Тема 16. Организация учета медицинского имущества

СЛАЙД 4. Введение

На всех этапах развития человеческого общества существовала потребность учета труда, его средств и продуктов, хозяйственных и других процессов. Учет является одной из основных функций управления и тесно взаимосвязан с контролем и анализом. Так, с его помощью осуществляют контроль за производством и распределением материальных благ и, тем самым, воздействуют на развитие хозяйственной деятельности общества.

В широком смысле учет представляет собой систему наблюдений, количественных и качественных изменений, отражение и обобщение хозяйственных процессов целью контроля и управления ими в интересах хозяйствующих субъектов.

Предметом учета является объективная реальность, совокупность вещей и явлений, которые называются объектами учета. Содержанием учета, как функции управления, является измерение, сбор и обработка различной информации.

Для управления деятельностью медицинских и фармацевтических организаций требуется различная информация, содержание которой, периодичность поступления, способы сбора и передачи в органы управления обусловливаются ее назначением. Такая информация содержится в учетных и отчетно-заявочных документах.

СЛАЙД 5. 1. Общие положения по учету материальных средств

1.1. Понятие о хозяйственном учете

Для обеспечения эффективности управления непрерывно повторяющимися процессами производства, распределения, обмена (обращения) и потребления, необходим целый ряд сведений, которые получают с помощью хозяйственного учета.

СЛАЙД 6. Процесс хозяйственного учета состоит из нескольких этапов (стадий). Прежде всего, это наблюдение за хозяйственными явлениями и процессами, затем их измерение в определенных числовых показателях. Полученные показатели необходимо зарегистрировать и систематизировать. С помощью хозяйственного учета получают данные о результатах деятельности организации, отрасли, экономики страны в целом. Хозяйственный учет позволяет получить сведения о наличии материальных, трудовых и финансовых ресурсов, о финансовых результатах деятельности организации.

СЛАЙД 7. Единицы измерения и исчисление ресурсов и процессов в учете называются учетными измерителями. В хозяйственном учете применяются три вида измерителей: натуральные, трудовые и денежные.

Натуральные измерители (кг, м, шт. и др.) позволяют измерять материальные ресурсы в натуральном виде. С их помощью ведут учет материальных средств и объемов выполненной работы. Использование натуральных измерителей ограничено, так как они позволяют учитывать только однородные объекты.

Трудовые измерители (час, день, месяц и др.) применяются для измерения времени, затраченного на выполненную работу. С их помощью нормируются задания, начисляется заработная плата, рассчитывается производительность труда.

Денежные измерители служат для измерения в денежной оценке разнородных предметов. С их помощью начисляется себестоимость продукции (работ, услуг), определяется финансовый результат деятельности предприятия, составляются отчеты и балансы. Денежные измерители позволяют получать обобщающие показатели, которые невозможно получить, используя натуральные или трудовые измерители.

В хозяйственном учете учетные измерители часто применяются в различных сочетаниях: натуральный измеритель с денежным, денежный с трудовым и т.д.

СЛАЙД 8. К традиционным видам хозяйственного учета в зависимости от характера данных, методов их получения и способов группировки относят три вида: оперативный, статистический и бухгалтерский.

Оперативный учет имеет чрезвычайно широкую базу и связан с оперативным планированием и управлением. Он используется в целях текущего руководства. Примером этого учета могут служить сведения о ежедневных явках и неявках на работу работников предприятия по данным в табеле учета рабочего времени, сведения о выпущенной продукции и т.д.

Статистический учет – это, главным образом, учет однородных массовых явлений и процессов, который дает им обобщенную характеристику и выражает закономерность развития. С помощью этого вида учета контролируются выполнение планов экономического и социального развития, наличие трудовых и материальных ресурсов и их использование, выявляются резервы для повышения производительности труда, ускорения внедрения новой техники.

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации об активах, обязательствах, доходах и расходах организации и их изменениях в стоимостном выражении. Основополагающие характеристики бухгалтерского учета представляют информационную систему, назначение которой измерять, обрабатывать и обобщать учетно-экономическую информацию, главным образом финансового характера, т.е. выраженную в стоимостных измерителях. Такая информация используется для выработки и поддержки управленческих решений.

