2. Описание действий процедуры

2.1. Создание заявки на оборудование рабочего места

Входы: заявка на подбор персонала, согласованная ДП; новый сотрудник.

Требования к срокам: не позднее даты начала работы, в случае необходимости приобретения мебели, ПК и другого оборудования. Заявка на их приобретение создается не позднее, чем за две недели до начала работы.

Исполнители:  руководители высшего и среднего звена.

Инструкции по выполнению действия.

Исполнители организует оборудование рабочего места для нового сотрудника своего подразделения: создает заявки на присвоение пароля для входа в ПК, создание адреса электронной почты, предоставление доступов в корпоративную информационную систему (далее - КИС), систему электронного документооборота (далее - СЭД), в случае необходимости приобретения мебели, ПК.

Выходы: 

- заявка на присвоение пароля для входа в ПК;

- заявка на создание адреса электронной почты;

- заявка на предоставление доступов в КИС;

- заявка на предоставление доступа в СЭД.

2.2. Создание запроса на предоставление списка регламентирующих труд документов и плана работы на испытательный срок.

Входы: заявка на подбор, согласованная со специалистом по работе с персоналом.

Требования к срокам: в течение 2-х рабочих дней с момента поступления заявки на подбор, согласованной со специалистом по работе с персоналом.

Исполнители: менеджер по работе с персоналом.

Инструкции по выполнению действия

Исполнитель направляет непосредственному руководителю нового сотрудника запрос на предоставление списка регламентирующих труд документов (далее - ДРТ), с которыми новому сотруднику необходимо ознакомиться для его работы в компании, и запрос на разработку плана работы на испытательный срок (далее - ИС).

Выходы: запрос на предоставление списка ДРТ и плана работы на испытательный срок.

2.3. Предоставление списка ДРТ и плана работы на испытательный срок

Входы: запрос на предоставление списка ДРТ и плана работы на испытательный срок.

Требования к срокам: в течение 3-х рабочих дней после получения запроса.

Исполнители:  руководители высшего и среднего звена компании.

Инструкции по выполнению действия

Исполнитель формирует и направляет создателю запроса список ДРТ нового сотрудника (должностная инструкция, регламенты бизнес-процессов, владельцем или участником которых он является, положения, методики, рабочие инструкции, другие документы, организующие его работу в компании).

Исполнитель составляет и направляет создателю запроса план работы нового сотрудника на ИС по утвержденной форме.

Выходы: 

- список ДРТ; 

- плана работы на испытательный срок.

2.4. Разработка программы адаптации.

Входы: список ДРТ; план работы на испытательный срок.

Требования к срокам: в течение трех рабочих дней после получения ДРТ и плана работы на испытательный срок.

Исполнители: специалист по работе с персоналом.

Инструкции по выполнению действия.

Исполнитель, основываясь на списке ДРТ и плане работы на испытательный срок создает  программу адаптации по форме..

Программа в обязательном порядке должна содержать следующие разделы:

- знакомство с компанией;

- ознакомление с регламентирующими труд документами;

- согласование плана работы на испытательный срок;

- обучение работе в программных продуктах, необходимых для работы в должности сотрудника (СЭД, КИС, 1С и др.);

- сдача зачетов;

- контроль выполнения заданий, предусмотренных планом работы на испытательный срок.

Программа предусматривает сроки мероприятий (если дата выхода сотрудника на работу неизвестна, то сроки обозначаются не конкретными датами, а порядковыми номерами дней или недель от даты выхода сотрудника на работу), а также лиц, участвующих в мероприятиях по адаптации, и специфику их участия в зависимости от характера мероприятия

Исполнитель направляет  Программу на согласование по маршруту директор по персоналу, непосредственный руководитель нового сотрудника, вышестоящий руководитель.

Выходы: программа.

2.5. Согласование программы

Входы: программа.

Требования к срокам: в течение двух рабочих дней с момента получения программы (срок для каждого из участников согласования).

Исполнители: руководители высшего и среднего звена.

Инструкции по выполнению действия

Исполнитель согласовывает/не согласовывает программу. В случае наличия возражений, замечаний, предложений указывает их при ответе на запрос.

Выходы: согласованная программа.

2.6. Выполнение мероприятий в соответствии с программой адаптации сотрудниками службы персонала

Входы: согласованная программа

Требования к срокам: в соответствии с программой.

Исполнители: специалист по работе с персоналом.

Инструкции по выполнению действия

Исполнитель выполняет мероприятия, предусмотренные согласованной программой адаптации.

Исполнитель знакомит сотрудника с программой при проведении первого мероприятия. Исполнитель контролирует выполнение мероприятий в соответствии с программой, получая по мере их выполнения подписи сотрудника на программе, подтверждающие их проведение.

Исполнитель готовит лист оценки знаний сотрудников на основе согласованной программы.

