Тема 17. Организация и проведение контроля за обеспечением медицинским имуществом организаций и формирований службы медицины катастроф

СЛАЙД 4. Введение

Одним из важнейших, трудоемких и сложных элементов управления деятельностью медицинских и фармацевтических организаций всех форм собственности, независимо от ведомственной подчиненности, является контроль наличия материальных ресурсов, а также выполнения установленного в государстве порядка их законного и рационального использования по предназначению, недопущения порчи, растрат и хищения материальных и денежных средств. От своевременной и достоверной информации о ресурсном обеспечении медицинской и фармацевтической деятельности зависят основные показатели эффективности функционирования организаций здравоохранения как в повседневных условиях, так и при ликвидации медико-санитарных последствий ЧС.

СЛАЙД 5. 1. Задачи, виды и формы контроля хозяйственной деятельности

СЛАЙД 6. 1.1. Понятие о хозяйственной деятельности организаций

Перед тем как начать говорить о контроле, необходимо уяснить, что означает термин «хозяйственная деятельность». Современная экономическая наука рассматривает хозяйственную деятельность как систематическую, профессиональную деятельность субъектов хозяйствования на рынке товаров, работ, услуг в целях получения прибыли, удовлетворения публичных потребностей или реализации уставных задач. Мотивом хозяйственной деятельности служит стремление человека удовлетворять свои потребности в материальных благах. Хозяйственная деятельность представляет, таким образом, проявление хозяйственного (экономического, целесообразного) мотива в человеческой жизни.

Предметом правового регулирования хозяйственной деятельности является совокупность отношений, складывающихся при осуществлении хозяйственной (экономической) деятельности. В предмет правового регулирования хозяйственной деятельности включаются:

• профессиональная деятельность по производству товаров, выполнению работ, оказанию услуг;

• отношения по реализации товаров, их хранению, поставкам, использованию и др.;

• деятельность организационно-имущественного характера по созданию и прекращению субъектов хозяйствования;

• хозяйственно-правовое регулирование предпринимательской деятельности;

• государственное воздействие на субъекты хозяйствования в процессе осуществления ими хозяйственной деятельности.

СЛАЙД 7. 1.2. Задачи и содержание контроля хозяйственной деятельности

В целях эффективной организации хозяйственной деятельности, проводимой в медицинских и фармацевтических организациях, осуществляется систематический контроль за их своевременным всесторонним и полным обеспечением, а также законностью расходования, сохранностью материальных и денежных средств. Контроль охватывает все сферы материального, технического, финансового, административного, правового и других видов обеспечения.

Основными задачами контроля хозяйственной деятельности организаций здравоохранения являются:

• проверка соблюдения законодательства Российской Федерации, и нормативных правовых актов ФОИВ, регулирующих организационные, правовые, финансовые, трудовые и другие отношения;

• оказание помощи должностным лицам в организации хозяйственной деятельности;

• выявление и предотвращение возможных злоупотреблений и нарушений со стороны должностных лиц, ответственных за хозяйственную деятельность.

СЛАЙД 8. Основным содержанием контроля хозяйственной деятельности является:

• правильность определения потребности в материальных, денежных средствах и земельных участках, их истребования, получения, распределения, отпуска, использования по назначению;

• соблюдение законности в использовании материальных и денежных средств, расходовании моторесурсов;

• организация учета, хранения, эксплуатации, ремонта и своевременного освежения запасов и резервов материальных средств;

• соблюдение сроков и качества проведения инвентаризаций материальных средств, ревизий по подчиненным службам, проведение внутреннего контроля;

• организация экономии, рационального расходования материальных и денежных средств, обеспечение сохранности федеральной собственности, состояние работы по предупреждению утрат материальных и денежных средств;

СЛАЙД 9.

• организация противопожарной защиты объектов материально-технической базы, соблюдение требований пожарной безопасности при хранении, ремонте и эксплуатации материальных средств, наличие и состояние средств пожаротушения и их готовности к применению;

• выполнение требований обеспечения экологической безопасности и охраны окружающей среды;

• соблюдение установленных норм расходования материальных средств, сырьевых, топливно-энергетических и других ресурсов;

• качество планирования производственной и хозяйственной деятельности, выполнения утвержденных планов;

• выполнение предложений и устранение недостатков по актам предыдущих инвентаризаций материальных средств и ревизий, а также указаний должностных лиц вышестоящих органов управления здравоохранением.

СЛАЙД 10. 1.3. Виды и формы контроля хозяйственной деятельности

Контроль хозяйственной деятельности медицинской или фармацевтической организации подразделяется на следующие виды:

• предварительный

• текущий;

• последующий.

Предварительный контроль осуществляется в период, предшествующий подписанию первичных документов и проведению планируемых хозяйственных мероприятий, в целях предупреждения незаконного и нецелесообразного расходования материальных и денежных средств и предотвращения утрат.

