Контрольные вопросы и задания

1. Характеристики первичной, вторичной, внешней и внутренней информации и требования к ней.

2. Преимущества и недостатки создания информационно-аналитической структуры в подразделении.

3. Методы сбора информации: опрос, наблюдение и эксперимент.

4. Методы диагностики ситуации: диаграмма ЧКГКСК, вход-процесс-выход,

5. Преграды творчеству, основные характеристики творческой организации и действия по формированию творческой среды.

6. Методы анализа проблемы: диаграммы причины-следствия, «мозгового штурма», метод Гордона, номинальный групповой метод, морфологический анализ.

7. Информационные технологии и информационное противоборство в контексте разработки эффективных управленческих решений.

8. Технократический, технологический и политико-идеологический контекст государственного управления информационной сферой.

9. Механизм причинения ущерба интересам личности, общества и государства через воздействия в информационной сфере.

10. Национальные интересы Республики Беларусь в информационной сфере и конкурентоспособность управленческих решений.

11. Структура понятия «деятельность по обеспечению информационной безопасности» Республики Беларусь и конкурентоспособность управленческих решений.

12. Содержание деятельности по обеспечению информационной безопасности Республики Беларусь и конкурентоспособность управленческих решений.

13. Организационная структура системы обеспечения безопасности Республики Беларусь в информационной сфере и конкурентоспособность управленческих решений.

14. Функции государственного управления в области обеспечения информационной безопасности Республики Беларусь.

15. Органы и учреждения Беларуси, осуществляющие информационное обеспечение государственной политики.

16. Направления совершенствования правовых, организационных и кадровых механизмов государственного регулирования отношений в информационной сфере Республики Беларусь.

Глава 16. Контроль в системе государственного управления

Ключевые слова:

контроль, принципы реализации контроля; цели и задачи контроля; президентский контроль; парламентский контроль; правительственный контроль; административный контроль; финансовый контроль; пассивный и активный контроль; предварительный контроль; промежуточный контроль; итоговый контроль; органы государственного контроля в зарубежных странах; система контроля в Республике Беларусь; финансовый контроль в Республике Беларусь; общественный контроль

Вопросы

16.1. Общая характеристика и принципы реализации контрольной деятельности государства.

16.2. Мировые подходы к формированию системы государственного контроля.

16.3. Система контроля в государственном управлении Республики Беларусь. Финансовый контроль.

16.1. Общая характеристика и принципы реализации контрольной деятельности государства

Термин «контроль» в научной и практической деятельности встречается достаточно часто.

В широком понимании  контроль в сфере государственного управления означает проверку соблюдения законов, нормативных правовых актов, исполнения принятых решений, установления отклонений от целей и задач государственного управления и корректировку деятельности объекта управления. Поскольку контроль осуществляется на различных этапах управленческой деятельности, то есть является «сквозной» управленческой функцией, можно дать следующее определение: контроль (от франц. controle  проверка)  аналитическая функция управления, которая пред­ставляет собой осуществляемый субъектом управления комплекс мер наблюдения за подготов­кой, принятием и ходом реализации управленческих решений, а также проверки фактического состояния государственной организации (подраз­деления, сотрудника).

Система контроля, являясь под­системой государственного управления, во многом способствует устойчивости системы и ее развитию. Посредством контроля достигается надежная обратная связь, которая позволяет выявлять резуль­таты воздействия управляющего объекта на управляемый, до­пущенные отклонения от управленческих решений, а также принципов организации и регулирования. Выявляя отклоне­ния и их причины, контроль позволяет определить пути до­стижения целей и исправления допущенных просчетов или на­рушений в работе объекта управления.

Развитие науки и практики управления способствовало формированию в государственном управлении гибкой и на­дежной системы контроля, которая пронизывает все уровни  от головной структуры до подразделений и конкретных сот­рудников. Система контроля призвана обеспечить слаженную работу аппарата, повышение результативности и поиск опти­мального развития как структуры, так и процесса с учетом ди­намики изменения экономических, политических и социаль­ных условий в обществе.

Выделяют следующие функции контроля:

• информационную  с ее помощью субъект управления своевременно получает сведения о состоянии процесса выпол­нения принятых решений и планов организационной деятель­ности объекта управления.

• аналитическую  контроль влияет на оценку складывающейся ситуации, исследование проблем и результаты прогноза изменений обстановки.

• организационную  заключается в том, что с помощью контроля и на основе его результатов осуществляются необходимые меры по корректировке задач и устранению выявлен­ных недостатков.

