Документи оформлення касових операцій

№	Код документа	Назва первинного документа
1	КО-1	Прибутковий касовий ордер
2	КО-2	Видатковий касовий ордер
3	КО-3	Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів
4	КО-3а	Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів
5	КО-4	Касова книга
6	КО-5	Книга обліку прийнятих і виданих касиром грошей

Надходження готівки до каси підприємства оформляється прибутковими касовими ордерами за формою № КО-1, підписаними головним бухгалтером або вповноваженою на це особою та касиром.

Особі, яка здала гроші, після отримання їх касиром видається квитанція, підписана головним бухгалтером і касиром та завірена печаткою (штампом).

Одержання готівки з власного рахунка в установі банку підприємство здійснює через касира або іншу вповноважену на те особу за грошовим чеком (іменним) з чекової книжки.

Чекову книжку підприємство придбаває в установі банку за заявою спеціальної форми.

Зберігається чекова книжка в сейфі підприємства. При виписуванні грошового чека жодні виправлення в ньому не допускаються. У чеку вказується цільове призначення готівки, а на корін­ці зазначається прізвище, ім’я та по батькові особи, якій доручено одержання готівки.

На суму одержаної готівки виписується прибутковий касовий ордер і квитанція до нього. Квитанція додається до виписки банку з поточного рахунка та є підтвердженням повного оприбуткування одержаної з банку готівки.

Видача готівки з каси проводиться за видатковими касовими ордерами типової форми № КО-2. Видаткові касові ордери підписуються керівником і головним бухгалтером підприємства або ними вповноваженими особами, що зафіксовано наказом по підприємству. Якщо є дозвільний напис керівника на документах, що додаються до видаткових касових ордерів (заявках, рахунках та інших), то підпис керівника на самих ордерах не обов’яз­ковий. Гроші з каси завжди видаються під розписку, яка оформлюється тільки власноручно одержувачем. Одержувач пред’являє касиру документ, що засвідчує його особу (паспорт громадянина, служ­бове посвідчення тощо). Цей документ записується в касовому ордері.

Видача грошей у рахунок праці, допомоги з тимчасової втрати працездатності, премій тощо проводиться за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями. У цьому випадку одержана сума словами не пишеться конкретною особою. На титульній сторінці відомості робиться дозвільний напис про видачу грошей за підписами керівника і головного бухгалтера. На загальну суму видачі незалежно від кількості відомостей складається один видатковий касовий ордер, дата та номер якого проставляється на кожній відомості.

Гроші видаються тільки особі, зазначеній у видатковому документі. Видача грошей іншій особі здійснюється тільки за дорученням, яке оформлюється у встановленому порядку з посиланням на нього у видаткових документах і додається до них. Після закінчення термінів виплати касир повинен:

• у платіжній відомості навпроти прізвища осіб, котрим суми не виплачені, зробити запис “депоновано”;

• скласти реєстр депонованих сум;

• у кінці відомості зробити запис про фактично видану суму та суму, що підлягає депонуванню;

• записати в касову книгу фактично виплачену суму, а на відомості проставити номер видаткового ордера;

• здати депоновані суми на поточний рахунок підприємства в банку.

Усі факти надходження та вибуття готівки на підприємстві відображаються в касовій книзі типової форми № КО-4.

Здавання готівки з каси підприємства на рахунок у банк оформляється заявою на внесення готівки, форма якої затверджена НБУ. Об’ява заповнюється касиром підприємства. Після здачі готівки касир одержує квитанцію (середня частина бланка об’яви).

Прибуткові та видаткові касові ордери виписуються бухгалтерією й передаються до виконання безпосередньо касирові, а не через особу, що вносить або одержує гроші.

Прибуткові та видаткові касові ордери до передання їх касирові реєструються бухгалтерією в Журналі реєстрації касових ордерів типової форми № КО-3, де їм надаються порядкові номери з початку звітного року.

Касова книга відкривається підприємством на звітний рік. Її аркуші повинні бути пронумеровані, прошиті та опечатані з прикладенням печатки. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується керівником і головним бухгалтером. Записи в ній проводяться у двох примірниках із застосуванням копіювального паперу, при цьому другий примірник є відривним і використовується як звіт касира, а перший — залишається в книзі. Виправлення в ній засвідчуються підписами касира та головного бухгалтера, немотивовані виправлення забороняються.

Записи в касовій книзі здійснюються за кожним прибутковим і видатковим касовим ордером, а додані до них документи з метою запобігання повторного використання погашаються штампом або підписом від руки “Одержано”, “Списано” із зазначенням дати.

Касовий звіт складається щодня (у разі виплати зарплати — за 3 дні). Касир у кінці дня підбиває підсумки за день, виводить залишок у касі і передає другий відривний примірник до бухгалтерії як звіт з усіма додатками.

Порядок ведення касової книги зберігається і за машинної обробки інформації.

Після одержання звіту касира бухгалтерія перевіряє його з метою правової обґрунтованості, арифметичної точності всіх записів та на підставі цих даних відображає операції в системі рахунків і регістрів обліку.

Як було раніше сказано, для обліку касових операцій використовується активний рахунок 30 “Каса” з двома субрахунками:

• 301 “Каса в національній валюті”;

• 302 “Каса в іноземній валюті”.

За дебетом рахунка 30 “Каса” відображаються надходження грошових коштів до каси підприємства, за кредитом — виплата грошових коштів з каси.

Для ведення синтетичного обліку касових операцій можуть бути використані регістри бухгалтерського обліку, затверджені наказом Мінфіну України від 29 грудня 2000 р. “Про затвердження методичних рекомендацій щодо застосування регістрів бухгалтерського обліку” або ж інші регістри (за вибором підприємства).

