Выделение элементов таблицы

Диапазон ячеек	Описание
диапазон ячеек	протянуть мышью по ячейкам; щелчок мышью по первой ячейке и при нажатой Shift по последней щелчок по ячейкам при нажатой клавише Ctrl
строка	щелчок по номеру строки
столбец	щелчок по заголовку столбца
рабочий лист	щелчок по кнопке пересечения заголовков столбцов и строк
способы выделения можно комбинировать

Таблица 9.4

Операции в электронной таблице

Название операции	Описание выполнения операции
изменение ширины столбцов и высоты строк	меню Формат-Столбец, Строка; перетащить мышью правую границу столбца, нижнюю границу строки; двойной щелчок по правой границе заголовка столбца или нижней границе заголовка строки автоматически устанавливает ширину столбца или высоту строки
добавление столбцов, строк, ячеек	меню Вставка-Столбцы, Строки, Ячейки
удаление столбцов, строк, ячеек	выделить столбец, строку, ячейки, меню Правка-Удалить; щелчок правой кнопкой по выделенным ячейкам, команда Удалить;
перемещение	перемещение (drag and drop) рамки выделенного блока ячеек левой или правой кнопками мыши; с помощью буфера обмена (выделить блок ячеек, команда Вырезать, команда Вставить)
копирование	перемещение (drag and drop) рамки выделенного блока ячеек левой при нажатой клавише Ctrl или правой кнопками мыши; с помощью буфера обмена (выделить блок ячеек, команда Копировать, команда Вставить); протянуть мышью маркер заполнения (правый нижний угол ячейки)

9.3. Вычисления в программе Microsoft Excel

Вычисления в электронной таблице представляются в виде формул. Формулы - это арифметические и логические выражения. Формулы можно вводит в любые ячейки. Формулы всегда начинаются со знака равенства (=).

Формула может быть арифметическим выражением, состоящим из чисел, обозначений ячеек и диапазонов, знаков арифметических операций, функций. Порядок выполнения арифметических операций в формуле тот же, что принят в математике. Формула может быть и текстовым выражением, состоящим из текстов, обозначений ячеек, знака сцепления текстов (& или +), текстовых функций.

При вводе формулы адреса ячеек можно набирать на клавиатуре или указывать адрес щелчком мыши по ячейке. После ввода формулы в ячейку в ней сразу появляется результат вычислений, формула видна лишь в строке формул, но при желании ее можно вывести и в ячейку.

Для удобства в формулах часто используют функции. Любая функция представляет собой встроенную формулу, выполняющую операции над указанными данными. Функции могут использоваться отдельно или одна функция может быть вложена в другую.

Правила составления и использования функций:

• в состав функции входят имя (обязательно) и аргументы (адреса ячеек);

• аргументы записываются в скобках после имени функции. В качестве аргументов функции могут использоваться числа (константы), адреса ячеек или диапазонов, имена ячеек или диапазонов, текст, другие функции (вложенные), логические значения и др.;

• некоторые функции используют несколько аргументов, которые разделяются точкой с запятой.

В электронных таблицах Excel встроено несколько категорий функций: Математические, Статистические, Финансовые, Логические, Текстовые и др.

Например, статистические функции выполняют операции по вычислению параметров случайных величин или их распределений, представленных множеством чисел: среднего значения (СРЗНАЧ), стандартного отклонения (СТАНДОТКЛОН) и т.п.

Названия функций можно вводит с клавиатуры или автоматически с помощью мастера функций. Мастер – инструмент, позволяющий выполнить требуемое действие по шагам с уточнением параметров по каждому шагу.

Работа с мастером функций: выделить ячейку, меню Вставка-Функция, выбрать категорию и имя функции, ввести аргументы, если необходимо.

Самой простой функцией является функция суммирования, которая представлена в электронной таблице в виде операции автосуммирования. Эту функцию можно ввести с помощью кнопки Автосумма на Стандартной панели инструментов, которая автоматически производит суммирование соседних строк и столбцов. Для этого: выделить ячейку справа или снизу от диапазона, в котором нужно произвести суммирование, и щелкнуть кнопку Автосумма.

Для указания ячеек в формулах обычно используются относительные адреса. При копировании формулы такие адреса автоматически изменяются в соответствии с новым положением формулы. Чтобы адреса в формуле не изменялись при копировании, используются абсолютные адреса. Если при копировании формулы нужно сохранить фиксированным только один параметр (номер строки или столбца), используются смешанные адреса. Клавиша F4 используется для переключения между относительными, абсолютными и смешанными адресами. Запись абсолютных и смешанных адресов содержит знак $ ($C$2, C$3).

