Обов'язкові реквізити листа

Звертання	вказує на офіційний і почесний титул адресата	Шановний добродію..., Високоповажний пане..., Вельмиповажний пане... тощо
Комплімент	це засвідчення ввічливості, яким починається або закінчується лист	Прийміть, пане директоре, запевнення у моїй високій повазі... 3 глибокою повагою..., Цілком щиро Ваш або просто щиро Ваш тощо
Підпис	засвідчує цей документ (прізвище особи, уповноваженої поставити свій підпис, звичайно подається у кінці документа)
Дата	має включати день, місяць, рік, а також вказується місце написання листа (ці дані не пишуть у скороченому вигляді)
Адреса	повністю пишуть прізвище, титул та адресу: розміщують угорі чи внизу першої сторінки документа залежно від його характеру та повторюють на конверті

Загальноприйняті правила в діловому листуванні

• Службові листи пишуть на чистому бланку або аркуші паперу лише з його лицьового боку.

• У міжнародній практиці писати довгі листи не прийнято, але якщо лист більше ніж на одну сторінку, то в кінці аркуша треба поставити «далі буде».

• Службові листи друкуються на машинці, комп'ютері, передаються факсом, ширина поля з лівого боку – не менше 2 см. Сам текст листа друкується через 2 чи 1,5 інтервали. Абзац з крайнього рядка – 5 інтервалів, а звертання до адресата пишеться без абзацу.

• Вихідна інформація офіційного характеру не повинна містити будь-яких позначок, ініціалів виконавця, номерів телефонів тощо. Позначки припустимі тільки на 2-му чи 3-му примірнику листа, що залишається в установі, органі, організації тощо.

• У тексті листа не допускаються виправлення, підчищення.

• Конверти мають бути відповідного розміру. Траурні конверти (з чорною прокладкою всередині) прийнято використовувати лише за призначенням.

• Резолюції на всіх видах вхідної кореспонденції робляться олівцем або на окремих аркушах паперу та приколюються.

• Лист складається текстом усередину. Найважливіші ділові листи бажано не перегинати, а надсилати у великих цупких конвертах. Менш офіційні листи можна складати.

• У вітальних листівках, за етикетом, підпис прийнято ставити лише на офіційному привітанні. Особиста листівка повинна мати хоча б кілька рядків.

На телеграфний запит треба дати відповідь упродовж трьох днів, на лист – протягом 10 днів. Якщо запит вимагає детального розгляду, то протягом трьох днів слід повідомити, що лист узято до відома і дати остаточну відповідь упродовж 30 днів.

Завжди потрібно пам'ятати: бездоганно оформлена ділова кореспонденція – це свідчення вашої поваги до адресата.

Листи, які надсилають установи, друкуються на бланках.

Типи службових листів

Лист-підтвердження дає можливість повідомити про деякі необхідні деталі справи, про яку йдеться.

Лист-запит – це комерційний документ, своєрідне звертання «покупця» до «продавця» з проханням надати докладну інформацію про необхідний товар чи певні послуги або ж надіслати пропозиції на поставку товару.

Як правило, запити роблять на основі проспектів, каталогів, інформації, отриманої на ярмарках, виставках, з рекламних оголошень у засобах масової інформації тощо.

Лист-відповідь на запит – це така форма ділової кореспонденції, яка вимагає відповіді.

Залежно від ситуації ви можете пообіцяти відправити пропозицію на поставку товару, відмовити в поставці, прийняти запит на розгляд, запропонувати змінити умови запиту, надіслати оферту тощо.

Лист-пропозиція (оферта) – це письмова пропозиція про постачання товару, яку робить продавець покупцеві. У ній висловлюється бажання чи готовність укласти угоду купівлі-продажу на умовах, вказаних у пропозиції.

Лист-відповідь на прохання і пропозиції. Отримавши листа з певною пропозицією чи проханням, ви повинні зробити вибір і сказати так або ні, погодитись або відмовити.

Лист-прохання – це звертання до своїх партнерів, клієнтів, спонсорів тощо.

Лист-нагадування – це лист, який містить один із найбільш неприємних і психологічно важких моментів ділового листування: нагадування клієнтам про необхідність оплатити прострочені платежі чи рахунки.

Рекламаційні листи і листи-претензії пов'язані з пред'явленням претензій партнерові, який порушив умови укладеної угоди і виконав неякісно або ж зовсім не виконав покладені на нього обов'язки.

«Сердиті» листи. Відповіді на них за принципом «зуб за зуб» будуть абсолютно недоречні. Проаналізувавши ситуацію, ви, безперечно, зможете дати коректну, аргументовану відповідь.

Супровідні листи. Листи такого типу надсилаються разом з комерційними документами (рахунком-фактурою, накладними, чеками) або ж при пересиланні креслень, каталогів, проспектів, прейскурантів, буклетів, зразків нових товарів тощо і покликані інформаційно супроводжувати їх.

Рекомендаційні листи. Ситуації, коли вам необхідно заручитися поважною рекомендацією чи, навпаки, дати рекомендацію комусь, можуть бути дуже різними: клопотання про посаду, влаштування на нову відповідальну роботу, подання на здобуття стипендії чи гранту тощо.

Рекомендаційний лист може містити такі кліше:

Знайомий з п. уже понад 15 років.

Знаю п. з часів навчання в університеті.

З п. знайомий із часу його вступу до Академії.

П. працює в нашому відділі з ... року.

Добре знаю п. як досвідченого, кваліфікованого працівника.

Знайомий з п. не досить довго, але за цей час він зарекомендував себе як здібний, перспективний службовець.

Знаю п. як чуйну, добру людину.

Лист-запрошення. Запрошення давно вже стали невід'ємним атрибутом ділового етикету, тому що від них може залежати успіх справи.

Лист-вітання. Якщо ви хочете, щоб ваші справи процвітали, а вас високо цінували як надійного ділового партнера, з яким завжди приємно співпрацювати, використовуйте найменшу нагоду для виявлення уваги до своїх партнерів чи колег. Покажіть, що ви не байдужі до їх успіхів і радієте разом з ними. Адже вам теж приємно отримувати вітання зі святами чи успішним завершенням справи.

Повідомлення. Один з поширених документів довідково-інформаційного характеру – повідомлення (повістка-запрошення) про засідання, збори, конференцію і т. ін. Повідомлення є різновидом ініціативного листа. Тому і формуляр його має ті ж самі реквізити. У заголовку великими літерами вказують різновид документа (ПОВІДОМЛЕННЯ), а малими – мету майбутнього заходу (наприклад, про засідання Вченої ради Академії). У цьому документі наводяться дата, день тижня, час проведення заходу, його назва, порядок денний, прізвища доповідачів (із зазначенням їхніх посад, наукових ступенів, звань). Повідомляється також місце засідання (наради), телефони для довідок та ін. Повідомлення підписує голова колегіального органу або керівник підприємства, організації чи установи.

Зразок:

Назва організації вищого рівня Адресат

Назва організації

Довідкові дані про організацію

Код організації за ЄДРПОУ

00.00.0000 № ______________

На № _______ від __________

Заголовок до тексту

(У тексті, як правило, подають обґрунтоване прохання (запит, пропо­зицію). Текст рекомендується починати такими фразами: «Звертаємося із проханням ...», «Будь ласка, повідомте нам про ...», «Просимо надіслати нам ...», «Будемо вдячні, якщо Ви розглянете наші пропозиції ...» тощо)

Відмітка про наявність додатків (за потреби)

Назва посади

керівника організації Особистий підпис Ініціал(и), прізвище

Прізвище виконавця і номер його телефону