17 - Резолюция;

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

18 - Заголовок к тексту;

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

19 - Отметка о контроле;

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

20 - Текст документа;

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

21 - Отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

23 - гриф согласования документа;

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

24 - визы согласования документа;

Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

25 - оттиск печати;

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

26 - отметка о заверении копии;

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

27 - отметка об исполнителе;

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30 - идентификатор электронной копии документа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Вопрос 4. Классификация документов

I. В зависимости от издавшего документ автора и сферы использования:

1) официальный документ - это документ, который создается юридическим или физическим лицом, оформлен или удостоверен в установленном порядке. Официальные документы делятся на две части:

а) управленческие или деловые документы;

б) технические - конструкторские, технологические, проектно-сметные, научно-технические документы и т.д.

2) личный или персональный документ - также является официальным, удостоверяет личность человека, его права, обязанности, служебное и общественное положение и может содержать другие сведения биографического характера. В личных документах отражаются персональные данные граждан.

3) документ личного происхождения создается лицом вне сферы его служебной или производительной деятельности, например: личные письма, дневники, заметки, отдельные записи на календарях и в еженедельниках.

II. По способу фиксации информации документы подразделяются:

1) изобразительный документ: документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта;

2) графический документ: изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;

3) аудиовизуальный документ: документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию;

4) кинодокумент: изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом;

5) фотодокумент: изобразительный документ, созданный фотографическим способом;

6) иконографический документ: документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии;

7) фотодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи;

8) текстовой документ: документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;

9) письменный документ: текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;

10) рукописный документ: письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки;

11) машинописный документ: письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами;

12) документ на машинном носителе: документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации компьютером;

III. Важной функциональной системой документации является система организационно распорядительной деятельности, которая обеспечивает решение управленческих задач в любых организационных структурах.

При классификации данная система делится на следующие большие подсистемы, которые, в свою очередь, можно разбить группы, отдельные виды и разновидности документов, в зависимости от правового и информационного содержания:

1) организационные или организационно правовые документы (устав, положение, инструкция, регламент, правила и др.);

2) распорядительные документы (постановление, решение, приказ, указание, распоряжение и др.);

3) протокольные документы (протокол, стенограмма, звукозапись, фото, кино, видео запись, повестка дня, доклад и т.д.);

4) коммуникативные документы (докладная или служебная записка, объяснительная записка, деловое или служебное письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение и др.);

5) справочно-аналитические документы (акт, справка, сводная, заключение, отзыв, перечень, список и др.);

Протокольные, коммуникативные и справочно-аналитические документы часто объединяются в единую группу справочно-информационных документов.

6) кадровая документация, которая играет правовую и распорядительную роль в регулировании трудовых отношений граждан с учреждениями, они выполняют не только правовую роль, но и являются учетными документами.