Задание 4. Запрос на выборку внутренних документов

Создать запрос ПриказыОД на выборку из таблицы Документы МНТ приказов по основной деятельности.

Технология работы

1. Запустить Мастер запросов.

2. Для запроса выбрать из таблицы Документы МНТ поля РегНомер, ДатаДокумента и Краткое содержание, КодДокумента.

3. Задать имя запроса ПриказыОД.

4. После работы мастера просмотреть результаты запроса. Созданный в таком виде запрос отбирает все документы из таблицы, поэтому надо дополнительно задать условие отбора.

5. Перейти в режим конструктора и записать в поле условие отбора «Пр», а также отключить флажок Вывод на экран (Рис.30).

Рис.30.Условие отбора приказов по ОД

6. Изменить поле ДатаДокумента на вычисляемое поле ДатаПриказа с функцией: ДатаПриказа:CStr()([ДокументыМНТ]![ДатаДокумента])

Функция CStr() преобразует аргумент любого типа, заключенный в скобках. В текстовый тип. Дата в текстовом виде в дальнейшем понадобится для организации слияния информации из базы данных с текстовым документом.

7. Просмотреть итоги работы запроса.

Задание 5. Учет входящих документов в базе данных Документация мнт

Входящие документы являются в основном письмами, которые поступают в организацию по почте, то есть в бумажном виде. Входящие документы подлежат регистрации в специальном журнале. Такой журнал можно создать в среде баз данных.

Создать таблицу Входящие для учета и регистрации входящих документов. На основе этой таблицы создать:

• форму для ввода данных

• запросы с различными критериями отбора данных

• отчет для получения твердой копии сведений из таблицы.

Технология работы

1. Рассмотреть структуру таблицы Входящие (Рис.31)

В ней содержится поле Фамилия, которое является полем подстановки из запроса Исполнитель.

Рис.31. Структура таблицы Входящие

2. Для формирования запроса Исполнитель надо установить связь базы данных Документация МНТ с базой данных Сотрудники.

• открыть главное окно базы данных Документация МНТ

• выполнить действие Файл-Внешние данные-Связь с таблицами

• в окне обзора открыть базу данных Сотрудники МНТ и выбрать для вставки таблицы Сотрудники и Структура ЗАО МНТ. В главном окне базы данных Документация МНТ появятся эти таблицы. Стрелка расположенная рядом со значком таблицы, означает, что – таблица из другой базы данных, которые связаны с данной базой данных (Рис.32).

Рис.32. Обозначение связи таблицы с другой базой данных

3. Создать запрос Исполнитель. Включить в запрос поля Фамилия из таблицы Сотрудники и код отдела из таблицы Структура ЗАО МНТ.

4. Создать таблицу Входящие со структурой (Рис.23). В ключевом поле КодРегистВход будет автоматически устанавливаться номер документа в порядке их внесении в таблицу. В поле ДатаПоступления ввести значение по умолчанию функцию:=Date (), которая вычисляет текущую дату. При заполнении таблицы текущая дата всегда будет появляться в поле по умолчанию. При необходимости ее можно изменить. Поле Фамилия является полем подстановки из запроса Исполнитель

5. Заполнить таблицу несколькими записями.

Примечание. Если в базе данных есть таблица Константы, содержащая сведения обо всех организациях, с которыми предприятие состоит в переписке, то поле Отправитель также можно сделать полем подстановки.