§ 3. Составление деловой документации

Справка. Деловая документация разнообразна по своему назначению. Это до­кументы, связанные с предпринимательской деятельностью (договор, счет, отчет и т.д.), и ряд документов, лично значимых (заявление, автобиография, характери­стика и т.д.).

Слово документ происходит от латинского слова documentum, что означает доказательство, свидетельство. В русский язык слово документ вошло в Петров­скую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имеющие правовую значимость. В дальнейшем у слова документ развилось два новых значения: 1) узкое, бытовое: паспорт, удостоверение; 2) переносное, расширительное: все то, что может свидетельствовать о чем-либо, подтверждать что-либо.

Стиль, смысловое содержание деловой документации должны подчиняться следующим требованиям:

• Достоверность и объективность,

• Точность, исключающая двоякое понимание текста,

• Максимальная краткость, лаконизм формулировок,

• Безупречность в юридическом отношении,

• Стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения,

• Нейтральный тон изложения,

• Соответствие нормам официального этикета, который проявляется в вборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы всего текста.

Язык документов имеет некоторые особенности:

1. Включает готовые языковые формулы, клише: В связи с началом…, Со­гласно Вашему распоряжению…, В порядке оказания помощи…

2. Не допускает использования просторечных и диалектных слов, эмоцио­нально-оценочных слов.

3. Может включать:

– распространенные предложения с последовательным подчинением одно­типных форм (обычно родительного падежа): избрание на должность…;

– сложные отыменные предлоги, выражающие стандартные аспекты содержа­ния: в целях, в отношении, во избежание, ввиду, согласно;

– «расщепленные» сказуемые: оказать помощь, произвести реконструкцию, произвести расследование.

– устойчивые словосочетания с окраской официально-делового стиля: выше­стоящие органы, единовременное пособие, установленный порядок;

Задание 1. Объясните значение слов, называющих различные виды служеб­ных документов.

Абонемент, аккредитив, аттестат, анкета, бюллетень, ведомость, декрет, ди­ректива, извещение, коммюнике, лицензия, меморандум, облигация, патент, прей­скурант, реестр, резолюция, рекламация, сертификат, ультиматум, ходатайство.

Виды документов

Организационно- рас­порядительные Закон Постановление Приказ Положение Устав

Информационно-справочные План Акт Отчет Протокол Справка Деловое письмо Докладная записка

Частные деловые бумаги Автобиография Заявление Доверенность Расписка Резюме Счет Характеристика