Задание 3. Простой фильтр

Простой фильтр позволяет задать сразу несколько критериев отбора по разным полям.

Технология работы

1. Открыть таблицу данных.

2. Выполнить действие Записи – Фильтр – Изменить фильтр или щелкнуть на кнопке Изменить фильтр на панели инструментов.

3. В полях ввести критерии отбора и щелкнуть на кнопке Применить фильтр или выполнить аналогичную команду в меню Записи.

4. Дальнейшие действия аналогичны применению фильтра «по выделенному».

5. Выполнить фильтрацию, используя простой фильтр, по критериям Задания 2.

Раздел 5. Формирование запросов и отчетов

Запрос – это операция, которая объединяет в себе основные режимы обработки данных.

Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате.

Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме конструктора.

В данной программе можно создавать следующие типы запросов:

• запрос на выборку

• запрос с параметрами

• перекрестный запрос

• запрос на изменение (запрос на удаление, обновление и добавление записей на создание таблицы)

• запросы SGL (запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие запросы, подчиненные запросы)

Запрос на выборку используется наиболее часто. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке.

Запрос с параметрами – это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, на основе которых будет выполняться запрос.

В перекрестном запросе отображаются результаты статистических расчетов (такие, как суммы, количество записей, средние значения), выполненных по данным из одного поля таблицы

Запрос на изменение – это запрос, который за одну операцию вносит изменения в несколько записей.

Запрос на удаление удаляет группу записей, удовлетворяющих заданным условиям, из одной или нескольких таблиц.

Запрос на обновление записей вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц.

Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц

Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц.

Запрос SGL – это запрос, создаваемый при помощи инструкций SGL. Этот тип запросов сложен и используется опытными пользователями, имеющими навыки программирования.

Работа 6. Обработка данных с помощью запросов

Задание 1. Создание запроса на выборку из двух таблиц с помощью мастера

Создать запрос Исполнитель, в котором представлены фамилии сотрудников и сокращенное название отдела, в котором они работают.

Технология работы

1. В главном окне базы данных выделить объект Запросы.

2. Запустить режим создания запроса с помощью мастера.

3. Создать запрос, следуя шагам мастера.

3.1. Выбор полей из таблиц:

• выбрать из списка таблицы и запросы таблицу Структура

• перенести в список выбранных полей поле Сокращение

• перенести в список выбранных полей поле Фамилия

• перейти на следующий шаг, нажав кнопку Далее.

2. Ввод имени запроса

• Ввести имя запроса Исполнитель

• Завершить работу мастера, нажав кнопку Готово.

3. Просмотреть результаты запроса в режиме таблицы.

4. Выбрать режим конструктора запроса (Вид – Конструктор). Откроется бланк запроса. В верхней части бланка расположена схема связи таблиц, используемых в запросе.

В нижней части расположена таблица описания полей запроса (Рис.16.). В первой строке перечислены поля запроса. Во второй строке указано имя таблицы, из которой взято поле. В третьей строке можно задать сортировку полей.

6. Установить в обоих полях сортировку по возрастанию. При наличии сортировки в нескольких полях, программа выполняет сначала первую, потом вторую и т.д. Таким образом, запрос предоставляет возможность задать сортировку по нескольким полям.

7. Перейти в режим просмотра таблицы Вид – Режим таблицы. Просмотреть, как изменилось расположение данных.

Рис.18. Режим конструктора запроса