4.22.3. Добавление в основной документ полей слияния

После формирования источника данных следует завершить процесс создания основного документа. Сначала в основной документ надо ввести текст, вставить графику, затем нужно добавить поля слияния. Для этого щелкните на кнопке Поля слияния на панели инструментов Слияние и выберите тип поля. При добавлении полей разделите их пробелами или знаками пунктуации. Сохраните основной документ.

4.22.4. Объединение данных

Можно просмотреть заполненные формы, полученные в результате слияния.

Для этого щелкните на кнопке Поля/данныепанелиСлияние.

После проверки полученные формы можно распечатать с помощью команды ПечатьменюФайл.

Для того чтобы объединить данные, необходимо:

1) открыть основной документ и щелкнуть на кнопке Поля/данныена панели инструментовСлияние. Появится информация первой записи источника данных, подставленная в основной документ. Для перехода к следующей информации щелкнуть по кнопкеСледующая запись. Текущую форму можно распечатать;

2) объединить основной документ с источником данных, выполнив одно из следующих действий:

а) если необходимо сохранить объединенные данные как новый документ, щелкните на кнопке Слияние в новый документна панелиСлияние;

б) если необходимо распечатать объединенные данные, щелкните на кнопке Слияние при печати.

П р и м е р 1.

Основной документ:

Уважаемый студент , , ,

приглашаем Вас на торжественное собрание и т. д.

Источник данных:

Поля 1-я запись

Фамилия Орлов

Имя Иван

Адрес Омск, ул. Серова, 20, кв. 3

Поля 2-я запись

Фамилия Воробьева

Имя Ольга

Адрес Омск, пр. Марска, 20, кв. 90

3-я запись и т. д.

4.23. Работа с большими документами

Word предоставляет специальные средства для работы с большими документами.

Можно автоматически создавать структуру таких документов: нумеровать заголовки, создавать оглавление, перемещать части документа.

При создании структуры применяется специальный режим Структурав команде менюВид. Когда говорят о структуре документа, имеют в виду заголовки и основной текст. Заголовком считается любой абзац, которому присвоен определенный стиль. Эти стили специально предусмотрены для определения структуры.

Wordрасполагает семью заранее заданными стилями: от стиляЗаголовок 1 до стиляЗаголовок 7. Номер в названии стиля имеет большое значение – заголовку самого верхнего уровня присваивается стильЗаголовок 1. Следующему за ним подзаголовку присваивается стильЗаголовок 2и т. д.

По умолчанию Word автоматически размещает заголовки самого верхнего уровня по левой границе страницы, а заголовки более низкого уровня – с определенным отступом относительно заголовка предыдущего уровня.

Основной текст – это текст документа, которому не присвоен стиль заголовка. Для обозначения всех заголовков и основного текста, находящегося под конкретным заголовком, используется термин подтекст.

4.23.1. Выделение текста

При работе в режиме Структура выделение текста осуществляется так же, как и в других режимах. Но существует различие: в этом режиме нельзя выделить часть абзаца, выделение выполняется только для целого абзаца, поэтому редактирование текста лучше выполнять в обычном режиме.

Для того чтобы выделить заголовок и весь текст под ним, щелкните на области выделения, которая находится рядом с заголовком.