4.21.2. Типы полей формы

Поля формы могут быть трех типов:

поля текстового вида: текст, число, формула, дата, текущая дата, текущее время;

поля списки;

поля переключатели – это разновидность поля со списком, но в столбце два элемента: “да” или “нет”.

4.22. Слияние документов

Одним из преимуществ использования полей является возможность слияния документов, применяемая для автоматизации создания бланков писем.

С помощью слияния документов можно выводить большое количество копий документа, которые будут отличаться только отдельными деталями (например, фамилиями, адресами и т. д.).

В процессе слияния используются документы двух типов: основной документ, текст которого не меняется для каждой копии, и источник данных, текст которого меняется.

Поля вставляются в основной документ, чтобы подсказать Word, какие исходные данные использовать. Эти поля называются полями слияния.

Обычно формирование исходных данных начинается с ввода заголовочной строки – строки, определяющей расположение данных в документе.

Проще всего разместить исходные данные в таблице, а также можно их разделить символами табуляции или запятыми.

4.22.1. Создание основного документа

Для слияния документов в первую очередь следует выбрать основной документ.

Для этого необходимо:

1) выбрать команду Сервис + Слияние;

2) в открывшемся диалоговом окне щелкнуть по кнопке Создатьи выбрать пунктДокументы на бланке. Затем ответить на вопрос:Использовать документ вактивном окнеили нужно создать новый;

3) щелкнуть на кнопке Активное окно, чтобы использовать для этой цели текущий документ.

4.22.2. Создание источника данных

Для того чтобы создать источник данных, необходимо:

1) после того, как создан и открыт основной документ, выбрать команду Сервис + Слияние;

2) щелкнуть на кнопке Получить данныеи выбрать пунктСоздатьисточник данных. Появится диалоговое окноСоздание источника данных. В нем указываются поля, которые будут вставлены в бланк. В спискеПоляв строке заголовка перечислены типы полей, которые обычно вставляются в такие документы:Имя,Фамилия,Должность,Адреси др.;

3) удалить из списка Поляв строке заголовка название тех полей, которые не нужны в бланке. По умолчанию вставляются все перечисленные поля. При удалении надо щелкнуть по кнопкеУдалить поле.

Если необходимо вставить в основной документ тип поля, который не указан в списке, введите его название и щелкните по кнопке Добавить поле. После этого щелкнутьOK, и на экране появится диалоговое окноСохранение документа. Введите имя документа источника данных и сохраните его. После этого на экране появится сообщение о том, что в созданном документе нет исходных данных;

4) щелкнуть на кнопке Правка источникаданных, чтобы открыть документ, в который будут вводиться данные. Если в какое-то поле не нужно вводить данные, просто нажимают клавишуEnter. Не делайте в записях пробелов. Для того чтобы добавить еще одну запись, щелкните на кнопкеДобавить. Выполняют эти действия до тех пор, пока не будут введены все необходимые данные;

5) после ввода данных щелкнуть по кнопке OK, чтобы вернуться в основной документ;

6) при необходимости добавить новые исходные данные в диалоговом окне Слияние,в разделеИсточник данных,щелкнуть по кнопкеПравка, выбрать нужный документ и в окнеФорма данныхввести их.