Все виды хозяйственного учета взаимозависимы и взаимосвязаны и составляют единую систему народно-хозяйственного учета.

СЛАЙД 9. 1.2. Цель, задачи и функции учета

Цель учета – формирование своевременной, качественной информации о хозяйственной деятельности, необходимой для подготовки, обоснования и принятия оптимальных управленческих решений.

Задачами учета являются:

• формирование полной и достоверной информации о хозяйственных и финансовых процессах, результатах деятельности;

• контроль за наличием и движением материальных средств, использованием материально-сырьевых, топливно-энергетических, трудовых и финансовых ресурсов;

• выявление резервов повышения эффективности хозяйственной и финансовой деятельности;

• подготовка данных для составления отчетно-заявочной документации;

• определение хозяйственных и финансовых результатов деятельности.

СЛАЙД 10. Учет выполняет ряд функций, основными из которых являются: контрольная; информационная; обеспечения сохранности собственности; обратной связи; аналитическая.

Контрольная функция учета осуществляется по следующим направлениям:

• выполнение планов по объемам поставок, отпуска, реализации, расходования и наличия материальных средств;

• рациональное и эффективное использование материальных средств, трудовых и финансовых ресурсов;

• анализ хозяйственной деятельности;

• снижение затрат и издержек, связанных с обеспечением материальными средствами;

• составление установленной отчетности.

Одной из главных функций учета является информационная функция. Учет фиксирует и накапливает обобщающую и аналитическую информацию о состоянии и движении материальных средств, хозяйственных процессах, о конечных результатах хозяйственной деятельности, которая используется для выработки обоснованных управленческих решений.

СЛАЙД 11. Функция учета по обеспечению сохранности собственности тесно связана с контрольной функцией. Формой практической реализации этой функции является инвентаризация материальных средств, которая позволяет определить изменения, происшедшие в составе и структуре материальных, денежных и других ресурсов.

Учет выполняет функцию обратной связи, без которой невозможна деятельность системы управления. С помощью обратной связи осуществляется контроль за выполнением плановых показателей, норм и нормативов, за использованием всех видов ресурсов, устанавливаются различные недостатки, выявляются резервы.

Аналитическая функция учета тесно связана с информационной, ее важность определяется использованием для анализа хозяйственной деятельности достоверной и юридически обоснованной информации. Реализация этой функции позволяет проводить анализ по всем разделам учета, в том числе по использованию всех видов ресурсов, производимым затратам и т.п.

СЛАЙД 12. 1.3. Основы организации учета материальных средств

Учет материальных средств в стране ведется в целях:

• своевременного обеспечения соответствующих должностных лиц и органов управления различных уровней достоверными данными о наличии, движении и качественном (техническом) состоянии материальных средств, для планирования хозяйственной деятельности;

• контроля за сохранностью, законностью, целесообразностью и эффективностью расходования (использования) материальных средств;

• подготовки исходных данных для составления отчетно-заявочных документов.

Справочно. Под «движением» материальных средств понимается их прием, отпуск (выдача), передача (сдача) и списание с учета.

СЛАЙД 13. Учет должен быть своевременным, полным, достоверным и точным. Основное назначение учета состоит в обеспечении полной сохранности и законности использования по предназначению материальных средств.

Организация и общее руководство учетом материальных средств в медицинской (фармацевтической) организации осуществляется ее руководителем непосредственно или через заместителей.

Руководитель организации отвечает за состояние учета всех материальных средств, в т.ч. МИ, и своевременное представление в вышестоящие органы управления установленной отчетно-заявочной документации.

Заместители руководителя отвечают за состояние учета материальных средств, в т.ч. МИ и отчетности в подчиненных им подразделениях.

Руководители подразделений отвечают за правильное и своевременное документальное оформление движения и изменения качественного (технического) состояния материальных средств, правильное оформление первичных учетных документов, книг и карточек учета, достоверное составление и своевременное представление отчетных документов.

