1.3. Функцыі бібліяграфічнага запісу і патрабаванні, якія прад’яўляюцца да яго

Бібліяграфічны запіс валодае шэрагам магчымасцей, якія выяўляюцца ў яго функцыях. Аналіз існуючых пунктаў гледжання вучоных дазваляе выявіць узаемасувязь паміж функцыямі бібліяграфічнага запісу і вылучыць асноўныя з іх, што найбольш часта паўтараюцца.

Да асноўных функцый адносяцца: ідэнтыфікаваная, інфармацыйная, пошукавая, арганізацыйная.

Ідэнтыфікаваная функцыя дазваляе вызначыць па бібліяграфічным апісанні дакумент, які трэба знайсці. Дасягаецца гэта ў выніку прымянення існуючых правіл па складанні бібліяграфічнага апісання. Ідэнтыфікаваная функцыя забяспечвае выбар дакумента з ліку тых выданняў, якія маюцца ў бібліятэцы ці прапануюцца органамі навуковай інфармацыі, кнігагандлёвымі ўстановамі і інш. Гэтая функцыя цесна звязана з інфармацыйнай.

Інфармацыйная функцыя дае магчымасць уявіць шукаемы дакумент дзякуючы азначанай сукупнасці звестак аб ім.

Бібліяграфічны запіс з’яўляецца згорнутай формай інфармацыі, таму што ён вельмі лаканічны, але сцісласць звестак ні ў якім выпадку не павінна адбіцца на правільнай характарыстыцы дакумента. Інфармацыйная функцыя ў сваю чаргу звязана з пошукавай (у некаторых крыніцах – інфармацыйна-пошукавай).

Пошукавая функцыя дазваляе, дзякуючы прадстаўленым бібліяграфічным звесткам аб дакуменце (інфармацыйная функцыя), знайсці найбольш патрэбны і найбольш каштоўны матэрыял.

Арганізацыйная функцыя звязана не з сутнасцю самога бібліяграфічнага запісу, а з тым, у якой паслядоўнасці згрупаваны бібліяграфічныя запісы. Звычайна гэта алфавітная, сістэматычная, прадметная паслядоўнасці. Пералічаны парадак арганізацыі можа сустракацца ў любой крыніцы бібліяграфічнай інфармацыі. Акрамя пералічаных вышэй, існуюць і іншыя групоўкі (напрыклад, храналагічная). Разам з тым ва ўмовах бібліятэкі можна сустрэць іншыя формы расстаноўкі бібліяграфічных запісаў. Пералічаныя функцыі не толькі звязаны паміж сабой, але і абавязкова прысутнічаюць у любой крыніцы інфармацыі.

Для рэалізацыі ўсіх функцый у поўнай меры бібліяграфічны запіс павінен быць складзены з улікам адзначаных патрабаванняў. На сучасным этапе ў навуковай літаратуры выдзелены наступныя патрабаванні: дакладнасць, аднолькавасць, паўната, мэтавае прызначэнне.

Для дакладнага складання бібліяграфічнага запісу выкарыстоўваецца метад de visu. Паняцце “de visu” і паняцце “дакладнасць” узаемазвязаныя. Дакладнасць запісу можа быць гарантавана ў тым выпадку, калі выкарыстоўваецца дадзены метад. Менавіта непасрэднае знаёмства з дакументам дазваляе выдзеліць тыя звесткі, якія неабходны пры складанні запісу. Правільнасць прадстаўлення дадзеных звестак рэгламентуецца існуючымі дзяржаўнымі стандартамі па бібліяграфічным запісе дакументаў, якія ўстанаўліваюць набор элементаў бібліяграфічнага апісання, паслядоўнасць іх прадстаўлення і ўжыванне прадпісаных знакаў пунктуацыі, скарачэнне слоў і словазлучэнняў [5, 7, 8, 9, 19–21].

Аднолькавасць у бібліяграфічным запісе, якая ўжываецца ў розных інфармацыйна-пошукавых масівах, заключаецца ў тым, што на любы дакумент запіс робіцца адзін раз, а потым, пры неабходнасці, у патрэбнай колькасці выкарыстоўваецца для розных крыніц бібліяграфічнай інфармацыі (каталогаў, бібліяграфічных дапаможнікаў, баз даных і інш.).

Акрамя дакладнасці і аднолькавасці на ўспрыманне бібліяграфічнага запісу як характарыстыкі дакумента мае ўплыў паўната бібліяграфічнага запісу. Запіс павінен дакладна адпавядаць той мэце, дзеля якой ён складаецца. Гэта азначае, што запіс аднаго і таго ж дакумента для розных тыпаў бібліятэк будзе адрознівацца паўнатой даных, якія прыводзяцца ў ім. Пытанне паўнаты бібліяграфічнага запісу разглядаецца з улікам таго, на каго ён разлічаны. Так, чытачоў публічных бібліятэк, як правіла, цікавяць самі творы, а не іх розныя выданні. У навуковых бібліятэках становішча іншае: тут чытача могуць цікавіць падрабязныя даныя аб дакуменце (хто рэдактар, ілюстратар, перакладчык і інш.), гэта значыць, апісанне ў каталогах гэтых бібліятэк павінна быць больш падрабязным. Аднак пры любым скарачэнні звестак бібліяграфічнага запісу неабходна ўлічваць, што аб’ём набору элементаў павінен быць настолькі дастатковым, каб запіс не скажаў прадстаўлення аб дакуменце.

Мэтавае прызначэнне бібліяграфічнага запісу ўлічвае тып бібліятэкі і від крыніц запісу, паколькі яны маюць свае асаблівасці, прадыктаваныя імкненнем задаволіць запыты спажыўцоў. Мэтавае прызначэнне паўнаты зараз іграе надзвычай важную ролю. Між тым трэба ўлічваць, што ў бібліятэках пашыраецца выкарыстанне аўтаматызаванай апрацоўкі дакументаў. Аўтаматызацыя прад’яўляе свае патрабаванні да бібліяграфічнага запісу. Пры аднаразовай апрацоўцы дакумента аўтаматызацыя дазваляе атрыманыя бібліяграфічныя запісы выкарыстоўваць шматразова. Інакш кажучы, бібліяграфічны запіс, які складзены адзін раз, можа быць выкарыстаны ў розных крыніцах інфармацыі. Гэта значыць, што існуючыя правілы фарміравання бібліяграфічнага запісу павінны вызваляцца ад альтэрнатыўных рашэнняў. Улік спецыфічных асаблівасцей крыніц інфармацыі патрабуе прадугледжваць, па магчымасці, агульныя рашэнні. Менавіта па гэтым шляху ідзе ў цяперашні час развіццё сучаснай тэорыі складання бібліягра­фічнага запісу.