменные) файлы включают переменную информацию, которая поступает в систему от управляемого объекта и характеризует как состояние внешней среды, так и сам процесс управления объектом. Чаще всего текущие файлы образуются на основе первичных документов, например, файл отчетных авизо, расчета проекта плана поступления налога с оборота и т.п.

• промежуточные файлы возникают на этапах решения задач и выполняют роль механизма, передающего информацию от задачи к задаче или внутри задач.

• выходные файлы хранят информацию, полученную в резуль­тате обработки исходной информации. Они содержат совокупность показателей, необходимых для анализа и принятия управленческих решений на уровне руководителей подразделений_, например дан­ные по лицевым счетам, численности работающих, фонду заработ­ной платы и т.л.

• хранимые файлы чаще всего формируются на основе выход­ных и содержат информацию, необходимую для обработки в будущих отчетных периодах, сопоставления данных за разные отчетные периоды, расчетов нарастающим итогом,

• служебные файлы содержат вспомогательную информацию, необходимую для обработки всех остальных видов файлов.

Все виды файлов составляют информационный фонд компью­терной системы и представляют собой динамичную совокупность взаимосвязанных элементов информации. Создание единого ин­формационного фонда обеспечивает систематизацию и унифика­цию показателей, позволяет установить терминологическое единст­во, однозначность описаний и связей между показателями во внутримашинном ИО.

Для поиска файлов на машинном носителе создаются каталоги. Каталоги представляют собой оглавление машинного носителя, в которые записываются краткие сведения о файле (его имя, расши­рение, длина в байтах, дата и время создания или последнего обновления)_, и выполняется поиск нужного файла. Кроме главного каталога может быть создано любое количество подкаталогов. В подкаталоги объединяются файлы, относящиеся к одной тематике.

Подкаталогам также присваиваются имена по тем же правилам, что и файлам. Такая организация упрощает и ускоряет поиск информа­ции на машинном носителе, облегчает работу пользователя.

Пофайловый подход в создании информационного фонда отве­чает принципу локальной организации данных и используется при незначительных объемах информации.

Однако файловая система обладает рядом серьезных недостатков, первый из которых - это чрезмерная избыточность данных, являющаяся причиной высоких затрат на их корректировку, а второй - это высокая зависимость прикладных программ от изменения структуры файлов. Файловые системы используются для хранения слабо структу­рированных данных или в тех случаях, когда детализацию их логической структуры целесообразно оставить исполнительной про­грамме.

Для информационных систем целесообразна организация хранения хо­рошо структурированных данных, доступных различным прикладным программам, которые включают массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между пользователями. Такой более сложной организацией хранения данных является база данных,

База данных — это организованная в соответствии с определенными правилами и поддерживаемая в памяти компьютера именованная совокупность данных, которая характеризует актуальное состояние некоторой предметной области.

Пользователями компьютерной БД могут быть различные прикладные; программы, программные комплексы, специалисты предметной области выступающие в роли потребителей.

Организация баз данных должна решать целый ряд проблем и обеспечивать:

• полноту хранимой информации для выполнения всех функции управления и решения экономических задач;

• целостность хранимой информации, т.е. непротиворечивость данных при вводе информации в компьютер;

• своевременность и одновременность обновления данных во всех копиях данных;

• гибкость системы, т.е. ее адаптируемость к изменяющийся информационным потребностям,

• реализуемость системы, обеспечивающая требуемую степень сложности структуры ИО;

• релевантность ИО, под которой подразумевается способность системы осуществить поиск и выдавать информацию, точно соответствующую запросам пользователей;

• удобство языкового интерфейса, позволяющее быстро формулировать запрос к данным;

• разграничение прав доступа, т.е, определение для каждого пользователя доступных типов записей, полей, файлов и видов операций над ними.

Организация данных в базе данных требует предварительного моделирования, т.е. построения логической модели данных.