Текущий контроль осуществляется для проверки сохранности, качественного состояния, соблюдения установленных порядка, норм и законности на стадии применения, эксплуатации, истребования, получения, учета, хранения и выдачи материальных и денежных средств.

Предварительный и текущий контроль осуществляется руководителями и другими должностными лицами организаций здравоохранения в пределах предоставленных им прав.

СЛАЙД 11. Последующий контроль осуществляется в целях проверки законности, целесообразности и правильности уже совершенных операций, он может быть плановым и внеплановым.

Плановый контроль осуществляется в сроки, предусмотренные нормативными правовыми актами, а также по планам соответствующих должностных лиц и органов управления здравоохранением.

Внеплановый контроль в организациях здравоохранения осуществляется по решению руководителя организации или вышестоящего органа управления здравоохранением при наличии информации о злоупотреблениях, недостатках в деятельности, поступлении жалоб и в других случаях.

Сроки, содержание, форма и порядок проведения внепланового контроля устанавливаются должностным лицом, по решению которого он осуществляется.

СЛАЙД 12. Формами текущего контроля являются проверка и осмотр.

Основными формами последующего контроля являются:

• инвентаризация материальных средств и обязательств;

• проверка хозяйственной деятельности;

• ревизия.

СЛАЙД 13. 2. Цели и порядок проведения контрольных мероприятий

СЛАЙД 14. 2.1. Инвентаризация материальных средств

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и у каждого материально ответственного лица.

Для проведения инвентаризации руководителем организации издается приказ, в котором отражается основание для ее проведения, устанавливается время работы инвентаризационной комиссии, определяются основные цели, которыми, как правило, являются:

• выявление фактического наличия имущества;

• сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

• проверка полноты отражения в учете обязательств.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации. В соответствии с «Положением о ведении бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (приказ Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н) проведение инвентаризаций обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

• при смене материально ответственных лиц;

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;

• при реорганизации или ликвидации организации;

• в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

При коллективной материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива, при выбытии из коллектива более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива.

СЛАЙД 15. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерии, другие специалисты (провизоры, фармацевты, инженеры, экономисты, техники и т.д.). Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «__________» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

СЛАЙД 16. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

СЛАЙД 17. Сведения о фактическом наличии имущества записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

СЛАЙД 18. Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

СЛАЙД 19. По материальным средствам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей (до 10% о наличия). Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров (например, спирт этиловый, глюкоза и другие препараты «ангро») ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

СЛАЙД 20. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Это делается для исключения возможности несанкционированного внесения изменений в инвентаризационные описи.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

СЛАЙД 21. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший – в сдаче этого имущества.

СЛАЙД 22. Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

СЛАЙД 23. Инвентаризация основных средств

До начала инвентаризации рекомендуется проверить:

• наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

• наличие и состояние технических и эксплуатационных паспортов или другой технической документации;

• наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

Медицинские аппараты, приборы и оборудование, а также транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения и т.д.

СЛАЙД 24. Инвентаризация материальных запасов

Материальные запасы (ЛС и другое расходное имущество) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (серии, срока годности и др.).

При хранении материальных запасов в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается. Помещение опломбировывается и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия в присутствии материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие материальных запасов путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

СЛАЙД 25. Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, пришедшие в негодность и не списанные, в инвентаризационную опись не включаются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.

СЛАЙД 26. Порядок регулирования инвентаризационных разниц и оформления результатов инвентаризации

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

• основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты у организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;

• убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на издержки производства и обращения у организации. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач;

• недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц.

СЛАЙД 27. Нормы естественной убыли при хранении ЛС в медицинских и фармацевтических организациях утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 09.01.2007 г. № 2 «Об утверждении норм естественной убыли при хранении ЛС в аптечных учреждениях (организациях), организациях оптовой торговли ЛС и учреждениях здравоохранения».

Норма естественной убыли является допустимой величиной безвозвратных потерь (естественной убыли), которую следует определять за время хранения ЛС (ангро) путем сопоставления их массы с массой ЛС, фактически принятых на хранение.

К нормам естественной убыли ЛС не относятся:

• технологические потери (потери при изготовлении ЛС, внутриаптечной заготовке и фасовке, отмеривании и отвешивании;

• потери от брака ЛС;

• потери ЛС при их хранении, вызванные нарушением требований стандартов, технических и технологических условий, правил технической эксплуатации, повреждением тары, несовершенством средств защиты от потерь и состоянием применяемого технологического оборудования;

• потери при ремонте или профилактике применяемого для хранения технологического оборудования;

• потери при внутрискладских операциях;

• аварийные потери.

СЛАЙД 28. Нормы естественной убыли ЛС (таблица 1)не зависят от сезонности и климатического фактора (за исключением норм естественной убыли медицинских пиявок).

Таблица 1 – Нормы естественной убыли при хранении ЛС в аптечных