СЛАЙД 14. Должностное лицо, осуществляющее непосредственное ведение учета, отвечает за законное и правильное оформление всех учетных документов, своевременное ведение записей в книгах и карточках учета операций, связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств, за подготовку исходных данных, правильное и своевременное составление отчетности, за сохранность учетных и отчетных документов и подготовку их для сдачи в архив.

Все должностные лица, в обязанности которых входит организация или непосредственное ведение учета материальных средств, должны знать и неукоснительно выполнять все положения по учету и в пределах предоставленных прав осуществлять систематический контроль за их выполнением подчиненными.

СЛАЙД 15. 1.4. Особенности организации учета медицинского имущества

МИ, как и другие виды материальных средств, независимо от источника поступления и способов приобретения, подлежит обязательному учету. В медицинских и фармацевтических организациях ведутся предметно-количественный и бухгалтерский учет МИ.

Учет наркотических и психотропный ЛС в РФ ведется отдельно от других видов МИ и регулируется:

• Федеральным законом РФ от 8 января 1998 г. № 3-ФЗ «О наркотических средствах и психотропных веществах»;

• Постановлением Правительства РФ от 14  ноября 2006 г. № 644 «О порядке представления сведений о деятельности, связанной с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, и регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ».

Также в отдельных книгах (карточках) учета, по отдельным первичным документам ведется учет запасов и резервов МИ, предназначенных для использования при ликвидации медико-санитарных последствий ЧС.

СЛАЙД 16. Бухгалтерский учет МИ ведется в финансовом подразделении (бухгалтерии) медицинский (фармацевтической) организации.

Предметно-количественный учет МИ ведется в аптеке медицинской организации и отеле хранения организации оптовой торговли ЛС. В этих подразделениях оформляются учетные документы по операциям, связанным с движением и изменением качественного (технического) состояния МИ, которые являются основанием для соответствующих записей в книгах (карточках) учета.

СЛАЙД 17. 2. Характеристика учетных документов и общие правила работы с ними

СЛАЙД 18. Реализация целей, задач и функций учета достигается путем своевременного выполнения учетных операций на основании подлинных, законно и правильно оформленных учетных документов.

Учетный документ – документ, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленную согласно установленным правилам, имеющий в соответствии с законодательством правовое значение. Они могут быть исполнены в виде текстовых и графических материалов, написанных или нарисованных от руки, напечатанных с использованием вычислительной или другой техники, изданных типографическим или другим способом, а также в виде кино- и фотонегативов, звуко- и видеозаписей, перфорированных карт и лент и других материалов.

Справочно. Документ (documentum (лат.) – поучительный пример, свидетельство, доказательство) – письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу.

СЛАЙД 19. 2.1. Классификация учетных документов

Учетные документы, в зависимости от их назначения, подразделяются на первичные учетные документы, регистры аналитического учета (книги и карточки учета) и учетные документы вспомогательного характера.

Первичные учетные документы (накладные, наряды, акты, рецепты, требования) служат для оформления операций, связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния медицинского имущества, и являются основанием для соответствующих записей в регистрах аналитического учета.

Регистры аналитического учета (книги и карточки учета) – документы определенной формы, предназначенные для накопительных записей проверенных и обработанных данных учета по наличию, движению и качественному (техническому) состоянию медицинского имущества за определенный период по подразделениям организации, а также за организацию в целом.

Учетные документы вспомогательного характера (доверенности, сопроводительные листы, упаковочные и укупорочные листы, стеллажные ярлыки, извещения, подтверждения) способствуют выполнению учетных операций.

СЛАЙД 20. 2.2. Общие правила ведения учетных документов

Основанием для отражения записей в учетных регистрах служат правильно оформленные первичные документы.

Первичные документы могут быть разовыми, предназначенными для оформления отдельных хозяйственных операций, или групповыми, предназначенными для оформления ряда однородных хозяйственных операций за определенный период. Они должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции и содержать достоверные данные.

