9.3.7. Отчеты по бюджетам

Переходим в меню «Отчеты – Бюджетирование – Отчет по бюджету», устанавливаем период отчета – 2007 и выбираем:

в строке «Данные» - «Данные сценария»,

по строке «Бюджет» - «Бюджет продаж»,

по строке «Сценарий» - «Реальный (месяц)».

Рисунок 154 – Бюджет продаж на 2007 год по сценарию «Реальный (месяц)»

Получаем отчет по бюджету продаж на планируемый период - год. Следует отметить, что отчет весьма скромен: две строки по статьям плюс итоговое значение.

Рисунок 155 – Настройка общих параметров отчета по бюджету

Как правило, руководству предприятия требуется более детальная и развернутая информация. «Добываем» эту информацию. Для этого проводим настройку. На закладке «Общие» показатели отчета определяем по количеству и по сумме в валюте управленческого учета.

На закладке «Группировки» определяем детализацию отчета:

• «Номенклатура» с представлением списка по типу «Элементы»

• «Контрагенты» с представлением списка по типу «Элементы»

• «По месяцам» по типу «Элементы». Дополнительно указываем формат столбцов отчета – «Развернуть по горизонтали по: «ПериодМесяц»

Рисунок 156 - – Настройка параметров группировки отчета по бюджету

Рисунок 157 – Отчет по бюджету продаж на 2007 год по сценарию «Реальный (месяц)»

Теперь наглядно представлена развернутая информация о том, какую продукцию и каким покупателям в каком количестве и каком стоимостном объеме собираемся продавать. Можно поменять контрагентов и номенклатуру местами и представить список по типу «Иерархия». В этом варианте ясно, каким группам покупателей и покупателям какие группы номенклатуры и ее позиции запланированы к продаже.

Рисунок 158 – Отчет по бюджету продаж на 2007 год по сценарию «Реальный (месяц)»

Бюджет доходов и расходов является одним из ключевых в бюджетировании. Сводим операционные локальные бюджеты и настраиваем бюджет доходов и расходов. Выводим группы для доходов, для переменных расходов и для постоянных расходов. Получаем отчет по бюджету доходов и расходов на планируемый период. Можно настроить форму отчета с детализацией по номенклатуре и ее группам, по контрагентам и их группам и т.д.

Рисунок 159 – Отчет по бюджету доходов и расходов на 2007 год по сценарию «Реальный (месяц)»

Бюджет движения денежных средств относится к числу самых важных. Его формирование позволяет выявить кассовые разрывы и своевременно принять соответствующие меры для избежания ситуации с отрицательным денежным потоком.

Рисунок 160 – Отчет по бюджету движения денежных средств на 2007 год по сценарию «Реальный (месяц)»

9.3.8. Бюджетирование по другим сценариям

Проводим моделирование хозяйственной деятельности в модуле «бюджетирование» еще по двум сценариям: позитивный (реализация больше на 30%) и негативный (реализация меньше на 30%).

Используем обработку «Копирование данных бюджетирования». Сначала копируем данные по сценарию «Реальный (месяц)» за период январь 2007 в период январь 2007 по сценарию «Позитивный (месяц)». Следует отметить, что копируется именно модель, а не результаты расчетов. Т.е. после расчета и проведения, которое выполняется на соответствующих закладках обработки, получаем результаты, которые являются интерпретацией планов по сценарию «Позитивный (месяц)». Далее повторяем действия: по январским данным формируем февральские, по периоду январь-февраль получаем март-апрель и т.д.

Подобные же манипуляции проделываем по сценарию «Негативный (месяц)».

В итоге имеем три модели финансово-хозяйственной деятельности. Разница в скорости созданию просто потрясает. Получается, что если один раз хорошо поработать, то потом копировать можно быстро, много и самое главное эффективно, учитывая всевозможные варианты развития событий на предприятии. После этого можно приступать к сравнительному анализу данных бюджетирования, отмечая положительные и отрицательные финансовые последствия реализации сценариев. Сформируем один отчет «Сравнительный анализ оборотов по бюджету: Бюджет движения денежных средств».

Рисунок 161 – Сравнительный анализ оборотов по бюджету: Бюджет движения денежных средств

Более результативно сравнивать плановые и фактические данные. Но для этого необходимо провести трансляцию данных из смежных подсистем программы в модуль «Бюджетирование» с помощью документа «Учет фактических данных по бюджетам».

Алгоритм действий похож на тот, который использовался при копировании. Сначала по каждой статье создаем элемент справочника «Источники данных для расчетов бюджетирования» в отдельной папке «Фактические данные» с подразделением на остатки и обороты, а обороты делим также как и статьи оборотов по бюджетам.

Рисунок 162 - Учет фактических данных по бюджетам

После проведения документа «Учет фактических данных по бюджетам» можно проводить план-фактный анализ бюджетирования.

Рисунок 163 – Закладка «Общие» настройки отчета «Сравнительный анализ оборотов по бюджету»

Для этого настроим отчет. На закладке «Общие» укажем формируемый бюджет (бюджет продаж), вид данных, период, а также параметры показателей: количество и сумма в валюте упр.учета. На закладке «Группировки» определим выводимые элементы: строки бюджеты и контрагент.

Рисунок 164 – Закладка «Группировки» настройки отчета «Сравнительный анализ оборотов по бюджету»

Рисунок 165 – Отчет «Сравнительный анализ оборотов по бюджету: Бюджет продаж»

На основе отчета уже можно выявить отклонения от планов, в нашем случае это два контрагента по сценарию «Реальный». Если посмотреть на закладку «Общие» настройки отчета, то там есть возможность выводить в отчет отклонения, как абсолютные, так и относительные. Автор этого не сделал только потому, что тогда на рисунке нельзя было бы отразить все сценарии.

Настроим отчет иначе. Оставим только покупателей, по которым выявлены отклонения и добавим номенклатуру по иерархии. Видно, что отклонения произошли только по группе изделия, причем разнонаправлено.

Рисунок 166 – Отчет «Сравнительный анализ оборотов по бюджету: Бюджет продаж»

Еще раз перенастроим отчет. Сравним фактические и плановые данные по сценарию «Реальный», поставив флаг отклонений. Теперь наглядно отражаются расхождения и по количеству и по сумме, а также процент этих отклонений.

Рисунок 167 – Отчет «Сравнительный анализ оборотов по бюджету: Бюджет продаж»

Очевидно, что отчеты можно представить в любых удобных для пользователя форматах. А удобный и актуальный отчет – это мощный, гибкий и эффективный инструментом управления.