Модель данных — это некая абстракция, которая, будучи приложима к конкретным данным, позволяет разработчикам и пользователям трактовать их уже как информацию — сведения, содержащие не только данные, но взаимозависимость между ними. Главное назна­чение модели данных — систематизация разнообразной информации, отражение ее свойств по содержанию, структуре, объему, связям, динамике с учетом удовлетворения информационных потребностей всех категорий пользователей.

К классическим моделям представления данных относят иерархическую, сетевую и реляционную. Реляционная база данных представляет собой набор двумерных таблиц.

Проектирование реляционной БД состоит из трех самостоятельных этапов:

• концептуального;

• логического;

• физического.

На этапе концептуального проектирования определяется состав данных, которые должны храниться в БД, проводится их анализ и структурирование.

Логическое проектирование - разрабатываются структуры таблиц, связи между ними, определяются ключевые реквизиты.

На этапе физического проектирования определяются способы физического хранения базы данных, т.е., на каких устройствах она будет храниться, какой объем памяти требуется для её хранения, будет ли она локальной, централизованной или распределенной.

В случае расположения на одном компьютере БД является локальной, при расположении общей базы данных на сервере – централизованной, при расположении на нескольких компьютерах, соединенных сетью, - распределенной. Локальные базы и банки данных предназначены для организации информационного обслуживания пользователей, работающих с небольшими объемами данных при решении несложных задач. Системы распределенных баз данных состоят из набора узлов, связанных вместе коммуникационной сетью, в которой:

• каждый узел обладает своими собственными системами баз данных;

• узлы работают согласованно, поэтому пользователь может получить доступ к данным на любом узле.

(Более подробно компьютерные технологии работы с базами данных рассматриваются в четвертой главе).

Развитие баз данных привело к появлению хранилищ данных.

Хранилище данных (ХД) – это предметно-ориентированный, неизменяемый и поддерживающий хронологию набор данных.

• предметная ориентированность хранилищ данных означает, что данные представляют предметы, а не процессы;

• неизменяемость означает, что данные накапливаются, а не обновляются;

• поддержка хронологии означает, что данные привязаны ко времени, т.к. они копятся на протяжении длительного периода.

Моделью данных в ХД служат гиперкубы, т.е. многомерные базы данных, в ячейках которых находятся анализируемые данные [19].

Усложнение информационных структур, обрабатываемых с помощью компьютера привело к созданию баз знаний.

Знания – это закономерности предметной области (законы, принципы, зависимости), полученные в результате практической деятельности и профессионального опыта, позволяющие специалистам ставить и решать задачи в этой области.

Знания также как и данные являются информационным ресурсом и хранятся в компьютере в соответствии с разработанной моделью. В результате получают базу знаний. Под базой знаний понимают совокупность знаний, накопленных человеком в определенной предметной области, выраженную с помощью некоторой модели. Существуют различные модели представления знаний, среди которых наиболее популярными являются:

• продукционные модели (деревья вывода);

• семантические сети (ассоциативные сети),

• деревья целей;

Работа с базами знаний – это одно из направлений искусственного интеллекта, целью которого является разработка инструментальных средств, позволяющих решать задачи, традиционно считающиеся интеллектуальными.

Подробно базы знаний и хранилища данных рассматриваются в главе 4: «Информационные технологии в системах управления».

Следует запомнить:

• Информационное обеспечение отражает информацию, характеризующую состояние управляемого объекта и служащую основой для принятия управленческих решений.

• Информационное обеспечение делится на внемашинное и внутримашинное

• Основным носителем информации при компьютерной обработке является документ.

• Автоматизированная обработка информации позволяет получать различные ведомости, где ин­формация расположена по группировочным реквизитам-признакам. Для выполнения группировок необходимо кодировать эти группировочные реквизиты условными обозначениями, для чего используются различные классификаторы.

• Существует несколько способов организации внутримашинной информации: файлы, базы данных, хранилища данных, базы знаний.