Тема 17-18. Укладання документів щодо особового складу

Студенти повинні:

• знати особливості оформлення документів щодо особового складу, різновиди документів та їх форми, склад реквізитів документів;

• вміти грамотно писати й оформляти документи.

Методичні поради до вивчення теми

До типових мовних засобів, що супроводжують документацію з особового складу, належить велика кількість власних назв, тому обов’язковою вимогою до правильності їх складання є розуміння статусу власних назв у мові й суспільстві і принципів їх передачі українською мовою.

Література

1. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери. – К.: А.С.К., 2002. – . 87–105.

2. Ділова українська мова / За ред. О.Д. Горбула. – К.: Товариство «Знання», КОО, 2001. – С. 43–57.

3. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення. – Харків: Торсінг, 2002. – С. 82 – 90.

4. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. – К.: Літера ЛТД, 2002. – С. 41 – 42, 50, 58, 62–64, 84–93.

ЗАВДАННЯ

1. Відредагуйте тексти заяв. Запишіть пра­вильні варіанти.

А. Прошу надати мені академвідпустку у зв’язку з потребою догляду за дитиною.

Б. Прошу Вашого дозволу на звільнення від занять у зв’язку з сімейними обставинами з 10 по 14 жовтня.

В. Прошу надати мені п’ятиденну відпустку за власний рахунок.

Г. Прошу Вашого дозволу на переведення мене на заочну форму навчання за сімейними обставинами.

2. Відредагуйте речення. Запишіть правильні варіанти.

1. Я, Зеленко Н. О., народилася 22.09.1979 р. в м. Лубни Пол­тавської області.

2. На протязі 1986-95 рр. навчалася у середній школі № 1 м. Лубни.

3. У 1995 р. вступила на спеціальність «Біржова діяльність» Київського індустріального технікуму.

4. У 1997 р. поступила в НПУ імені Драгоманова.

3. Оформіть резюме від свого імені на заміщення вакантної посади технолога т

4. Оформіть наказ про призначення на роботу.

ДИДАКТИЧНИЙ МАТЕРІАЛ

Документи щодо особового складу

Документи щодо особового складу - це документи, що містять інформацію про особовий склад організації, зафіксовану в заявах про прийняття (звільнення, переведення) на роботу, наказах про особовий склад, автобіографіях, характеристиках, контрактах з найму.

Автобіографія - це документ, у якому особа, яка складає його, подає опис свого життя та діяльності.

Основна вимога до такого - досягти вичерпності потрібних відомостей і лаконізму викладу.

Кожне нове повідомлення починається з абзацу.

Реквізити:

   прізвище, ім'я, по батькові у називному відмінку;

   дата, місце народження;

   відомості про навчання;

   відомості про трудову діяльність;

   відомості про громадську роботу;

   короткі відомості про склад сім'ї;

   дата і підпис автора.

Зразок:

Автобіографія

Я, Іщенко Павло Дмитрович, народився 29 вересня 1977 року в м. Артемівську Донецької обл.

У 1980 році разом із батьками переїхав до м. Донецька.

У 1984 році пішов до середньої школи № 35, по закінченні якої в 1993 році вступив до Донецького технічного коледжу.

У 1996 році вступив до Донецького національного технічного університету.

У 2001 році закінчив повний курс факультету технології силікатних виробів цього університету й отримав ступінь магістра економіки.

До 2004 року навчався в аспірантурі ДонНТУ за спеціальністю «Виробництво тугоплавких неметалевих і силікатних матеріалів і виробів».

Цього ж року захистив кандидатську дисертацію і працюю ст. викладачем кафедри технології силікатних виробів Донецького національного технічного університету.

Кандидат технічних наук.

Одружений.

Склад сім’ї:

дружина –Іщенко Олександра Петрівна, 1978 р. н., лікар міської лікарні № 1;

син –Іщенко Олександр Павлович , 2002 р. н.

12.07. 2011. Підпис

 Заява - це документ, який містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб, адресовану установі або посадовій особі,

Заяви з кадрових питань складаються з таких реквізитів:

1.    Адреса (назва організації або службової особи).

2.    Відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові; адреса, іноді - посада).

3.    Назва виду документа (заява).

4.    Текст.

5.    Перелік додатків із зазначенням кількості сторінок.

6.    Підпис автора.

7.    Дата заяви.

Якщо заява адресується до тієї ж організації, де працює автор, не треба зазначати адресу, паспортні дані, а достатньо назвати посаду та місце роботи (структурний підрозділ).

Текст заяви має таку структуру:

1.    Прохання (висновок).

2.    Обгрунтування прохання (докази) - для заяв про звільнення, переведення.

Зразок:

Керівнику _________________

^{(назва організації)}

Прізвище, ініціали керівника

Прізвище, ім’я, по батькові

заявника (у родовому відмінку)

Домашня адреса,

номер телефону (за потреби)

Паспортні дані

Ідентифікаційний код

Заява

Прошу прийняти мене на роботу ____________________________________________

^{(назва посади, назва структурного підрозділу)}

з

^{(дата прийняття, умови)}

Відмітка про наявність додатків (за потреби)

Дата Особистий підпис заявника

Характеристика - документ, у якому дається оцінка ділових та моральних якостей працівника.

Характеристика пред'являється при вступі до вузів і технікумів, при висуванні на виборні посади, а також за конкурсом до науково-дослідних інститутів, вузів тощо.

Реквізити:

1.    Назва виду документа (характеристика).

2.    Анкетні дані (прізвище, ім'я, по батькові, посада / вчений ступінь і звання, якщо вони є, рік народження, національність, освіта) - праворуч у стовпчик.

