Вимоги до мови документів

Укладаючи документ, слід дотримуватися певних правил, які допоможуть виробити точний, стислий, зрозумілий та послідовний стиль письма, а саме:

1. Використовувати мовні засоби, які були б зрозумілими широкому загалу і відповідали нормам літературної мови, конкретному стилю чи підстилю.

2. Від першої особи викладати текст у таких документах, як:

а) автобіографія (Я, ... народилася, ...навчаюся...);

б) заява ( Прошу надати мені..., працюю на посаді...);

в) наказ (Наказую ...);

г) службова записка (Доводжу до ..., Вважаю, що ...);

3. Від третьої особи викладати текст у таких документах, як:

а) акт (Комісія пропонує ..., дійшла висновку ...);

б)трудова угода, контракт, договір (Замовник отримує, а Виконавець зобов’язується...);

в) інструкція (АТ «Довіра» встановлює ..., кожен акціонер одержує ...);

г) запрошення, оголошення (Банк надає ..., інститут запрошує...).

4. Доцільно вживати прямий порядок слів у реченнях:

а) коли підмет передує присудкові;

б) коли означення стоїть перед означуваним словом;

в) коли додаток стоїть після керуючого слова;

г) коли вставні слова стоять на початку речення.

5. Уникати вживання багатозначних слів, а наявні пояснювати в певному

контексті.

6. Уникати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних

конструкцій та суб’єктивного ставлення до викладеного. Тон службового документа має бути нейтральним.

7. Не переобтяжувати текст іншомовними словами, якщо є їхні українські відповідники.

8. Використовувати лише загальноприйняті, стандартні скорочення та

абревіатури:

а) складноскорочені слова (профком – профспілковий комітет, військкомат – військовий комісаріат та ін.);

б) ініціальні скорочення (НРУ – Народний Рух України, неп – нова економічна політика та ін.);

в) скорочення слів (м. – місто, ім. – імені, обл. – область, проф. – професор).

9. Уникати неблагозвучності, однозвучності з іншими скороченнями.

10. Уникати вживання скорочень назв грошових та фізичних одиниць (крім формул); одиниць виміру; знаків %, №, $, якщо вони без цифрових позначень і не в таблицях, схемах.

11. Слідкувати за дотриманням логічної послідовності викладу матеріалу, фактів. Підкреслюючи наступність визначення причинно-наслідкових зв’язків між фактами, подіями чи явищами, треба викладати їх у зв’язній черговості здійснення (у першу чергу, насамперед, спочатку; одночасно, водночас; потім, після, далі та ін.).

12. Замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйняттю тексту документа.

13. Уживати стійкі (трафаретні) словосполуки, що виражають стандартні аспекти змісту (з метою надання допомоги, у зв'язку з погіршенням стану, згідно з рішенням комісії).

Наприклад, для висловлення мотивів, що пояснюють використання певної управлінської дії, вживаються такі синтаксичні конструкції:

— У порядку надання технічної допомоги...

— У порядку науково-технічного співробітництва...

— У порядку обміну досвідом....

— У зв'язку з проведенням спільних робіт з...

— У зв'язку зі вказівкою...

— У відповідності до попередньої домовленості рішенням...

— Відповідно до Вашого прохання...

— Відповідно до постанови міністерства...

— Незважаючи на наші неодноразові усні і письмові нагадування, до цього часу...

— З метою подальшої кооперації...

— Відчуваючи гостру необхідність...

Такі стійкі словосполучення й стандартні вислови полегшують сприйняття службового документа, а також увесь процес його складання, дозволяючи не витрачати час на пошуки формулювань.

Наведемо кілька прикладів стійких моделей, які склалися для висловлення стандартних аспектів змісту. Укладачеві документа буде неважко побудувати стилістичну конструкцію речення чи кількох речень, якщо він матиме у своєму розпорядженні набір таких моделей:

Модель синтаксичної конструкції	Варіанти її реалізації
Доводимо до Вашого відома, що...	постійно діючий семінар на тему «___________» відбудеться з__ по ___ _____ 2006_р.
Повідомляємо, що...	підприємство припинило виробництво автосамоскидів колишньої конструкції
Доводимо до Вашого відома, що… Нагадуємо Вам, що... Ще раз нагадуємо Вам, що...	ми досі не отримали від Вас протоколи випробування виробів нової конструкції
Підтверджуємо	отримання Вашої відповіді з питання реалізації продукції
Підтверджуємо із вдячністю	надходження Вашого листа з додатковими пропозиціями