Питання для самоконтролю

1. Що таке документ?

2. Назвіть реквізити документів.

3. Які є вимоги до оформлення тексту документів? Охарактеризуйте їх.

Тема 9. Етикет службового листУвання

1. Службові листи

2. Реквізити службових листів

3. Мовні формули службового листування

4. Види листів

1. Службові листи

Службові листи слугують для розв’язання різноманітних питань, які виникають в управлінській діяльності. Головна мета службового листа -спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Структурними елементами змісту листа є вступ, докази, висновки й закінчення. Службовий лист повинен бути чітким, стислим, зрозумілим.

Службовий лист – це довідково-інформаційний документ, за допомогою якого відбувається спілкування між юридичними та фізичними особами.

В управлінській діяльності службові листи розрізняють за функціональними ознаками: листи, що вимагають відповіді: лист-запит, лист-звернення, лист-пропозиції, лист-вимоги, лист-підтвердження, лист-розпорядження, супровідний лист тощо; листи, що не вимагають відповіді: листи-відповіді, інформаційні, рекламні, гарантійні, листи-підтвердження, рекомендаційні та інші. За кількістю адресатів: звичайні та колективні (надсилаються на одну адресу, але колективні мають декількох адресатів), циркулярні листи (надсилаються керівною установою до структурних підрозділів). За терміном виконання: термінові ( якщо в них зазначається термін виконання, встановлений законом, пра­вовим актом, розпорядженням, наказом) й нетермінові (якщо вони не містять посвідчення про термін). Незважаючи на низький рівень уніфі­кації та стандартизації, ділові листи складають за типовими та трафаретними стандартами. За призначенням: службові листи бу­вають звичайними, секретними та призначеними для служ­бового користування.

Оформлення листів здійснюється у вигляді лінійного за­пису на бланку, що містить віддруковані реквізити установи, закладу, організації. Текст службового листа повинен бути простим і висвітлювати лише одне питання. Це спрощує його реєстрацію та контроль за проходженням. Тон листа має бути нейтральним.

2. Реквізити службових листів

У сучасних умовах ділове листування все частіше відходить від надмірно сухої офіційності, заштампованих канцеляризмів, проте не варто забувати про обов’язкові елементи та правильний порядок їх розташування, що сприяє створенню єдиного зразка формуляра.

Для офіційних листів рекомендують такі реквізити:

1) Державний герб;

2) емблема підприємства, установи чи організації;

3) зображення державних нагород;

4) код підприємства, організації, установи;

5) назва підприємства, організації чи установи-адресанта;

6) назва структурного підрозділу;

7) індекс підприємства зв'язку;

8) поштова і телеграфна адреса;

9) номер телефону;

10) номер телетайпа;

11) номер факсу;

12) номер розрахункового рахунка в банку;

13) дата;

14) індекс документа;

15) посилання на індекс і дату вхідного документа;

16) адресат;

17)заголовок до тексту;

18) текст;

19) відмітка про наявність додатку;

20) підпис;

21) відмітка про направлення копії за іншими адресами;

22) прізвище, ім'я, по батькові та телефон виконавця.

Уніфікація формуляра листа сприяє створенню єдиного зразка формуляра та пошуку необхідної інформації. Правильно оформлена ділова кореспонденція – це обличчя компанії, фірми, установи.