4.6. Интегрированные программные пакеты

Для выполнения своих функциональных обязанностей управленческим работникам приходится решать задачи делопроизводства, составления отчетов, поиска информации, ввода и обновления информации. Нередко приходится решать задачи финансового анализа фирмы, выполнения экономических расчетов. Для эффективной реализации всех этих задач рациональнее использовать не отдельные программы, а интегрированные программные пакеты.

Интеграция (лат. integratio) – связывание (объединение, слияние) отдельных программных продуктов, взаимодействующих между собой на уровне обмена информацией. Программы, входящие в интегрированный пакет имеют общий интерфейс, что облегчает работу пользователя. Назначение интегрированных офисных программных пакетов – обеспечить комплексное решение управленческих задач, автоматизировать выполнение рутинных операций.

Наиболее известным примером интегрированных офисных программ является Microsoft Office, содержащий следующий набор программ: текстовый процессор Word, табличный процессор Excel, системe управления базами данных Access, системe подготовки презентаций PowerPoint, личный менеджер информации Outlook, настольную издательскую систему Publisher, и ряд других полезных приложений.

Существует ряд других интегрированных офисных систем, таких, как WordPerfect Office фирмы Corel, Lotus SmartSuite компании IBM, StarOffice фирмы Sun Microsystems и другие.

4.7. Автоматизированные информационно-поисковые системы

Помимо структурированных данных, обработка которых производится с помощью СУБД, существуют большие объемы неструктурированной информации: организационно-распорядительные документы, законодательные документы, другая текстовая информация. Для поиска документов, необходимых пользователю, созданы автоматизированные информационно-поисковые системы.

Информационно-поисковая система (ИПС) – единое хранилище документов, содержащее в себе средства поиска и выдачи необходимой пользователю информации.

Поисковые задачи, для решения которых разработаны специальные информационно-поисковые системы (ИПС) в начале периода использования компьютеров в экономике занимали незначительный объем. В основном задачи такого рода решались в библиографических, патентных, правовых и других сферах. Однако вместе с развитием электронного документооборота, а также глобальной, локальных и других сетей ситуация кардинально стала меняться. Наличие электронных архивов, больших хранилищ данных, ресурсов Интернет стимулировали разработку соответствующих инструментальных средств, что существенно повлияло на статус информационно-поисковых систем. (Одинцов)

Информационно-поисковые системы можно разделить на две группы, в зависимости от способа организации хранения информации и механизма поиска:

• системы на основе индексирования;

• навигационные системы.

В навигационных, или гипертекстовых, системах хранимые документы снабжаются специальными навигационными конструкциями, или гиперссылками, соответствующими смысловым связям между документами, или частями одного документа.

В системах на основе индексирования содержание каждого хранимого документа отображается в поисковое пространство. Процесс отображения документа в поисковое пространство называется индексированием, смысл этого процесса в том, что каждому документу присваивается индекс – поисковый образ документа. Пользователь отыскивает нужную информацию, формируя поисковый образ запроса (ПОЗ). Поиск документов осуществляется в соответствии с поисковым образом запроса (ПОЗ), среди документов, описанных в форме поискового образа документа (ПОД). И ПОЗ и ПОД представляются с помощью специального языка.

Информационно-поисковый язык (ИПЯ)— знаковая система, предназначенная для описания основного смыслового содержания текстов (документов) или их частей, а также для выражения смыслового содержания информационных запросов с целью реализации информационного поиска.

Примером информационно-поискового языка является язык библиографического описания, который служит средством идентификации текстов и используется в алфавитных каталогах, картотеках и библиографических указателях. В его составе — библиографические элементы (фамилии авторов, заглавия, названия учреждений, периодических изданий и т. п.). Другим примером информационно-поискового языка являются языки обращений к поисковым системам Yandex или Google.

Основными элементами ИПЯ являются алфавит, лексика и грамматика[26].

Алфавит ИПЯ – система знаков, используемых для записи слов и выражений информационно-поискового языка;

Лексика- совокупность слов, словосочетаний и выражений, используемых для построения запросов;

Грамматика ИПЯ – совокупность средств и способов построения лексических единиц.

По способу организации различают следующие информационно-поисковые языки:

• классификационные;

• дескрипторные.

Первыми системами поиска документов были классификационные ИПЯ, т.е. информационно-поисковые каталоги, основанные на классификации сведений по определенной предметной области. В этих каталогах документы классифицировались по предметным заголовкам. Каждая предметная рубрика получала определенный цифровой или буквенно-цифровой код. Содержание документа индексировалось перечислением кодов тех рубрик, которые отражали темы документа.

Дескрипторные информационно-поисковые языки (ДИПЯ) построены на том, что основное смысловое содержание документа может быть выражено списком ключевых слов. К ключевым словам относятся полнозначные слова - существительные, глаголы, прилагательные, наречия, местоимения.

На основе информационно-поисковых языков дескрипторного типа построены современные полнотекстовые информационно- поисковые системы, которые содержат в себе интуитивно понятный и эффективный инструментарий поиска. К таким системам относятся автоматизированные информационные системы по законодательству.

Автоматизированная информационная система по законодательству (АИСЗ) – это программный комплекс, включающий в себя массив правовой документации и инструментарий для работы с ним. Инструментарий позволяет производить поиск документов, формировать подборки, осуществлять печать документов.

АИСЗ обладают следующими достоинствами:

• в АИСЗ предоставляется доступ к полным текстам документов;

• в информационно-поисковых языках АИСЗ учитываются контекстные связи;

• тексты нормативных актов подвергаются юридической обработке, при которой к тексту добавляются: комментарии специалистов, ссылки на предыдущие версии, связанные документы, решения судов и др.

В настоящее время наиболее распространенными АИСЗ являются «Консультант Плюс», «Гарант» и «Кодекс».

Эти и другие существующие на российском рынке АИСЗ программные продукты включают следующие уровни данных:

• федеральное законодательство;

• местное законодательство;

• ненормативные материалы (консультации экспертов, бланки деловых бумаг, проспекты эмиссии ценных бумаг коммерческих банков и др.)