Иногда удобно в некоторых ячейках иметь результат, уже полученный в какой-то ячейке. Таким образом, можно связывать ячейки на одном листе или ячейки разных рабочих листов. Ячейка, содержащая формулу с ссылкой, является зависимой. Значение в этой ячейке пересчитывается при изменении значения ячейки, на которую указывает ссылка. Формула, заданная для связи данных, содержит знак равенства (=) и внешнюю ссылку, которая указывает положение самой ячейки, имя Рабочего листа и имя файла, где она расположена (=[имя файла]имя раб.листа!адрес ячейки).

Данные, представленные в электронной таблице, можно рассматривать как список или базу данных. В базе данных:

• строки содержат записи базы данных;

• заголовки столбцов определяют поля.

Возможности Excel позволяют производить обработку и анализ данных в списке.

Сортировка позволяет расположить данные в списке в строго определенной последовательности. Для текстовых данных сортировку можно производить в алфавитном порядке, для числовых данных – в порядке возрастания или убывания. При сортировке по определенному признаку задается блок данных для сортировки и с помощью имен полей определяется критерий сортировки. Имя поля, по которому проводится сортировка, называется ключом сортировки. В процессе сортировки строки переупорядочиваются в соответствии с заданным порядком сортировки и им присваиваются новые порядковые номера.

Сортировка данных в электронных таблицах: текущая ячейка внутри таблицы, меню Данные-Сортировка, выбрать ключ сортировки. Можно использовать более одного критерия сортировки.

Фильтрация данных в таблице позволяет отображать только те строки, содержимое ячеек которых отвечает заданному условию или нескольким условиям. После фильтрации записи, не удовлетворяющие заданному критерию, не удаляются, а становятся невидимыми и порядковые номера строк в списке не являются последовательными.

Фильтрация данных в электронных таблицах: меню Данные-Фильтр-Автофильтр, в заголовках каждого столбца появятся кнопки фильтра, щелкнуть по кнопке фильтра и выбрать критерий фильтрации.

Восстановления всех строк исходной таблицы: щелкнуть по кнопке фильтра и выбрать критерий Все или меню Данные-Фильтр-Отобразить все.

Excel позволяет подводить промежуточные итоги автоматически. Подведение промежуточных итогов можно осуществлять по нескольким показателям: определение количества элементов списка; суммирование; нахождение минимального, максимального, среднего значений и др.

Перед вычислением промежуточных итогов следует выполнить сортировку. При подведении итогов автоматически создается формула, вставляется строка промежуточных итогов. Одновременно можно вычислять промежуточные итоги с помощью нескольких функций. Значения промежуточных итогов пересчитываются автоматически при каждом изменении данных.

Подведение итогов: отсортировать список, текущая ячейка внутри таблицы, меню Данные-Итоги.

При подведении промежуточных итогов создается структура таблицы, с помощью которой можно скрыть исходные данные и оставить в таблице только результаты подведения итогов.

Удаление промежуточных итогов: текущая ячейка внутри таблицы, меню Данные-Итоги, щелкнуть кнопку Убрать все.

Для объединения данных из нескольких источников и вывода итогов в любом месте электронной таблицы используется меню Данные-Консолидация.

Построение диаграмм.

Диаграммы обеспечивают возможность наглядного отображения числовых данных электронных таблиц. Диаграмма связана с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид.

Диаграммы можно создавать как на одном Рабочем листе с данными (внедренная диаграмма), так и на отдельном Рабочем листе (лист диаграммы). Удобно предварительно выделять данные для построения диаграмм.

Построение: выделить ячейки с данными, меню Вставка-Диаграмма, выбрать тип и вид диаграммы, задать параметры (рис. 9.2).

Тип создаваемой диаграммы зависит от характера выделенных данных. Для каждого типа диаграмм можно выбрать модификации основного варианта диаграммы. Модификации могут включать линии разметки, заголовки и различные обозначения.

Основные типы диаграмм:

• линейчатые диаграммы и гистограммы удобны для сравнения величин в рядах данных. Линейчатые диаграммы обычно используют для сравнения по некоторым признакам, а гистограммы – для наблюдения изменений во времени;

• круговые диаграммы наглядно отображают соотношения частей и целого;

• диаграммы с областями и графики позволяют наилучшим образом изобразить непрерывное изменение величин во времени.

Рис. 9.2. Создание диаграммы в Microsoft Excel

Диаграммы можно перемещать по Рабочему листу, изменять размер и редактировать.

Созданные в Excel диаграммы можно изменять. Для изменения и редактирования любого элемента диаграммы следует предварительно выделить этот элемент или выполнить двойной щелчок мышью по этому элементу и задать команду.

Для добавления к диаграмме новых рядов данных необходимо выделить ячейки с этими данными в таблице, перетащить мышью за рамку выделения на диаграмму.

Для удаления ряда данных на диаграмме необходимо выделить этот ряд в таблице или на диаграмме и нажать на клавиатуре Delete.