Задание 6. Учет исходящих документов в базе данных Документация мнт

Для учета исходящих документов в базе данных создать журнал регистрации с приведенной структурой (Рис.33)

Рис.33. Структура таблицы Исходящие

Технология работы

1. Создать таблицу Исходящие с приведенной структурой.

2. В окне свойств поля НазваниеИсх завести значение по умолчанию Письмо, так как наиболее часто исходящим документом является письмо.

3. В окне свойств поля Дата ввести значение по умолчанию: =Date() или Now ().

4. Для заполнения поля Фамилия определить подстановку из запроса Исполнитель.

5. Для полей МестоДокумента и АдресЭП определить тип данных Гиперссылка. В поле МестоДокумента будет размещаться ссылка на исходящий документ, а в поле АдресЭП – адрес электронной почты, по которому будет отправлен исходящий документ.

6. Заполнить таблицу Исходящие с использованием ссылок на файлы исходящих документов.

Для этого:

• создать и сохранить исходящий документ в папке Исходящие;

• открыть в базе данных Документация МНТ таблицу Исходящие;

• заполнить поля пустой записи. В поле МестоДокумента ввести заголовок созданного документа и установить ссылку на документ;

• скопировать заголовок;

• в поле АдресЭП ввести адрес электронной почты.

Для этого:

• щелкнуть на кнопке Добавить гиперссылку

• в окне изменения гиперссылки на панели Связать с.. установить переключатель на «Электронной почтой».

• ввести адрес электронной почты: либо вручную, либо выбрав его из списка недавно использовавшихся адресов.

• в строку Тема вставить скопированный заголовок документа. Закрыть окно.

После ввода адреса электронной почты в таблице появится адрес: mailto:[e-mail]?subject=Заголовок документа.

Задание 7. Отправка исходящих документов по электронной почте

Научитесь отправлять исходящие документы из базы данных по электронной почте по указанному адресу.

Технология работы

1. Для отправки документа по электронной почте из базы данных щелкнуть мышкой на адресе электронной почты. Автоматически запустится программа Outlook Express и появится окно отправки сообщения.

2. Выбрать Вставка-Вложение файла. В окне обзора выбрать посылаемый файл

3. Щелкнуть на кнопке Отправить сообщение на панели инструментов.

Задание 8. Учет телефонограмм

Создать таблицу Телефонограммы, в которой будут содержаться сведения о поступивших и отправленных телефонограммах. Структура таблицы представлена (Рис.34).

Рис.34. Структура таблицы Телефонограмма

Рекомендации по выполнению задания

1. В поле ВидТелефонограммы используется подстановка из заданного списка значений «прием». «отправка».

2. Размер поля Текст, в котором будет вводиться содержание телефонограммы, задать -255 символов.

3. Задать в полях значения по умолчанию: в поле Подписал = фамилию директора предприятия, в поля Передал и Принял - фамилию секретаря.

4. В поле Время ввести значение по умолчанию – функцию Now ().

5. На основе таблицы создать запросы, отбирающие телефонограммы одного вида: форму для ввода данных; макет отчета для создания твердой копии информации.