2.4. Учёт подотчётных сумм

Подотчётными называются суммы денежных авансов, выдаваемые работникам организации из кассы на хозяйственные расходы и на расходы, связанные со служебными командировками. Полученные средства должны расходоваться подотчётными лицами только на те цели, на которые они выданы. Подотчётное лицо обязано отчитаться в установленный срок с подтверждением произведённых расходов оправдательными документами. Неизрасходованные суммы возвращаются подотчётным лицом в кассу. Новый аванс выдаётся только при полном расчёте за ранее выданные авансы.

На основании оправдательных документов подотчётное лицо составляет авансовый отчёт, который проверяется бухгалтером и утверждается руководителем организации.

Согласно действующему законодательству, организация обязана оплатить следующие расходы по служебной командировке: проезд, наём жилья, суточные, иные расходы, которые сотруднику поручил произвести работодатель. Приказами Министерства финансов РФ устанавливаются нормы возмещения расходов по найму и суточных.

Для отражения операций по расчётам с подотчётными лицами используется 71 счёт «Расчёты с подотчётными лицами». Основные операции по дебету 71 счёта приведены в таблице 2.4.1.

Таблица 2.4.1 – Типовые проводки по дебету счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами»

Содержание операции	Корреспондирующие счета
	Дт	Кт
1	2	3
Выданы из кассы подотчёт наличные денежные средства	71	50
Перечислены под отчёт денежные средства с расчётных счетов	71	51
Перечислены под отчёт средства в валютных счетов	71	52
Перечислены под отчёт средства со специальных счетов в банках	71	55
Подотчётные суммы выданы по доверительности представителю структурного подразделения, выделенного на отдельный баланс	71	79
Отражены положительные курсовые разницы по операциям погашения сумм в иностранной валюте, выданных ранее под отчёт	71	91/1

Дебетовый оборот по 71 счёту «Расчёты с подотчётными лицами» отражается в журнале–ордере № 7 при журнально-ордерной форме счетоводства или ином подобном регистре при других формах.

Основные операции по кредиту 71 счёта приведены в таблице 2.4.2.

Таблица 2.4.2 – Типовые проводки по кредиту счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами»

Содержание операции	Корреспондирующие счета
	Дт	Кт
1	2	3
Произведены подотчётным лицом расходы, связанные с приобретением или доставкой оборудования	07	71
Произведены подотчётным лицом расходы, связанные с капитальными вложениями	08	71
Произведены подотчётным лицом расходы, связанные с приобретением или доставкой материалов.	10, 15	71
1	2	3
Произведены подотчётным лицом расходы, связанные с выращиванием и откормом животных	11	71
Начислен НДС по приобретённым товарно-материальным ценностям	19	71
Произведены подотчётным лицом расходы, которые относятся к основному, вспомогательному или обслуживающему производству	20, 23, 29	71
Произведены подотчётным лицом расходы, относимые на общепроизводственные или общехозяйственные расходы	25, 26	71
Произведены подотчётным лицом расходы, связанные с приобретением товаров	41	71
Произведены подотчётным лицом расходы, относимые на товары отгруженные	45	71
Сдан в кассу остаток подотчётной суммы	50	71
Перечислены подотчётным лицом средства на расчётные счета	51	71
Перечислены подотчётным лицом средства на валютные счета	52	71
Перечислены подотчётным лицом средства на специальные счета в банках	55	71
Удержан из заработной платы сотрудника остаток подотчётной суммы	70	71
Незаконный расход сумм, отнесённый, согласно исполнительному листу, за счёт подотчётных лиц	73	71
Приведены расходы, из подотчётных сумм разным кредиторам	76	71
Произведены расходы из подотчётных сумм, относящиеся в внутрихозяйственным расходам	79	71
Произведены подотчётным лицом расходы, относящиеся к операционным или внереализационным	91	71
Отражаются суммы, не возвращённые сотрудниками в установленные сроки	94	71
Подотчётным лицом произведены расходы, относящиеся к будущим периодам	97	71
Подотчётным лицом произведены расходы, относящиеся к чрезвычайным	91	71