В связи с этим важнейшими требованиями, предъявляемыми к контролю, являются:

1. Объективность, которая выражается в беспристрастности тех, кто выполняет функции контроля. Вскрывая реальное положение дел, руководитель в своих оценках должен воздерживаться от эмоций и предвзятого отношения к изучаемым (проверяемым, контролируемым) проблемам и людям, подменять аналитические выводы собственным мнением.

2. Действенность, что означает незамедлительную реализацию результатов контроля, когда выводы преобразовываются в корректирующие решения, подлежащие безусловному исполнению и повторному контролю.

3. Эффективность, которая отражает реальную отдачу результатов контроля, улучшение состояния организационной деятельности, предупреждение провалов и просчетов.

4. Систематичность  означает, что контроль должен осуществляться на всех этапах управления и способствовать успешному решению задач, стоящих перед объектом государственного управления. Отсутствие контроля порождает опасность утраты инициативы.

5. Гласность  означает, что непременным условием успешной работы организации (подразделений, сотрудников) является доведение результатов контроля до проверяемых объектов управления.

Основной целью государственного контроля является обеспечение государственной исполнительской дисциплины, единства принятого решения и его своевременного и качественного исполнения, предупреждение возможных ошибок и нарушений в деятельности подконтрольных органов.

Необходимо отметить, что осуществление контроля в системе государственного управления предполагает взаимодействие двух подсистем: субъекта в лице соответствующих государственных органов и объекта, которым выступают формальные и неформальные организации, группы, индивиды, т. е. контролирующей и контролируемой подсистемы.

Особенность контролируемой подсистемы – наличие развитого внутреннего контроля, что необходимо учитывать контролирующим органам.

Реализация функции контроля базируется на определенных принципах контроля:

• законодательное определение целей и задач государственного контроля, компетенции, функций, ответственности контролирующих органов;

• независимость контролирующих органов;

• соблюдение законности в действиях контролирующих организаций;

• скоординированность деятельности контролирующих организаций;

• регулярность проведения контроля;

• высокий профессионализм проверяющих;

• неотвратимость наказания виновных;

• принцип соизмеримости нарушений исполнительской дисциплины и мер воздействия;

• обязательное расследование фактов нарушений, их анализ, разработка и принятие соответствующих мер, их корректировка;

• гласность результатов с сохранением в необходимых случаях тайны проверяемых субъектов хозяйствования;

• единая методология проведения контроля, общая информационная база контроля;

• организация обратной связи, позволяющей установить непрерывный контроль за состоянием деятельности и результатов подконтрольного объекта;

• эффективность государственного контроля как с точки зрения его результативности (действенности), так и экономичности (обоснованности затрат на содержание контролирующих органов, соответствия затрат результатам деятельности)

В теории и практике управления контроль связывают с разрешением следующих задач.

Повышение дисциплины и ответственности. Пред­полагается, что управляющая система не только определяет наиболее рациональные пути действия, но и исполняет роль побуждающего механизма, генератора активности исполнителей. Руководитель реализует это через возложение обязательств на своих подчиненных. Требовательность в сочетании с уважи­тельным отношением к каждому исполнителю повышает от­ветственность подчиненных, связанных отношениями коллек­тивного труда. Дисциплина каждого в отдельности и коллек­тива в целом  есть непременное условие эффективной рабо­ты. Но дисциплина должна основываться на сознательной от­ветственности исполнителя за порученный участок работы. Поэтому контроль является предпосылкой требовательности и дисциплины. Он показывает роль каждого сотрудника в дос­тижении общего результата.

Стимулирование творческого подхода к работе. Творческая деятельность охватывает разработку целей управ­ления, средств и путей их реализации. Сущность творческого подхода состоит, прежде всего, в том, чтобы выявлять все но­вое в сфере управления и с участием всех членов коллектива намечать пути решения возникающих управленческих проблем, тем самым ориентируя их на достижение отдаленных це­лей и планомерно организованные действия. Единство трудо­вой и творческой деятельности значительно повышает потен­циальные возможности как руководителя, так и всех сотруд­ников. Однако следует иметь в виду, что творчество опирается на концептуальные разработки проблем организации с их последующей детализацией. Именно поэтому контроль способ­ствует выделению из массы проблем тех, которые нуждаются в концептуальной проработке.

