Раздел 6. Формирование отчетов

Отчет – это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы. Создать отчет можно с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет.

Основное различие между отчетами и формами заключается в их назначении. Если формы задуманы преимущественно для ввода данных, то отчеты – для просмотра данных. В формах используются вычисляемые поля. В отчетах вычисляемые поля формируются на основе общей группы записей, страницы записей или всех записей отчета.

Работа 7. Создание и редактирование отчетов Задание 1. Создание отчета СотрудникиОтделы

Создать отчет СотрудниеиОтделы, в котором формируется список сотрудников по отделам.

Технология работы

1. В главном меню базы данных выделить объект Отчеты и запустить Мастер создания отчетов.

2. На первом шаге выбрать из таблицы Структура ЗАО поле Название отдела, из запроса СотрудникиЗапрос – поле ФИО, из таблицы Сотрудники – поле Должность.

3. На втором шаге выбрать группировку данных по названиям отделов. Группировка позволяет вывести названия отделов в виде оформленных подзаголовков.

4. На третьем шаге задать сортировку по полю ФИО для того, чтобы фамилии в отчете были расположены в алфавитном порядке.

5. На четвертом шаге выбрать вид макета для отчета.

6. На пятом шаге выбрать стиль оформления.

7. На шестом шаге ввести заголовок отчета Список сотрудников, и завершить работу мастера, щелкнув по кнопке Готово.

8. После завершения работы мастера включается режим предварительного просмотра отчета.

9. При просмотре можно заменить некоторые недочеты, которые требуют исправления. Для исправления отчета перейти в режим конструктора (Рис.23.). Так же, как в форме исправлять можно только надписи. Поля базы данных исправлять нельзя.

Рис.22. Конструктор отчета

10. Щелкнуть на надписи НазваниеОтдела в верхнем колонтитуле она выделится маркерами.

11. Щелкнуть внутри надписи, появится текстовый курсор. Исправить заголовок.

12. Аналогично исправить заголовок графы ФИО.

13. В меню Вид выбрать Панель элементов.

14. На панели элементов выделить кнопку Надпись и нарисовать небольшую рамку для надписи в области заголовка.

15. В рамке написать «по состоянию на».

16. Перенести из области нижнего колонтитула в область заголовка объект с функцией Now (), который выводит в отчет текущую дату.

17. Щелкнуть на поле заголовка группы НадписьОтдела. Щелкнуть на кнопке инструмента Настройки границ объекта на панели форматирования и изменить цвет границ на прозрачный

18. Установить начертание поля группы: полужирный, курсив.

Задание 2. Отчет ДниРождения

Создать отчет ДниРождения, в котором формируется список сотрудников и их дни рождения, расположенные в порядке следования в календарном году.

Технология работы

1. Запустить Мастер отчетов

2. Включить в отчет поля из запроса СотрудникиЗапрос: ФИО, Возраст, Дата рождения, Месяц, День.

3. Задать сортировку по полю Месяц, затем по полю День. Вид макета отчета после работы мастера представлен на (Рис.24).

Рис.23. Макет отчета ДниРождения

4. Удалить из макета отчета надписи и поля Месяц и День.

5. Исправить надписи в верхнем колонтитуле:

• ФИО на Фамилию, имя, отчество

• ДатаРождения на Дата рождения.

3. Увеличить размер рамки, отведенной под надпись Дата рождения. Уменьшить, если необходимо, размер рамок, отведенных под надпись и поле ФИО.

4. Расположить надписи и поля равномерно в пределах строки.