Задание 2. Создание таблицы Документы мнт

Создать таблицу Документы МНТ, которая содержит информацию обо всех внутренних документах предприятия. Создать в таблице поле, которое будет содержать гиперссылку на документ. Установить по виду документа связь «один-ко-многим» с таблицей Внутренние.

Технология работы

1. В режиме конструктора таблиц создать новую таблицу Документы МНТ со структурой представленной на (Рис.25).

Рис.25. Структура таблицы ДокументыМНТ

Пояснения к структуре

• поле КодРегистрКарты имеет тип данных Счетчик и является ключевым. При занесении в таблицу нового документа, в этом поле автоматически появляется порядковый номер. Таким образом, это поле задает сплошную нумерацию всем внутренним документам в порядке занесения их в таблицу.

• в поле ДатаДокумента заносится дата создания документа. Поскольку дата документа очень часто совпадает с днем его подписания и занесения в базу данных, удобно в свойствах поля ввести в строку Значение по умолчанию формулу вычисления текущей даты:=Date (), а в строке Формат выбрать Краткий формат даты. Тогда при заполнении базы данных в этом поле будет автоматически появляться текущая дата. При необходимости ее можно исправить.

• поле КодДокумента является полем подстановки, связанным с созданной таблицей Внутренние. Создание столбца подстановок рассматривалось во втором задании Работы 2.

• в поле РегНомер предполагается заносить порядковые номера создания и внесения в базу данных отдельных видов документов. Таким образом, значения в этом поле могут повторяться. Например: приказ по личному составу №1 и приказ по основной деятельности №1.

• в поле Краткое содержание предполагается заносить заголовок документа и ссылку на место его хранения. Тогда при просмотре базы данных можно сразу по ссылке открыть и просмотреть нужный документ.

2. Закрыть все таблицы.

3. Открыть окно Схема данных.

4. Установить связь «один-ко-многим» между таблицами Внутренние и Документы МНТ (Рис.26).. Введение связи «один-ко-многим» означает, что в базе данных может быть много документов одного и того же вида. Эта связь создается автоматически при создании столбца подстановок. Поэтому достаточно просмотреть в окне Схема данных, что связь организована правильно.

Рис.26.Схема связи таблиц Внутренние и Документы МНТ

5. Установить обеспечение целостности данных.

Задание 3. Заполнение таблицы внутренних документов

Заполнить таблицу Документы МНТ несколькими записями по разным видам документов. В поле типа Гиперссылка установить ссылку на соответствующий документ.

Предварительная работа

Перед заполнением таблицы необходимо сохранить несколько файлов различных документов в папках, которые создали, выполняя практическую работу по организации файловой структуры хранения документов.

Технология работы

1. Открыть таблицу Внутренние. Перед первым столбцом находится столбец, содержащий знак «+», который указывает на наличие связанной подчиненной таблицы (Рис.27).

Рис.27. Таблица Внутренние со связью

2. Щелкнуть на знаке «+» в строке Приказ ОД. Раскроется подчиненная таблица Документы МНТ.

3. Ввести дату первого приказа, регистрационный номер 1 и краткое содержание (Рис.28). Обратить внимание, что при вводе текста краткого содержания, он выделяется синим цветом с подчеркиванием. Это традиционное выделение гиперссылки.

Рис.28. Заполнение таблицы ДокументыМНТ

4. Щелкнуть на кнопке Добавление гиперссылки. Раскроется окно для ввода адреса гиперссылки. В строке Текст будет записано краткое содержание документа (Рис.29)

Рис.29.Окно изменение гиперссылки

5. Ввести имя файла документа:

• найти нужное имя в списке последних файлов или щелкнуть на кнопке Файл и окне обзора выбрать нужное имя файла.

Ввести еще несколько созданных документов разного вида в базу данных. Регистрационный номер документов каждого вида вводится вручную.