Не позднее, чем за три рабочих дня до начала зачетов исполнитель передает его сотруднику на бумажном носителе.

Выходы: программа с отметками о выполнении мероприятий.

2.7. Выполнение мероприятий в соответствии с  программой новым сотрудником

Входы: план работы на ИС; согласованная программа.

Требования к срокам: в соответствии с программой.

Исполнители: сотрудник компании.

Инструкции по выполнению действия

Исполнитель выполняет мероприятия, предусмотренные программой.

По запросу специалиста по работе с персоналом исполнитель ставит в программе подписи, подтверждающие проведение мероприятий ею предусмотренных.

Один экземпляр плана работы на испытательный срок хранится у исполнителя, другой у его непосредственного руководителя.

В процессе адаптации исполнитель совместно с непосредственным руководителем в сроки, предусмотренные плана работы на испытательный срок, сравнивает запланированные и фактические результаты.

Лист оценки знаний сотрудников на бумажном носителе, полученный от специалиста по работе с персоналом, хранится у исполнителя. После сдачи зачетов сотрудник получает росписи должностных лиц, принимающих зачеты.

В течение двух рабочих дней после предусмотренной программой  даты сдачи последнего зачета сотрудник передает лист оценки знаний с отметками о сдаче зачетов специалисту по работе с персоналом.

Выходы: лист оценки с отметками о сдаче зачетов.

2.8. Выполнение мероприятий в соответствии с программа адаптации руководителями

Входы: плана работы на испытательный срок, согласованная программа адаптации.

Требования к срокам: в соответствии с программой.

Исполнители: руководители высшего и среднего звена.

Инструкции по выполнению действия

Исполнители выполняют мероприятия, предусмотренные программой адаптации.

При согласовании с сотрудником плана работы на испытательный срок его непосредственный руководитель распечатывает окончательный вариант плана в двух экземплярах, расписывается и получает роспись сотрудника на них. Один экземпляр хранится у сотрудника, другой у руководителя.

В процессе адаптации исполнитель совместно с сотрудником в сроки, предусмотренные плана работы на испытательный срок, контролирует выполнение заданий и проектов, сравнивает запланированные и фактические результаты, проставляет оценки за каждый проект, задание по семибалльной шкале, аргументируя сотруднику величину конкретного балла.

Выходы: плана работы на испытательный срок с оценками выполнения заданий и проектов.

2.9. Запрос на оценку системы адаптации новым сотрудником

Входы: новый сотрудник.

Требования к срокам: через две недели после начала работы и через месяц после начала работы.

Исполнители: специалист по работе с персоналом.

Инструкции по выполнению действия

Требования к срокам

Исполнитель обращается к новому сотруднику с запросами на оценку системы адаптации, предлагая заполнить Анкету 1 после двух недель работы, Анкету 2 после месяца работы.

Исполнитель направляет анкеты посредством СЭД сотрудникам, имеющим доступ в СЭД. Другим сотрудникам исполнитель направляет анкеты по электронной почте.

В случае отсутствия у сотрудника адреса электронной почты, исполнитель предлагает заполнить анкеты в бумажном виде.

Выходы: запрос на оценку системы адаптации новым сотрудником.

2.10. Оценка системы адаптации новым сотрудником

Входы: запрос на оценку системы адаптации новым сотрудником.

Требования к срокам: в течение двух рабочих дней после получения запроса.

Исполнители: новый сотрудник.

Инструкции по выполнению действия

Новый сотрудник заполняет анкеты в течение 2-х рабочих дней после запроса, направляет их (посредством СЭД, электронной почты) или передают в бумажном виде специалисту по работе с персоналом.

Выходы: заполненные анкеты оценки сотрудником системы адаптации.

2.11. Запрос на оценку руководителем работы нового сотрудника за период ИС

Входы: новый сотрудник.

Требования к срокам: за 14 рабочих дней до окончания ИС.

Исполнители: специалист по работе с персоналом.

Инструкции по выполнению действия

Исполнитель направляет непосредственному руководителю сотрудника запрос на оценку работы сотрудника за период ИС (прикладывает лист оценки работы сотрудника за период ИС).

Выходы: запрос на оценку работы нового сотрудника за период ИС.

2.12. Оценка руководителем работы нового сотрудника за период ИС

Входы: запрос на оценку работы нового сотрудника за период ИС, плана работы на испытательный срок с оценками выполнения заданий и проектов.

Требования к срокам: в течение 3-х рабочих дней после получения запроса.

Исполнители: специалист по работе с персоналом.

Инструкции по выполнению действия

Исполнитель совместно с сотрудником подводит итоги выполнения заданий и проектов, предусмотренных плана работы на испытательный срок.

Исполнитель, анализируя работу сотрудника в период испытательного срока и итоги выполнения заданий и проектов, предусмотренных планом, заполняет лист оценки.