Совершенствование организационной структуры. Исследования процесса государственного управления не­избежно приводят к выводам о соответствии его структуры ре­шаемым задачам. Структура организации как способ взаимодействия и взаимосвязи образующих ее компонентов (подраз­делений, сотрудников, сил и средств и т. п.) требует относи­тельной самостоятельности и устойчивости подразделений, выполняющих различные функции. Изменение внешних условий, появление новых задач вызывает необходимость (целесообразность) изменения структуры государственных органов управления и их подразделений.

Обеспечение точного соответствия формы реше­ния и содержания исполнения. Если рассматривать форму решения как структуру и организацию исполнения принятого решения, то содержание решения можно обозначить как сово­купность составляющих его элементов и процессов. Они не­отделимы друг от друга. Только их диалектическая взаимо­связь обеспечивает успешное решение задач, стоящих перед организацией. Формальное исполнение решений не приносит результата. Именно содержание работы наполняет форму исполнения. Оно более активно, постоянно развивается и влияет на изменение формы. В то же время и форма исполне­ния влияет на заключенное в ней содержание. Она способ­ствует или тормозит развитие содержания. Поэтому не следует забывать, что одно и то же содержание может развиваться в различных формах и этим определяется гибкость принятого и реализуемого управленческого решения.

Цели, задачи и их практическая реализация формируют систему контроля. Она представляет собой совокупность объектов, субъектов, технологий и средств контроля.

О значении контрольных функций в системе управления свидетельствует создание различных международных органов, организаций, их подразделений, осуществляющих контроль. Особое место среди них занимает Международная организация высших контрольных органов (ИНТОСАИ), в состав которой входит более 160 государств мира, ее назначение – распространение международного опыта, унификация форм и методов государственного контроля.

В зависимости от научных и практических задач в основу классификации видов контроля могут быть положены различные критерии: природа субъектов контроля, их задачи, содержание контрольной деятельности, характер контрольных полномочий, характер взаимоотношений субъекта контроля с объектом контроля, стадии управления, на которых проводится контроль, юридические или дисциплинарные последствия от проведенного контрольного мероприятия и т. д.

Наибольшее распространение получила классификация и систематизация видов контроля по субъекту контроля в зависимости от его природы, роли и места в системе управления. В научной литературе различают четыре основных субъекта, осуществляющих контроль за деятельностью органов государственного управления, органов исполнительной власти: государство, общественные организации, трудовые коллективы, граждане как частные лица. Исходя из этого можно сделать вывод о том, что по субъекту контроль подразделяется, прежде всего, на государственный и общественный контроль. В свою очередь государственный контроль в зависимости от характерологических признаков субъекта контроля можно дифференцировать на:

• президентский контроль;

• парламентский контроль;

• правительственный контроль;

• судебный контроль;

• контроль исполнительных и распорядительных органов.

По степени формализации выделяют формальный, формализованный и реальный контроль.

Исходя из направленности контроля можно выделить внутренний (ведомственный) и внешний (надведомственный, межведомственный) контроль. Внутренний осуществляется в отношении органов одной системы, а внешний – в отношении организационно неподчиненных субъектов.

Помимо указанных видов выделяют также административный и финансовый контроль. Административный контроль направлен на проверку того, как физическими и юридическими лицами организовано исполнение нормативных правовых актов, насколько эффективно осуществляется управление субъектами управления, одновременно являющимися объектами государственного контроля. Административный контроль включает как всю управленческую деятельность, так и отдельные ее направления, применяется всеми контролирующими органами.

Финансовый контроль направлен на проверку организации на предмет экономного и целевого расходования государственных бюджетных и внебюджетных финансовых средств, законности и правильности распределения финансовых средств и ведения бухгалтерских счетов.По содержанию отношений, складывающихся в тех сферах государственного управления, которые охватываются государственным финансовым контролем, обычно выделяют: бюджетный (или бюджетно-финансовый), налоговый, банковский, валютный, таможенный контроль и надзор за страховой деятельностью.

Различают также два основных вида контроля — пассивный и активный.

Пассивный контроль осуществляется дискретно, по окончании какого-либо процесса, иными словами, это провер­ка исполнения.

При активном контроле во время всего процесса испол­нения принятого решения оказывается воздействие на объект управления, что позволяет своевременно выявлять и устра­нять отклонения от нормального функционирования системы управления, а также выявлять и использовать возникшие бла­гоприятные обстоятельства.

По временному параметру различают предварительный, промежуточный (текущий) и итоговый контроль.

