3. Вимоги до змісту та розташування реквізитів

Документ складається з елементів, які називаються реквізитами. У Державному стандарті на терміни і визначення реквізит – це “обов’язковий елемент оформлення офіційного документа” .

Державний стандарт 6.38-90 діє з 1 січня 1991 року до сьогодні і застосовується при оформленні документів у всіх структурах держави. Він наводить31реквізит: 1 – Державний Герб України;

2–емблема організації; 3 – зображення нагород; 4 – код організації; 5 – код документа; 6 – назва міністерства чи відомства; 7 – назва підприємства (структури);

8 – назва структурного підрозділу;

9 – індекс підприємства зв’язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпу, телефона, рахунку в банку; 10 – назва виду документа; 11 – дата; 12 – індекс (вихідний номер документа); 13 – посилання на індекс і дату вхідного документа; 14 – місце складання чи видання;

15 – гриф обмеження доступу до документа;

16 – адресат;

17 – гриф затвердження; 18 – резолюція;

19 – заголовок до тексту; 20 – позначка про контроль;

21–текст;

22–позначка про наявність додатка;

23 – підпис;

24 - гриф погодження;

25 – візи;

26 – відбиток печатки;

27 – позначка про завірення копій;

28 – позначка про виконавця;

29–позначка про виконання документа та направлення його до справи; 30–позначка про перенесення даних на машинний носій; 31 – позначка про надходження.

До складу дати входять число, місяць, рік, проставляються в одному рядку трьома парами арабських чисел. Наприклад: 10.02.05.

У текстах документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дат. Наприклад: 05 травня 2005 року.

Індекс розташовують у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс об’єднує в собі три пари арабських цифр, де перша пара – індекс структурного підрозділу, друга – номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя – порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: № 03 – 12/213 від 15.05.02, де 03 – шифр структурного підрозділу, 12 – номер справи за номенклатурою, 213 – порядковий номер.

Гриф обмеження доступу до документа проставляють на документах, що містять інформацію для обмеженого кола осіб. Гриф обмеження доступу проставляється відповідно до чинного законодавства і розміщується праворуч від середини у верхньому куті робочої площі на першій сторінці без лапок. Якщо необхідно вказати номер примірника, він ставиться нижче грифу обмеження доступу через півтора інтервали і центрується відповідно до нього. Гриф може формулюватись так: цілком таємно; для службового користування; таємно; конфіденційно; не для друку; комерційна таємниця.

Затвердження документа здійснюється двома способами, які мають однакову силу. Елементами грифу затвердження є: гриф ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, (звання), особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ, і дати його затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Президент Акціонерного товариства

“Торус ЛТД”

___________________О. Д. Засенко

14.03.09

При затвердженні документа розпорядчим актом на документі проставляється гриф за таким зразком:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказом міністра освіти і науки України

від “__”______________2008 р. №_____

Резолюція – це напис службової особи на документі, що являє собою коротке рішення з приводу викладених у цьому документі питань, інформацію про подальшу роботу з документами. Розміщується в правому верхньому кутку на документі або на окремому бланку формату А8. Це ніби маленький розпорядчий документ, складений на одержаному документі.