Письменная форма коммуникации: деловая переписка. (2 часа)

Языковые особенности официально-деловой письменной речи. Язык деловой переписки представляет собой пери-ферию официально-делового стиля. Наряду с регламентированными пись-мами сегодня все шире входят в практику делового общения нерегламенти-рованные деловые письма, наряду с официальными – полуофициальные (поздравительные, рекламные), в которых соотношение экспрессии и стандарта меняется то в одну, то в другую сторону.

Черты официально-деловой письменной речи:

а) высокая степень терминированности лексики:

юридические термины (собственник, закон, регистрация, собствен-ность, приемка объектов, передача объектов, акт, приватизация, владение, аренда, выкуп, личное дело и т.д.);

экономико-правовые термины (погашение кредита, права собственно-сти, срок реализации товара, сертификат качества и т.д.);

б) именной характер речи, выражающийся в высокой частотности отглагольных существительных, которые часто обозначают опредмеченное действие:

высокая частотность отыменных предлогов и предложных сочетаний: в адрес, в отношении к, в силу, в связи, в соответствии, в счет, в ходе, в целях, по мере, по линии, по адресу, согласно, соответственно (чему) и т.п.;

в) развитие собственно канцелярских значений, связанное с переходом причастий и класс прилагательных и местоимений:

настоящий договор — этот договор (ср.: настоящий доллар, настоя-щий парень, настоящий террор)

действующие расценки — сегодняшние расценки

надлежащие меры — адекватные меры

надлежащее обращение — бережное обращение

с ненадлежащим качеством — с плохим качеством

в установленном порядке — в законном порядке;

г) стандартизация лексической сочетаемости: сужение значения слов объясняет ограничение лексической сочетаемости слов, появление так назы-ваемой регламентированной сочетаемости.

Позиции бывают конструктивными / неконструктивными; деятель-ность — успешной; необходимость — настоятельной; скидки — значительными и т.д.;

д) стандартизация синтаксических единиц (предложения, словосочета-ния), которые не составляются, а как формула воспроизводятся в тексте документа, закрепляющего соответствующую ситуацию социально-правовых отношений:

в установленном порядке; в соответствии с принятой договоренно-стью; в порядке оказания технической помощи; в случае невыполнения долговых обязательств;

е) формально-логический принцип текстовой организации, выражающийся в дроблении основной темы на подтемы, рассматриваемые в пунктах и подпунктах, на которые графически дробится текст и которые обозначаются арабскими цифрами:

1. Предмет договора

1.1. Исполнитель берет на себя обязанности по снабжению заказчика центральным отоплением, водоснабжением и отводу канализационных сто-ков.

1.2. Заказчик своевременно оплачивает предоставленные услуги;

ж) отсутствие эмоциональности, узкий диапазон речевой экспрессии.

з) максимальная степень этикетных требований, выражающаяся в оби-лии этикетных знаков, этикетных текстов (поздравление, соболезнование, благодарность).

Деловые письма. Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.

Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко рег-ламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридиче-скую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация. Это важно, потому что деловые письма выступают в роли инструмента, регулирующего эконо-мико-правовые и социальные отношения между корреспондентами (контрагентами, партнерами, участниками социальных отношений).

Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат не различные подходы, а различные квалификационные признаки.

Коммерческие письма выделяются в деловой корреспонденции по тематическому признаку — они оформляют, регистрируют заключение и выполнение коммерческой сделки, т.е. предваряют составление контракта (договора) и являются документами, регулирующими ход его выполнения.

Коммерческие письма имеют статус документа. При рассмотрении дела в арбитражном суде они могут являться основанием для предъявления иска (письмо-рекламация, письмо-договор).

Остальные деловые письма, называемые иногда служебными, решают организационные вопросы, вопросы экономических и юридических отноше-ний между корреспондентами и тоже относятся к документам.

Являясь официальными сообщениями, деловые письма не исключают параллельного устного сообщения на ту же тему, так как при устном сооб-щении о важном для деловых отношений событии часто остается необходимость письменного извещения (например, о согласии принять условия сделки).

По функциональному признаку деловые письма делятся на требующие обязательного письма-ответа: 1) инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация); 2) письмо-просьба; 3) письмо-приглашение; – и не требующие обязательного ответа: 1) письмо-подтверждение; 2) письмо-извещение; 3) письмо-напоминание; 4) письмо-предупреждение; 5) письмо-декларация (заявление); 6) письмо-распоряжение; 7) письмо-отказ; 8) сопроводительное письмо; 9) гарантийное письмо; 10) информационное письмо.

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркуляр-ные. Циркулярные письма направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций), а обычные — в один адрес.

По форме отправления можно выделить наряду с традиционным почтовым отправлением электронную почту, факсимильную связь, телетайпную и телеграфную связь. При этом электронная и факсимильная связь используется для решения оперативных вопросов.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентиро-ванные и нерегламентированные. Регламентированные письма составляют-ся по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.).

Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций.

К таким стандартным конструкциям относятся формулировки, указы-вающие:

– на причину обращения: По причине задержки оплаты…; В связи с неполучением счета-фактур…; Ввиду задержки получения груза…; Вследст-вие изменения цен на энергоносители…; Учитывая, что производственные показатели снизились…; Учитывая социальную значимость объекта…; При данных обстоятельствах…

– на ссылки: Ссылаясь на Ваше письмо от…; В соответствии с достигнутой договоренностью…; Ссылаясь на Ваш запрос от…; Ссылаясь на устную договоренность…; В соответствии с нашей договоренностью…; На основании распоряжения о…; Согласно постановлению правительства…; Согласно протоколу о взаимных поставках…; Согласно спецификации...

– на цель: В целях скорейшего решения вопроса…; В целях выполнения распоряжения…; Для согласования спорных вопросов…; Для наиболее полно-го освещения деятельности Вашей организации в СМИ…; В целях безопасно-сти прохождения груза…; В ответ на Ваш запрос…; Во избежание кон-фликтных ситуаций…; С целью ознакомления с... высылаем Вам…

– этикетные фразы: Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудниче-ство…; Надеемся на скорейший ответ (решение нашего вопроса)…; При-мите наши поздравления…

Регламентированные письма имеют четкую структуру, как правило, со-стоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на основании которых делаются заявления, осуществляются речевые действия, представляющие вторую, основную часть письма: Прошу прислать образцы товаров и прайс-листы…; Просим рассмотреть наше предложение…; Просим подтвердить получение груза…; Предлагаем в счет взаимных поставок на... год…; На основании предоставленного нам договором права мы настаиваем…; Направляем вам протокол согласований…

Поскольку регламентированные письма сплошь состоят из клишированных, стандартных фраз, задачей составителя письма является их адекватное, уместное использование. Такие фразы-клише можно найти в справочной литературе. Однако процесс составления регламентированных писем нельзя все же считать только механическим соединением стандартных конструкций. Стандартные конструкции облегчают составление текста делового письма отправителем, не исключая достаточно высокого уровня лингвистической подготовки составителя и творческого поиска с его стороны.

Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма — речевое действие.

С помощью речевого действия автор письма реализует свои цели и намерения. Глаголы-перформативы (от слова to perform – действовать) являются в деловых письмах социально значимыми действиями, Эти глаголы определяют конструкцию ключевой фразы, нередко и письма в целом.

К таким речевым актам относятся:

1) этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, желаем успе-хов, приносим извинения и т.п.;

2) сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем и т.п.;

3) подтверждения: подтверждаем;

4) заявления: заявляем, объявляем;

5) требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой',

6) обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;

7) напоминания: напоминаем;

8) предложения: предлагаем.

В отличие от регламентированных деловых писем, нерегламентирован-ные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже ис-пользуются стандартные фразы.

Однако было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе не содержит элементов стандартизации. Стандартные словосо-четания (термины, номенклатурные знаки, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах. К ним относятся инструктивные письма, письма-объяснения, рекомендации, письма-презентации, письма-объявления, предложение-представление и т.п.

Реклама является органичной и неотъемлемой частью коммерческих от-ношений, поэтому она соседствует с деловыми предложениями, освещает эта-пы становления и деятельности фирмы, организации, учреждения. Перечисленные выше виды рекламных деловых писем (письма-презентации, письма-объявления, предложения-представления) сочетают элементы делового сообщения и рекламы, являясь сегодня массовыми видами деловой корреспонденции.

Особенностью языка этого вида корреспонденции является сочетание черт делового и публицистического стилей: языковый стандарт, шаблон, с одной стороны, и экспрессия – с другой.

Вообще же язык нерегламентированных писем отличается от языка регламентированных писем включением значительного пласта общелитера-турной лексики, большей вариативностью синтаксических конструкций вы-сказывания, т.е. большей свободой в реализации замысла.

Общими чертами языка регламентированной и нерегламентированной деловой корреспонденции являются официальность общения, тенденция к стандартизации речевых средств. Стремление создать благоприятный фон общения определяет универсальность использования этикетных средств.

Этикет делового письма – это не только этикетные формулы. Он начинается с адресования и включает весь содержательный аспект письма.

Деловая переписка сегодня носит более личный и динамичный харак-тер, чем десять — пятнадцать лет назад. Поэтому владение этим жанром де-ловой письменности входит в число приоритетных профессиональных навыков менеджера.

Умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, просьбу, требование, убедительно обосновать свои выводы не приходит само собой. Искусство составлять деловые письма требует практики и знания арсенала речевых средств, накопленных за тысячелетие языком деловой письменности.

5.1.