Заполненный лист оценки и плана работы на испытательный срок с оценками выполнения заданий и проектов исполнитель передает специалисту по работе с персоналом.

Выходы: 

- заполненный лист оценки работы сотрудника за период ИС; 

- плана работы на испытательный срок с оценками выполнения заданий и проектов.

2.13. Запрос на принятие решения об итогах ИС

Входы: программа адаптации с отметками о выполнении мероприятий, заполненные анкеты оценки системы адаптации новым сотрудником, лист оценки знаний с отметками о сдаче зачетов, плана работы на испытательный срок с оценками выполнения заданий и проектов, заполненный лист оценки работы сотрудника.

Требования к срокам: за 10 рабочих дней до окончания ИС.

Исполнители: специалист по работе с персоналом.

Инструкции по выполнению действия

После получения от непосредственного руководителя заполненной анкеты оценки работы сотрудника за период испытательного срока, плана работы на испытательный срок с оценками заданий и проектов исполнитель формирует в электронном виде пакет документов адаптации и прохождения ИС, в который входят программа адаптации с отметками о выполнении мероприятий, заполненные анкеты оценки системы адаптации новым сотрудником, программа адаптации с отметкой о выполнении мероприятий, заполненные анкеты, лист оценки знаний сотрудника с отметками о сдаче зачетов, план работы на испытательный срок с оценками выполнения заданий и проектов, заполненный лист оценки работы сотрудника за период испытательного срока.

Исполнитель направляет запрос на принятие решения о прохождении испытательного срока по маршруту непосредственный руководитель, вышестоящий руководитель, директор, прикладывая к нему пакет документов адаптации и прохождения ИС и указывая собственное мнение относительно итогов прохождения ИС.

Выходы: 

- запрос на принятие решения об итогах ИС;

- документы адаптации и прохождения ИС.

2.14. Принятие решения об итогах ИС

Входы: запрос на принятие решения об итогах ИС; документы адаптации и прохождения ИС.

Требования к срокам: в течение 2-х рабочих дней после получения запроса.

Исполнители: руководители высшего и среднего звена.

Инструкции по выполнению действия

Исполнитель знакомится с пакетом документов о прохождении сотрудником испытательного срока. Указывает свое решение при ответе на запрос.

В случае несогласия с решением предшествующих участников согласования обращается к ним и специалисту по работе с персоналом для возможного пересмотра их решения об итогах ИС.

Выходы: решение об итогах ИС.

2.15. Информирование нового сотрудника об итогах ИС

Входы: решение об итогах ИС.

Требования к срокам: не позднее, чем за 5 рабочих дней до окончания ИС.

Исполнитель: непосредственный руководитель, специалист по работе с персоналом.

Инструкции по выполнению действия

Исполнители совместно сообщают о принятом решении новому сотруднику. В случае, если решение по итогам ИС отрицательное, исполнители предлагают сотруднику написать заявление об увольнении по собственному желанию.

В случае отказа написать такое заявление менеджер по обучению направляет инспектору по кадрам информацию о неудовлетворительном результате испытания, указывая причины, послужившие основанием для признания работника, не выдержавшим испытание (причины указываются в соответствии с анкетой оценки непосредственным руководителем работы сотрудника в период испытательного срока).

Выходы: 

- заявление об увольнении по собственному желанию;

- информация о неудовлетворительном результате испытания.

2.16. Официальное уведомление нового сотрудника о неудовлетворительном результате испытания

Входы: решение об итогах ИС; информация о неудовлетворительном результате испытания.

Требования к срокам: не позднее, чем за 4 рабочих дней до окончания ИС.

Исполнитель:  специалист по работе с персоналом.

Инструкции по выполнению действия

Исполнитель оформляет письменное уведомление о неудовлетворительном результате испытания в 2-х экземплярах, указывая причины, послужившие основанием для признания работника, не выдержавшим испытание, в соответствии с анкетой оценки непосредственным руководителем работы сотрудника в период испытательного срока.

1-н экземпляр уведомления исполнитель отдает новому сотруднику, который расписывается в получении уведомления на 2-м экземпляре.

Выходы: 

- уведомление о неудовлетворительном результате испытания, полученное сотрудником, не прошедшим ИС

- уведомление о неудовлетворительном результате испытания с росписью сотрудника в его получении.

2.17. Хранение документов адаптации и прохождения ИС

Входы: решение об итогах ИС; документы адаптации и прохождения ИС.

Требования к срокам: в течение 2-х рабочих дней после информирования нового сотрудника об итогах ИС.

Исполнитель:  специалист по работе с персоналом

Инструкции по выполнению действия

Исполнитель размещает документы адаптации нового сотрудника в папке Адаптация и прохождение ИС.

Выходы: сохраненные документы адаптации и прохождения ИС.