3.    Текст (розглядається ставлення до роботи, підвищення професійного та наукового рівня, стосунки у трудовому колективі; згадуються урядові нагороди, заохочення).

4.    Висновки (зазначається призначення характеристики).

5.    Дата складання.

6.    Підпис відповідальної службової особи, печатка організації, що видала характеристику.

Текст викладається від третьої особи. Документ видається на руки працівникові або надсилається до установи, підприємства, що його вимагали

Резюме - це поширений документ про прийом на роботу до комерційних підприємств. Особливістю резюме є виклад відомостей про освіту й трудову діяльність у зворотному хронологічному порядку. У графі «Додаткові відомості» можна вміщувати будь-яку інформацію: володіння іноземними мовами, наявність друкованих праць, професійні навички за іншим фахом та ін.

Суворих вимог до розташування реквізитів не існує, але можна запропонувати типовий формуляр-зразок, який містить такі реквізити:

- назву виду документа;

- прізвище, ім’я та по батькові особи, яка складає резюме;

- текст: мета складання резюме; досвід роботи; освіта; знання мов; контактний телефон;

- дату;

- підпис.

Основна вимога - вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.

Оскільки резюме кожного з претендентів на вакантну посаду первинно «оцінює» комп’ютер, надаючи йому відповідний порядковий номер, неабиякого значення набуває вдале виділення стрижневих слів (назв компаній, фірм, посад, стажу роботи, здобутої освіти) і дотримання таких правил:

- чітке формулювання мети;

- уживання якомога більшої кількості фахових слів (іменників, бо дієслова не читаються), що відповідають посаді, яку ви хочете обійняти;

- складання окремого резюме для кожного конкретного конкурсу;

- уживання на початку речення активних дієслів типу організував, створив, керував, вивчав та уникання слів я, ми;

- уникання відомостей про розмір заробітної плати й особистих відомостей;

- використання якісного паперу стандартного розміру;

- зосередження уваги на великому досвіді роботи й набутих навичках за умови, якщо ви обіймаєте не надто високу посаду.

РЕЗЮМЕ

Прізвище, ім’я, по батькові: Борисенко Андрій Іванович

Адреса: 03001, м. Київ,

вул. Хрещатик, б. 7, кв. 25

Телефон: [phone]

Мета: заміщення вакантної посади директора заводу

Дата і місце народження: 17 березня 1973року, м. Київ

Громадянство: Україна

Сімейний стан: одружений, маю сина

Освіта: 1990 - 1995 - Дніпропетровський хіміко-технологічний університет харчових технологій за спеціальністю «Технологія неметалевих і силікатних виробів» з наданням фаху інженер-технолог;

1980 – 1990 – середня школа №88 (м. Київ). По закінченні школи отримав свідоцтво про присвоєння фаху програміст.

Досвід роботи: з 1997 р. – головний технолог Коростенського фарфорового заводу.

Додаткові відомості: Маю досвід роботи з електронними таблицями, текстовим і графічним редакторами в середовищах DOS і WINDOWS, а також володію системами програмування на мовах PASCAL, C і CUBD таких, як DBASE і FOXPRO та ін.

Володію англійською мовою (читаю й перекладаю зі словником).

На вимогу можу дати необхідні рекомендації.

Накази з особового складу – це окремий вид розпорядчих документів, які регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення (ось чому в заголовку такого наказу робиться позначка «Щодо особового складу»). Вони, як правило, містять тільки розпорядчу частину, що починається з прізвища, імені та по батькові працівника, посади, назви структурного підрозділу й самої дії. Після тексту розпорядчої частини зазначається підстава підготовки наказу (розпорядження).

Реквізити наказу:

• назва підприємства, установи або назва посади керівника;

• назва виду документа;

• назва місця видання наказу;

• номер;

• дата підписання;

• короткий зміст наказу (заголовок);

• текст наказу;

• підстава для складання;

• підпис керівника підприємства (установи).

Наказ повинен мати позначення про безпосереднього виконавця (прізвище та ініціали, посада, номер телефону), а також візи посадових осіб, з якими погоджено проект наказу (їх кількість визначається керівником). Завізований проект наказу подається на підпис керівникові.

Кожний пункт починається з дієслова в наказовій формі (призначити, перевести, звільнити, оголосити), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання.

Після підписання наказ реєструється в книзі реєстрації наказів, що має таку форму:

• номер наказу;

• дата реєстрації;

• короткий зміст;

• ким підписано (прізвище, ініціали);

• кому направлено (оголошено під розписку).

У груповому наказі, який передбачає декілька питань, їх розміщують у такій послідовності (прізвища працівників розміщують в алфавітному порядку):

• прийняття на роботу (призначення на посаду);

• переведення на іншу постійну роботу в межах установи;

• надання відпусток;

• заохочення; стягнення;

• звільнення з роботи.

Зразок формуляра:

Назва організації вищого рівня

Назва організації

НАКАЗ

Дата Місце складення № ______

Заголовок до тексту

(У констатуючій частині тексту зазначають підставу, обґрунтування або мету видання наказу. Якщо підставою є нормативно-правовий акт або розпорядчий документ, то вказують його назву, видавця, заголовок, дату прийняття та реєстраційний номер)

НАКАЗУЮ:

(У розпорядчій частині формулюють зміст дій, що мають бути виконані. Залежно від кількості таких дій цю частину поділяють на пункти, у кожному із яких вказують конкретне завдання, визначають виконавців і термін виконання. Кожний пункт нумерують арабськими цифрами і оформлюють з абзацу. В останньому пункті, як правило, вказують особу, на яку покладається контроль за виконанням наказу)

Назва посади

керівника організації Особистий підпис Ініціал(и), прізвище

Візи

Гриф погодження (за потреби)