Первичные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие реквизиты:

• наименование документа (формы);

• код формы; дату составления;

• содержание хозяйственной операции;

• измерители в натуральном и стоимостном выражении;

• наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

• личные подписи и их расшифровки;

• заверительные мастичные печати и штампы органов управления и организаций, оформивших первичный учетный документ.

В необходимых случаях в первичном документе могут быть приведены дополнительные реквизиты: название и адрес организации; основание для совершения хозяйственных операций и другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

ЛАЙД 21. Первичные учетные документы, оформляемые в медицинской (фармацевтической) организации, нумеруются по порядку с начала года и регистрируются в книге регистрации первичных учетных документов по движению нефинансовых активов (ф. по ОКУД 6002213), в которой на каждый документ открывается отдельный номер. Нумерация ведется отдельно по приходным документами – на поступающие материальные средства, и расходным документами – на отпускаемые материальные средства. Порядковый номер регистрации является номером первичного учетного документа.

Учетные документы регистрируются только после их подписания должностными лицами в строгой последовательности по мере их поступления. Если документ состоит из нескольких листов и приложений, то его номер указывается на каждом листе и приложении документа.

Поступающие в организацию первичные учетные документы также регистрируются в книге регистрации первичных учетных документов по движению нефинансовых активов, при этом порядковый номер регистрации является регистрационным номером и записывается под реквизитом «Регистрационный №».

СЛАЙД 22. По документам, не подписанным правомочными должностными лицами, не зарегистрированным в книге регистрации первичных учетных документов по движению нефинансовых активов и не имеющим предусмотренных печатей (штампов), производить операции, связанные с движением МИ, запрещается.

Документ считается исполненным, если указанные в нем операции выполнены, хотя бы и не в полном объеме. На получение (выдачу, сдачу) МИ, не полученного (не выданного, не сданного) в полном объеме по исполненному первичному документу должен быть составлен новый документ.

При ведении учета вручную на всех исполненных первичных документах делаются отметки о записи в книгах учета произведенных операций, связанных с движением или изменением качественного (технического) состояния МИ. В отметке указываются номер книги учета и страница, на которой записана учетная операция (например, кн. 106, т. 1, с. 8). Для отметок используется графа реквизита «Примечание» или чистое поле документа. При наличии в документе нескольких наименований имущества отметка производится по каждому наименованию.

СЛАЙД 23. Все учетные документы должны составляться и вестись разборчиво, без помарок и подчисток. Для исправления ошибок, допущенных при записях, неправильные цифры или слова зачеркиваются тонкой чертой (так чтобы зачеркнутое можно было прочитать), а сверху записываются правильные цифры и слова. Сделанное исправление оговаривается на свободном месте этой же страницы документа, например: «Исправленному (указывается правильная запись) верить». Исправление заверяется в книге (карточке) учета подписью исполнителя, а в первичном учетном документе – подписью должностного лица, подписавшего документ.

В случае, когда производится только зачеркивание ошибочной записи без ее исправления, зачеркнутое оговаривается: «Зачеркнутое (указываются цифры или слова) не считать». Запись заверяется теми же должностными лицами, что и при исправлении ошибок. Подпись должностного лица об исправлениях в первичном учетном документе заверяется соответствующей печатью.

При исправлении записи в книге (карточке) учета должны быть исправлены и последующие итоги с указание даты исправления. Если после исправленной записи произведено еще две или более неправильных записей, то итог (остаток) исправляется только в последней записи.

СЛАЙД 24. 2.3. Структура первичных учетных документов и общие правила их заполнения

Основными частями учетного документа являются: заголовочная часть, содержательная часть, оформляющая часть.

Заголовочная часть содержит реквизиты (информационные элементы документа), дающие полное и четкое представление о его виде и характере. Различают постоянные и переменные реквизиты. Постоянные реквизиты наносятся при изготовлении бланка документа, а переменные – фиксируются на бланке документа в процессе его заполнения. В заголовочной части документа обязательно указывают:

• его номер;

• дату регистрации;

• основание (цель);

• наименование службы, выдавшей документ;

• наименование грузоотправителя (сдатчика);

• наименование грузополучателя (приемщика);

• срок действия документа.