Предварительный контроль нацелен на процесс подго­товки к последующей реализации принятых решений. Он пре­дусматривает проведение исследования готовности всех подчиненных органов (подразделений) к выполнению функциональ­ных обязанностей, поставленных новых задач, указаний, при­казов, плановых позиций, а также охватывает процесс доведе­ния до исполнителей программы действий и проверку полноты ее усвоения. При этом определяется доступность исполнения задуманных мероприятий, обеспеченность необходимыми средствами, оргтехникой, другими материальными ресурсами.

Промежуточный (текущий) контроль пронизывает весь цикл реализации управленческих решений. Текущему конт­ролю подвергаются процесс выполнения плана, ритмичность и полнота его реализации, а также соответствие предпринимае­мых действий принятому решению. С помощью этого контро­ля выявляются недостатки в организации и просчеты в испол­нении решений (планов), что позволяет своевременно коррек­тировать их регулирующими решениями.

Итоговый контроль можно представить как объединен­ный вариант двух предыдущих видов контроля. Иными слова­ми, результат деятельности органа (подразделения или сотруд­ника) за определенный период времени исследуется для выра­ботки новой программы будущих действий с учетом положи­тельного и отрицательного опыта, а также тенденций измене­ния обстановки.

Теория управления выделяет комплексные, целевые (те­матические), линейные (по линиям работы) проверки. Такие проверки подразделений позволяют контролировать процесс и результаты деятельности в полном объеме или на отдельном направлении и применяются на всех уровнях управленческой деятельности. Проверки в свою очередь могут быть плановыми и внезапными.

В государственном управлении используют следующие формы контроля.

Отчеты подразделений и сотрудников, типовые (фор­мализованные) или произвольно описывающие результаты ра­боты, охватывающие, как правило, определенный временной пе­риод. За основу принимается плановый период (го­довой, полугодовой и т. д.). По результатам выполнения наиболее важных мероприятий отчеты представляются вне зависимости от сроков их исполнения. По требованию руководителей запра­шиваются и другие отчеты, например, по конкретным сотруд­никам, линиям, объектам, приказам, указаниям, сферам дея­тельности и т. д. Рассмотрение отчетности является основной формой контроля в деятельности любого руководителя.

Заслушивание на заседаниях, совещаниях, у со­ответствующих руководителей органов (подразделе­ний)  эта форма контроля применяется достаточно часто в служебной практике. Следует отметить такие ее качества, как демократичность и объективность.

Систематическое повседневное отслеживание  про­верка хода реализации решений вышестоящих органов, распо­ряжений руководителя органа (подразделения), исполнения других функциональных обязанностей контролируемыми ли­цами, а также собственных решений путем изучения и оценки поступающей к субъекту контроля текущей информации, дру­гих материалов.

Контроль исполнения документов, ведение контроль­ной картотеки и использование автоматизированных систем контроля  существенные элементы организации информаци­онного обслуживания. Операции контроля исполнения доку­ментов делятся на творческие (исполнение по существу) и технические (исполнение по срокам). Творческим контролем исполнения документов занимаются специалисты аппарата управления (сотрудники кураторских и инспекторских под­разделений). Технические операции  контроль над сроками и формой исполнения документов, соблюдением их реквизи­тов  выполняются вспомогательным персоналом (сотрудни­ками секретариатов, делопроизводственных служб). Основные задачи контроля:

• ведение предупредительного (предварительного) контроля по срокам исполнения документов;

• информирование руководства о состоянии исполнения различных категорий документов (текущий контроль);

• ведение последующего контроля (отметка об исполнении документов и передача карточки об исполнении документа в справочную картотеку или для учета в автоматизированной системе контроля).

Отметка о контроле исполнения документа в виде услов­ного обозначения (буква «К») или штампа «Контроль» проставляется на поле документа напротив реквизита, заго­ловка к тексту.

Сроки исполнения документов бывают типовыми и инди­видуальными. Типовые сроки исполнения устанавливают для наиболее массовых категорий документов, подлежащих конт­ролю в соответствии с действующим законодательством или инструкциями. Индивидуальные сроки исполнения устанавли­вает в каждом конкретном случае руководитель и указывает его в резолюции на документе.

Самоконтроль  это регуляция самой личностью (со­трудником) своего рабочего состояния, т. е. это контроль соб­ственной деятельности, осуществляемый с целью оценки ее эф­фективности, затрат времени на выполняемую работу, исполь­зуемых методов, приемов и технических средств.