Якщо суб’єкт господарювання використовує регістри, передбачені вищеназваним наказом, то касові операції відображаються за кредитом рахунку 30 “Каса” в кореспонденції за дебетом різних рахунків у Журналі 1 і відомості 1.1 щоденно на підставі звіту касира. У відомості до цього Журналу відображаються обороти за дебетом рахунка 30 “Каса” в корес­понденції за кредитом різних рахунків. Підприємство може використовувати й регістри журнально-ордер­ної форми. Тоді обороти за кредитом рахунка 30 “Каса” відображаються в журналі № 1, а за дебетом — у відомості до нього.

Окрім названих, можуть використовуватися й інші регістри обліку.

Якщо підприємство має й іноземну готівкову валюту, тоді в первинних документах обов’язково показується сума операції в національні валюті та в іноземній за курсом НБУ на день здійснення операції. Рекомендується вести окремі регістри для відображення готівкових операцій в іноземній валюті. Зміни валютних курсів готівки відображаються в обліку відповідно до П(С)БО 21 “Вплив змін валютних курсів”.

Керівник підприємства затверджує час (але не рідше одного разу на квартал) проведення інвентаризації каси та призначає інвентаризаційну комісію. Комісія проводить покупюрну інвентаризацію готівки та інших грошових коштів, які зберігаються в касі. Результати інвентаризації оформлюються актом, в якому наводяться дані про наявність готівки та інших коштів і надлишки, нестачі (якщо вони мають місце), причини їх виникнення. За результатами інвентаризації керівник підприємства приймає рішення про оприбуткування надлишків, або списання нестач за рахунок матеріально відповідальної особи (касира). На підставі рішення керівника надлишки оприбутковуються та зараховуються в дохід підприємства за дебетом рахунка 30 “Каса” і кредитом субрахунка 719 “Інші доходи від операційної діяльності”.

Нестачі списуються в дебет субрахунка 947 “Нестачі і витрати від псування цінностей” і кредит рахунка 30 “Каса”, а потім сума проводиться за дебетом субрахунка 375 “Розрахунки за відшкодування завданих збитків” і кредитом субрахунка 716 “Відшкодування раніше списаних активів” (табл. 2.2).

Таблиця 2.2.

Схема основних бухгалтерських проведень касових операцій

№	Зміст господарської операції	Кореспонденція рахунків
		Дебет	Кредит
1	2	3	4
1	Одержано з поточного рахунка в національній валюті готівка для різних цілей	301	311
2	Одержано готівку з поточного рахунка в іноземній валюті для виплати авансу з відрядження	302	312
3	Надійшла в касу виручка за продукцію власного виробництва	301	701
4	Надійшла до каси виручка за товари	301	702
5	Надійшла до каси виручка за надані послуги	301	703
6	Одержано готівку від покупців у рахунок оплати раніше відвантаженої продукції товарів (робіт, послуг)	301, 302	361, 362
7	Повернуто до каси невикористані підзвітні суми	301, 302	372
8	Одержані до каси гроші від винних осіб за відшкодування завданих підприємству збитків	301	375
9	Отримано готівкою до каси внесок до статутного фонду	301	46
10	Одержана готівка до каси за перепродані акції власної емісії або за продану частину власника в капіталі підприємства	301	45
11	Оприбутковано до каси фінансову довгострокову допомогу на зворотній основі	301, 302	55

Продовження табл. 2.2

1	2	3	4
12	Надійшла готівка в рахунок погашення раніше одержаних векселів	301, 302	341, 342
13	Одержані до каси суми в рахунок оплати за житлово-комунальні послуги	301	377
14	Одержано готівку від покупців за продані необоротні активи	301	342
15	Одержані до каси суми в рахунок погашення заборгованості за позичками на індивідуальні потреби	301	163, 371
16	Одержані до каси суми в рахунок погашення раніше списаної дебіторської заборгованості	301	716
17	Одержані до каси суми цільового фінансування	301	48
18	Одержані до каси платежі в рахунок доходів майбутніх періодів (орендна плата, за комунальні послуги тощо)	301	69
19	Оприбутковано до каси готівку від внутрішніх підрозділів, що мають окремі баланси	301	683
20	Надійшла до каси готівка від дочірніх підприємств	301	682
21	Повернено до каси суму надлишково виплаченої зарплати працівників	301	661
22	Оприбутковані надлишки готівки, виявлені під час інвентаризації каси	301	719
23	Виплачено з каси працівникам підприємства заробітну плату, та нараховано допомогу за рахунок фондів соціального страхування	661	301
24	Видано готівку під звіт працівникам підприємства для відрядження та на здійснення інших господарських операцій	372	301, 302
25	Внесена готівка з каси підприємства на його банківські рахунки (виручка, депонована зарплата і т. ін.)	311, 312	301, 302
26	Виплачені з каси депоненти акціонерам, засновникам та іншим власникам корпоративних прав	671	301
27	Виплачено з каси (переказано через відділення зв’язку) утримані суми за виконавчими листами (аліменти тощо)	685	301
28	Виплачено з каси раніше депоновану заробіт­ну плату	662	301
29	Виплачена з каси працівникам підприємства одноразова допомога за рахунок фонду соціального страхування	652	301
30	Видана з каси працівникам підприємства позичка на індивідуальні потреби (короткострокова, довгострокова)	327, 631	301
31	Погашені готівкою раніше видані короткострокові векселі	621	301
32	Викуплені підприємством акції власної емісії	45	301
33	Видана з каси готівка за рахунок коштів цільового фінансування	48	301
34	Передана з каси готівка інкасатору	333	301
35	Відображено нестачу готівки в касі за результатами інвентаризації	947	301