Содержательная часть документа, как правило, оформляется в виде таблицы или излагается текстом. В содержательной части документа отражают:

• наименование МИ;

• код номенклатуры;

• единицу измерения;

• количество материальных средств.

При необходимости в этой части документа указываются:

• категория МИ;

• серия или год его заготовки;

• заводской номер;

• цена единицы и сумма стоимости МИ, а также иные данные, предусмотренные конкретной формой документа.

В конце содержательной части документа подводится итог – «Итого наименований», и прописью указывается их количество и суммарная стоимость. Строки и графы, оставшиеся свободными до подведения итога, обязательно перечеркиваются так, чтобы между текстом и подписями должностных лиц нельзя было что-либо вписать.

Оформляющая часть документа обычно содержит:

• даты составления и утверждения документа;

• наименование должностей лиц, подписавших документ, их личные подписи и их расшифровку;

• соответствующие печати и штампы (на документах, где они предусмотрены).

Документ подписывается должностными лицами в соответствии с установленными для них полномочиями. Подпись должностного лица, подписавшего первичный учетный документ, заверяется:

• на документах, предназначенных для оформления учетных операций вне организации, – мастичной печатью организации;

• на документах, предназначенных для обращения внутри организации – мастичной печатью для заверения внутренних документов.

Особенности заполнения отдельных реквизитов учетных документов указаны в пояснениях к заполнению каждой формы учетного документа.

СЛАЙД 25. 2.4. Общие правила оформления и ведения книг и карточек учета

Аналитический учет ведется в учетных регистрах (в книгах, карточках учета и др.). Все книги учета МИ учитываются в бухгалтерии организации и выдаются должностным лицам, ведущим предметно-количественный учет, под расписку в карточках выдачи.

В каждой книге учета листы нумеруются. На последней странице листа за подписью главного бухгалтера делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано _____ страниц (листов)».

Карточки учета материальных средств регистрируются в отдельной Книге регистрации первичных учетных документов по движению нефинансовых активов (ф. по ОКУД 6002213), которая ведется в бухгалтерии организации.

Изделия медицинской техники, а также отдельно поставляемые для обеспечения эксплуатации и ремонта медицинской техники запасные части, подлежат обязательному учету с отражением количественного содержания в них драгоценных металлов. В книгах (карточках) учета после наименования изделия об этом делается обязательная запись.

СЛАЙД 26. Записи в книгах (карточках) учета МИ производятся только на основании подлинных, законно и правильно оформленных первичных документов. Первоначальные записи в новых книгах (карточках) учета производятся на основании первичных документов, а также актов инвентаризации (передачи) или учетных данных предыдущих книг (карточек) учета.

Записи об остатках МИ, перенесенные из других книг (карточек) учета, подтверждаются подписями лиц, отвечающих за ведение учета и ведущих учет МИ. При этом на первой странице книги (карточки) учета записывается, например: «Остатки медицинского имущества из предыдущих книг учета перенесены правильно. Главный бухгалтер_______ Лицо, ответственное за ведение предметно-количественного учета _______. «_____» _______________ 200__ г.»

При переносе остатков инвентарного МИ в новые книги (карточки) учета одновременно указываются и даты выдачи в эксплуатацию этого имущества.

Книги и карточки учета МИ должны вестись до полного использования. Остающиеся на следующий год книги и карточки перерегистрируются соответственно в «Номенклатуре дел, книг и журналов» и в реестре карточек, заведенных на новый год.

В случае утери книги (карточки) учета учетные данные восстанавливаются в новой книге (карточке) по первичным учетным документам.

СЛАЙД 27. 2.5. Организация хранения учетных документов и порядок их уничтожения по истечении сроков хранения

Все учетные документы хранятся в запирающихся сейфах, шкафах (ящиках), обеспечивающих их сохранность. Ежедневно по окончании работы шкафы (ящики) с учетными документами должны запираться и опечатываться металлическими номерными печатями исполнителей.

Сроки хранения документов предметно-количественного учета приведены в таблице.

Таблица – Сроки хранения документов